MTB-Tour organisieren: Die vollständige Checkliste
Eine MTB-Tour steht und fällt mit einer geprüften Strecke, klaren Zuständigkeiten und einem gut vorbereiteten Start- und Zielbereich. Beginne früh mit Route, Genehmigungen und Reservierungen; erst danach lohnen sich Anmeldung und Detailplanung. In den letzten Tagen zählen Wetterwarnungen, Streckenschilder, Fahrradausrüstung und die Einteilung der Freiwilligen. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch alle 52 Aufgaben und die benötigten 39 Gegenstände.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Route festlegen und prüfen
2 Personen
Startort reservieren
Genehmigungen und Meldungen regeln
Toilettenservice reservieren
Versicherung prüfen
Datum und Route veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Verkehrspunkte erfassen
2 Personen
Route erneut erkunden
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Routen-Dateien exportieren
Wettervorhersage prüfen
Routenwarnungen prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
Startnummern vorbereiten
2 Personen
Richtungspfeile sortieren
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Volunteer-Briefing vorbereiten
Start- und Zielbereich aufbauen
6 Personen
Route ausschildern
6 Personen
Versorgungspunkt einrichten
3 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Fahrradparkplatz markieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Fahrradkontrolle durchführen
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
Start begleiten
4 Personen
Routeposten besetzen
4 Personen
Verpflegung verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Erste-Hilfe-Verbandmaterial bereitstellen
2 Personen
Zielerfassung führen
2 Personen
Zielmahlzeit servieren
4 Personen
Medaillen verteilen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Nachbereitung
Wegweiser entfernen
4 Personen
Start- und Zielbereich abbauen
6 Personen
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Pfand und Abfallentsorgung abwickeln
Fundsachen bearbeiten
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 12
- FahrradständerAnz. 10
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- MTB-StreckenschilderAnz. 120
- KegelAnz. 30
- AbsperrbandAnz. 6
- StartnummernAnz. 120
- StartnummernclipsAnz. 250
- FinishermedaillenAnz. 120
- MTB-PumpenAnz. 3
- ErsatzschläucheAnz. 20
- ReifenheberAnz. 6
- Multitools für FahrräderAnz. 4
- FahrradpumpenadapterAnz. 4
- KabelbinderAnz. 200
- ErsatzkettenAnz. 4
Ausstattung
- Handmegafon
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- Wiederaufladbare TaschenlampenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- Mehrweg-TellerAnz. 140
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 140
- KaffeekannenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkanisterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Reinigung
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe die Route mindestens zweimal: zuerst bei der Planung und kurz vor der Tour erneut. Exportiere die Routendateien rechtzeitig und kontrolliere zusätzlich aktuelle Streckenwarnungen.
- Reserviere Startort und Toilettenservice frühzeitig und kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherung, bevor du Datum und Route veröffentlichst. So vermeidest du kurzfristige Absagen.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag. Erfasse Ernährungswünsche, verschicke Teilnehmerinformationen und teile die Freiwilligen so ein, dass jeder Verkehrspunkt besetzt ist.
- Plane für technische Defekte mehr als nur eine Luftpumpe ein: Ersatzschläuche, Reifenheber, Multitools, Adapter, Ersatzketten und Kabelbinder gehören griffbereit an den Start- oder Streckenposten.
- Baue Start und Ziel mit ausreichend Vorlauf auf. Sortiere Startnummern und Richtungspfeile, fülle die Kühlboxen, lade Funkgeräte und Lampen und führe vor dem Start ein kurzes Volunteer-Briefing durch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine MTB-Tour organisieren?
- Beginne idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin mit Route, Startort, Genehmigungen und Versicherung. Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke und organisatorische Rahmenbedingungen bestätigt sind.
- Wann sollte die MTB-Strecke erneut geprüft werden?
- Führe die erste Prüfung bei der Planung durch und erkunde die Route nochmals kurz vor der Tour. In den letzten Tagen solltest du zusätzlich Wettervorhersage und Routenwarnungen kontrollieren.
- Wie viele Helfer braucht eine MTB-Tour?
- Die Zahl hängt von der Strecke und den Verkehrspunkten ab. Plane mindestens eine klar eingeteilte Person pro besetztem Verkehrspunkt sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel und technische Unterstützung ein.
- Was muss am Tag vor einer MTB-Tour fertig sein?
- Startnummern, Richtungspfeile, Fahrradausrüstung, Verpflegung und Kommunikationsgeräte sollten spätestens am Vortag geprüft und sortiert sein. Am Veranstaltungstag bleiben dann nur Aufbau, Briefing und die letzte Wetterkontrolle.
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