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Checklist pour organiser un festival de musique

Organiser un festival de musique demande de verrouiller les décisions dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis la programmation avant de confirmer les artistes et leurs besoins techniques. Les autorisations, l’assurance, la sécurité et les réservations doivent être traitées plusieurs semaines à l’avance. À l’approche du festival, concentre-toi sur les inscriptions, les bénévoles, le matériel, le balisage et l’installation de la scène et du son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu du festival

    2 personnes

  • Établir le programme musical

    2 personnes

  • Contacter les artistes

    2 personnes

  • Confirmer les prestations

    2 personnes

  • Recueillir les besoins techniques

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Recueillir les contacts d'urgence

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations aux visiteurs

  • Imprimer le déroulé

  • Envoyer les informations sur les artistes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les produits frais

    2 personnes

  • Récupérer l'équipement

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Balisage du site

    3 personnes

  • Monter les éléments de scène

    4 personnes

  • Installer le matériel sonore

    3 personnes

  • Brancher les microphones

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    2 personnes

  • Effectuer la vérification du son

    3 personnes

  • Sécuriser la finition de la scène

    2 personnes

  • Brancher l'alimentation électrique

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Aménager le bar

    3 personnes

  • Installer le stand de restauration

    3 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer les sandwichs

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Accrocher les lumières

    2 personnes

  • Installer des panneaux directionnels

    2 personnes

  • Afficher le programme

  • Aménager l’entrée et la caisse

    3 personnes

  • Préparer les bracelets

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Installer les poubelles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Présenter le programme

  • Annoncer les spectacles

  • Vérifier le niveau sonore

  • Changer d’artistes

    3 personnes

  • Tenir le bar

    3 personnes

  • Distribuer la nourriture

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitaillement des amuse-bouches

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Maintenir la propreté de l’espace public

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner les toilettes

  • Contrôler les flux de visiteurs

    2 personnes

  • Clore la dernière prestation

    2 personnes

  • Faire partir les visiteurs en toute sécurité

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Vider le bar et le stand de restauration

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Laver la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Démonter l’équipement

    3 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Ranger le matériel de paiement et de caisse

    2 personnes

  • Rendre le site

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de bièreqté 12
  • Chaises pliantesqté 80
  • Comptoirs de barqté 3
  • Tables de standqté 6
  • Éléments de podiumqté 12
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Tentes de réceptionqté 4
  • Barrières de sécuritéqté 20

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 250
  • Verres à vinqté 80
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 200
  • Petits bolsqté 80
  • Fourchettesqté 200
  • Couteauxqté 150
  • Cuillèresqté 150
  • Louchesqté 20
  • Plateaux de serviceqté 20

Équipement

  • Haut-parleurs PAqté 4
  • Table de mixage
  • Moquette de scène
  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 4
  • Boîtiers DIqté 4
  • Câbles d'instrumentsqté 12
  • Câbles XLRqté 12
  • Caissons de monitoringqté 2
  • Ordinateur portable
  • Listes de lecture musicales
  • Rallonges électriquesqté 6
  • Multiprisesqté 10
  • Passe-câblesqté 12
  • Lampes de pocheqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Caissesqté 2
  • Terminal de paiement

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 10
  • Projecteurs de scèneqté 4
  • Lampes à pilesqté 8
  • Piles de rechangeqté 24

Décoration

  • Drapeaux de festivalqté 20
  • Ballonsqté 100
  • Nappesqté 12
  • Tentures de scèneqté 4
  • Panneaux de menuqté 6
  • Affiches du programmeqté 15
  • Panneaux directionnelsqté 12
  • Décoration de tableqté 20

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 6
  • Poêlesqté 3
  • Pincesqté 8
  • Verres doseursqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Sets de balaiqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 12
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque la date et le lieu avant de contacter les artistes : vérifie aussi les autorisations nécessaires, l’assurance et les contraintes d’accès du site.
  • Demande à chaque artiste une fiche technique dès le premier échange. Regroupe les besoins en microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, retours et alimentation avant de réserver le matériel.
  • Prépare le déroulé imprimé au plus tard la veille et transmets les informations pratiques aux visiteurs et aux artistes. Indique les horaires d’arrivée, les accès et les contacts d’urgence.
  • Répartis les bénévoles par créneaux précis plutôt que par journée entière. Prévois notamment des responsables pour l’accueil, le bar, le balisage, la scène et le rangement.
  • Fais les courses après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires, puis récupère les produits frais le jour même ou la veille. Contrôle aussi les verres réutilisables, la vaisselle, les tables, les barrières et les rallonges avant le montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?
Prévois au minimum 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes et du public. Les autorisations, l’assurance, les réservations et la confirmation des prestations doivent idéalement être engagées 8 à 12 semaines avant la date.
Quand faut-il confirmer les artistes d’un festival ?
Confirme les prestations dès que la programmation, le budget et les besoins techniques sont validés, généralement 6 à 12 semaines avant le festival. Demande la fiche technique et les horaires d’arrivée au même moment.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de musique ?
La veille, vérifie le déroulé imprimé, les contacts d’urgence, le balisage, les bénévoles, les courses et tout le matériel réservé. Termine aussi le nettoyage du lieu et contrôle les câbles, microphones, haut-parleurs et rallonges avant l’installation.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique ?
Pour un petit festival, compte au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le bar et 2 à 4 personnes pour la scène, le montage et le rangement par créneau. Ajoute une personne référente pour coordonner les équipes pendant toute la journée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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