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Musikfestival organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Musikfestival braucht deutlich mehr Vorbereitung als ein einzelner Konzertabend: Neben Programm und Künstlern müssen Technik, Genehmigungen, Sicherheit, Helfer und Versorgung zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Ort und Ablauf und arbeite dich dann bis zu Aufbau, Einlass und Reinigung vor. Besonders häufig werden technische Anforderungen, Notfallkontakte und ausreichend Zeit für den Aufbau zu spät geklärt. Diese Checkliste bündelt 75 Aufgaben und 64 benötigte Gegenstände in einer Reihenfolge, die du direkt abarbeiten kannst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festivaldatum und -ort festlegen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Künstler ansprechen

    2 Personen

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Künstlerinformationen versenden

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlprodukte abholen

    2 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Bühnenelemente aufbauen

    4 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Bühne sicher fertigstellen

    2 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Essensstand einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Brötchen vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichter aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Programm aufhängen

  • Eingang und Kasse einrichten

    3 Personen

  • Armbänder bereitlegen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Besucher einchecken

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Auftritte ankündigen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Künstler wechseln

    3 Personen

  • Bar bedienen

    3 Personen

  • Essen ausgeben

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Besucherströme kontrollieren

    2 Personen

  • Finalen Auftritt abschließen

    2 Personen

  • Besucher sicher abreisen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Bar und Essensstand leer räumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr und Materialien abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte abbauen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Zahlungs- und Kassenmaterialien aufräumen

    2 Personen

  • Gelände übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarthekenAnz. 3
  • MessetischeAnz. 6
  • BühnenelementeAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 2
  • PartyzelteAnz. 4
  • AbsperrgitterAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 200
  • SchälchenAnz. 80
  • GabelnAnz. 200
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 20

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • Bühnenteppich
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 4
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • XLR-KabelAnz. 12
  • MonitorboxenAnz. 2
  • Laptop
  • Musikwiedergabelisten
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelmattenAnz. 12
  • HandlampenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • KassenboxenAnz. 2
  • Geldautomat

Beleuchtung

  • LED-FlutlichterAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 10
  • BühnenbeleuchtungAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

  • FestivalflaggenAnz. 20
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 12
  • BühnentücherAnz. 4
  • MenükartenAnz. 6
  • Programmatische PosterAnz. 15
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 20

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • PfannenAnz. 3
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die technischen Anforderungen jedes Acts spätestens 4 Wochen vor dem Festival. Sammle Angaben zu Kanälen, DI-Boxen, Monitoren, Mikrofonen und Anschlüssen in einer gemeinsamen Liste.
  • Plane den Aufbau nicht erst am Veranstaltungstag. Für Bühnenelemente, PA, Mischpult, Kabel und Funktionstests solltest du mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass einplanen.
  • Verschicke Besucherinformationen spätestens 7 Tage vorher. Nenne darin Einlasszeit, Ablauf, Anreise, wichtige Regeln und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
  • Teile die Freiwilligen mit festen Zeitfenstern ein: mindestens ein Team für Einlass und Absperrung, ein Technikteam und ein Team für Getränke, Geschirr und Nachschub.
  • Lege Ablaufplan und Notfallkontakte in gedruckter Form an mindestens zwei zentralen Stellen aus. Eine digitale Datei allein hilft nicht, wenn beim Aufbau Akku, Empfang oder WLAN fehlen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Musikfestival organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Programm und Genehmigungen. Künstler, Technik und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich feststehen.
Was muss ich für die Festivaltechnik einplanen?
Plane PA-Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Instrumenten- und XLR-Kabel, Monitorboxen sowie Verlängerungskabel ein. Sammle die Anforderungen der Künstler mindestens 4 Wochen vorher und teste die komplette Anlage am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass.
Wann sollte ich Einladungen für ein Musikfestival verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst. Die konkreten Besucherinformationen sollten spätestens 7 Tage vor dem Festival folgen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Musikfestival?
Für ein kleines Festival solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer gleichzeitig einplanen: für Einlass, Technik, Getränke, Sicherheit und Reinigung. Bei längeren Veranstaltungen brauchst du zusätzlich wechselnde Schichten, damit jede Aufgabe über mehrere Stunden besetzt bleibt.

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