Checklist para organizar un festival de música sin olvidar nada

Organizar un festival de música exige coordinar artistas, permisos, sonido, público y equipos en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha y el lugar, cerrar el programa y confirmar las necesidades técnicas de cada actuación. Después, organiza las reservas, las inscripciones, la información para visitantes y la distribución de voluntarios. En los días previos, revisa compras, productos refrigerados, escenario y sonido; al terminar, deja previsto el desmontaje y el cierre del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el lugar del festival
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Contactar con los artistas
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Recopilar contactos de emergencia
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Imprimir el plan de trabajo
Enviar la información de los artistas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos refrigerados
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Rematar el escenario de forma segura
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el puesto de comida
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar luces
2 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Colgar el programa
Montar la entrada y la caja
3 personas
Preparar las pulseras
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Anunciar las actuaciones
Comprobar el nivel de sonido
Alternar artistas
3 personas
Atender el bar
3 personas
Servir la comida
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
Cerrar la última actuación
2 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el bar y el puesto de comida
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Guardar el stock restante
2 personas
Guardar el material de pago y caja
2 personas
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mostradores de barcant. 3
Mesas de puestocant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Percheroscant. 2
Carpas de fiestacant. 4
Vallas de separacióncant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 200
Cuencoscant. 80
Tenedorescant. 200
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 20

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Mesa de mezclas
Alfombra para el escenario
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 12
Cajas de monitorcant. 2
Portátil
Listas de reproducción de música
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternas de manocant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cajas de cajacant. 2
Cajero automático

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 10
Luces del escenariocant. 4
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Carteles del menúcant. 6
Pósteres del programacant. 15
Señales de orientacióncant. 12
Decoración de mesacant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Sartenescant. 3
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones: pide a cada artista sus necesidades técnicas y reenvía esa información al equipo de sonido con varios días de margen.
No dejes permisos y seguro para la última semana. Compruébalos al reservar el lugar y guarda los contactos de emergencia junto con el plan de trabajo impreso.
Asigna responsables por zonas, no solo tareas sueltas: escenario, barra, puestos, acceso y cierre. Prevé al menos un voluntario de reserva para cubrir ausencias durante la jornada.
Monta primero las piezas del escenario y las carpas, y coloca después altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y cables. Haz una prueba completa antes de que llegue el público.
Revisa las cantidades de vasos reutilizables, platos y cubiertos según las inscripciones confirmadas. Recoge los productos refrigerados el mismo día o el anterior, según su conservación, para no romper la cadena de frío.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas y necesitas permisos, reservas y equipo técnico. Deja cerrados el programa, el lugar y las actuaciones con varias semanas de margen.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de un festival?: Confirma cada actuación en cuanto estén acordados la fecha, el horario y las necesidades técnicas, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Envía después la información definitiva a producción y sonido.
¿Cuándo se debe montar el escenario y el equipo de sonido?: Monta el escenario antes de colocar el equipo de sonido y reserva varias horas para cableado y pruebas. La prueba completa debería terminar antes de la apertura y, si es posible, el día anterior.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música?: Depende del aforo y del número de zonas, pero asigna como mínimo una persona responsable para acceso, escenario, barra, puestos y cierre. Añade al menos 1 o 2 suplentes para cubrir descansos y ausencias.

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