Organiser une sortie VTT sans rien oublier

Une sortie VTT réussie se prépare bien avant l’arrivée des premiers cyclistes. Il faut d’abord sécuriser le parcours et les autorisations, puis ouvrir les inscriptions assez tôt pour dimensionner les ravitaillements, les bénévoles et le matériel. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, les vélos, le balisage et l’installation du départ. Cette checklist regroupe les 52 tâches et 39 fournitures du plan, dans l’ordre où vous pouvez les traiter.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir et vérifier le parcours
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Gérer les autorisations et les déclarations
Réserver les installations sanitaires
Vérifier l’assurance
Publier la date et l’itinéraire
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Recenser les points de circulation
2 personnes
Reconnaître à nouveau le parcours
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Exporter les fichiers d’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les avertissements d’itinéraire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Trier les flèches de parcours
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Aménager le point de réapprovisionnement
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Marquer le parking à vélos
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Commencer l’encadrement
4 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Distribuer les provisions
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer les pansements de premiers secours
2 personnes
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
Servir le repas d'arrivée
4 personnes
Distribuer les médailles
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la caution et l’évacuation des déchets
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Porte-vélosqté 10
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Panneaux de parcours VTTqté 120
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 120
Pinces pour dossardsqté 250
Médailles de finisherqté 120
Pompes VTTqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 6
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Adaptateurs pour pompe à véloqté 4
Attaches-câblesqté 200
Chaînes de rechangeqté 4

Équipement

Mégaphone à main
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes de poche rechargeablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 140
Couverts réutilisablesqté 140
Pichets à caféqté 4
Louchesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bidons d'eauqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4

Nettoyage

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant la sortie. Réservez aussi le lieu de départ et les sanitaires avant de publier la date et l’itinéraire.
Ouvrez les inscriptions dès que le parcours est confirmé, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Demandez en même temps les besoins alimentaires afin de prévoir les ravitaillements sans acheter au hasard.
Prévoyez un bénévole pour chaque point de circulation et ajoutez une personne référente pour les imprévus. Faites la répartition définitive 5 à 7 jours avant, avec les horaires et les moyens de contact de chacun.
Refaites la reconnaissance du parcours dans la semaine précédente, puis vérifiez les avertissements et la météo 24 à 48 heures avant. C’est le moment de repérer un chemin impraticable, un balisage manquant ou une zone à contourner.
Préparez la zone de départ la veille autant que possible : dossards, flèches, cônes, porte-vélos, tables et sonorisation. Gardez les pompes, chambres à air, démonte-pneus et outils multifonctions dans un point clairement identifié le matin du départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie VTT ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour une sortie simple, et plutôt 10 à 12 semaines si des autorisations, plusieurs parcours ou de nombreux bénévoles sont nécessaires. Le parcours et les démarches administratives doivent être lancés en premier.
Quand ouvrir les inscriptions pour une sortie VTT ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez-les quelques jours avant le départ, par exemple 3 à 5 jours, pour finaliser les listes, les dossards, les repas et la répartition des bénévoles.
Quand vérifier le parcours d’une sortie VTT ?: Faites une première reconnaissance lors de la préparation, puis une nouvelle vérification 5 à 7 jours avant l’événement. Contrôlez encore les alertes d’itinéraire et la météo 24 à 48 heures avant le départ.
Quel matériel prévoir pour une sortie VTT ?: Prévoyez au minimum le balisage, les dossards, des cônes, des pompes, des chambres à air, des démonte-pneus et des outils multifonctions. Pour le départ et l’arrivée, ajoutez les tables, tentes, porte-vélos, poubelles, moyens de communication et éclairages nécessaires.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.