Eine Musikclinic Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Musikclinic entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag wirklich musiziert wird. Lege zuerst Datum, Programm, Räume und Lehrkräfte fest, bevor du Anmeldungen verschickst. Frage früh nach Musikniveau, Instrumenten und Ernährungswünschen, damit du Proberäume, Noten und Technik passend einteilen kannst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Ausdrucke, Beschilderung, Instrumentenprüfung und einen funktionierenden Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Räume reservieren
- 3
Clinic-Lehrkräfte bestätigen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Musikniveau ermitteln
- 9
Instrumente inventarisieren
2 Personen
- 10
Teilnehmerliste ausdrucken
- 11
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 12
Programm drucken
- 13
Musikblätter drucken
2 Personen
- 14
Noten sortieren
2 Personen
- 15
Proberäume einteilen
2 Personen
- 16
Technik testen
2 Personen
- 17
Instrumente prüfen
2 Personen
- 18
Ersatzteile bereitlegen
- 19
Catering bestellen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Kühlschränke leerräumen
- 22
Räume reinigen
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
3 Personen
- 24
Stühle aufstellen
3 Personen
- 25
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 26
Anmeldematerial bereitlegen
- 27
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 28
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 31
Snacks bereitstellen
2 Personen
Event
- 32
Teilnehmer empfangen
3 Personen
- 33
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 34
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 35
Teilnehmer zu den Räumen begleiten
2 Personen
- 36
Die Klinik öffnen
- 37
Musikalisches Warm-up anleiten
2 Personen
- 38
Technik-Clinic begleiten
2 Personen
- 39
Ensembleclinic begleiten
3 Personen
- 40
Einzelübungen betreuen
3 Personen
- 41
Proberäume begleiten
3 Personen
- 42
Kaffeepause organisieren
2 Personen
- 43
Snacks servieren
2 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Notenblätter verteilen
2 Personen
- 46
Fragen der Teilnehmenden beantworten
2 Personen
- 47
Abschlusspräsentation begleiten
3 Personen
- 48
Abschluss organisieren
Nachbereitung
- 49
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
- 50
Technik ausschalten
2 Personen
- 51
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
- 52
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 53
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 54
Abfall sammeln
2 Personen
- 55
Räume reinigen
3 Personen
- 56
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 57
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 58
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 59
Geliehene Instrumente zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 55
- KlappischeAnz. 2
- StehtischeAnz. 3
- TischdeckenAnz. 10
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- NotenständerAnz. 25
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KopfhörerAnz. 10
- MetronomeAnz. 6
- AufnahmegeräteAnz. 2
- FlipchartsAnz. 3
- FlipchartmarkerAnz. 12
- Klavierhocker
Musikausrüstung
- KeyboardAnz. 2
- E-GitarrenAnz. 4
- AkustikgitarrenAnz. 4
- GitarrenverstärkerAnz. 4
- BassgitarreAnz. 2
- BassverstärkerAnz. 2
- Schlagzeug
- PerkussionsinstrumenteAnz. 8
- Kabel für InstrumenteAnz. 15
- GitarrenständerAnz. 8
- ErsatzgitarrensaitenAnz. 6
- GitarrenplektrenAnz. 50
- SchlagzeugstöckeAnz. 8
- AbstimmgeräteAnz. 8
- MundharmonikasAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 50
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- KlebebandAnz. 6
- TackerAnz. 2
- StifteAnz. 60
- NamensschilderAnz. 60
- DokumentenhüllenAnz. 60
Dekoration
- MusikdekorationAnz. 12
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- ReinigungssprayAnz. 2
- SpülwannenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum, Programm, Räumen und bestätigten Lehrkräften. Verschicke die Einladung erst, wenn Zeitplan, Anmeldefrist und benötigte Instrumente feststehen.
- Frage bei der Anmeldung nach Musikniveau, Instrument und Ernährung. Teile Proberäume erst ein, wenn du die tatsächliche Teilnehmerzahl und das Spielniveau kennst.
- Plane die Unterlagen spätestens 3 Tage vorher: Teilnehmerliste, Namensschilder, Programm und sortierte Musikblätter. Drucke einige zusätzliche Exemplare für Nachmeldungen oder verlorene Unterlagen.
- Teste die komplette Technik nicht nur einzeln, sondern mit Mikrofonen, Mischpult, Lautsprechern, Instrumentenkabeln und Verlängerungskabeln. Lege Ersatzsaiten, Plektren und weitere Kleinteile am Vorabend griffbereit.
- Räume am Veranstaltungstag zuerst Empfang, Sitzplätze und Notenständer ein, bevor das Catering eintrifft. Rechne für Aufbau, Techniktest und Instrumentenprüfung mindestens 2 Stunden vor dem ersten Programmpunkt ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Musikclinic organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Räumen und Lehrkräften. Die Anmeldung sollte mindestens 3 Wochen vor dem Termin enden, damit du Räume, Noten und Instrumente einteilen kannst.
- Wann sollte die Technik für eine Musikclinic getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal Mikrofone, Lautsprecher und Kabel. Plane dafür mindestens 45 Minuten ein.
- Wie viele Ausdrucke braucht man für eine Musikclinic?
- Drucke pro angemeldeter Person eine Teilnehmerliste beziehungsweise ein Programm und ein Exemplar der benötigten Musikblätter. Lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserveexemplare zurück.
- Wann muss man das Catering für eine Musikclinic bestellen?
- Bestelle das Catering spätestens 7 bis 10 Tage vor der Clinic, sobald die Anmeldefrist abgelaufen ist. Berücksichtige danach noch die gemeldeten Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerzahl.
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