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Mountainbike-Tour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Mountainbike-Tour steht und fällt mit einer belastbaren Route, klaren Zuständigkeiten und einem Plan für Pannen oder Wetterwechsel. Lege zuerst Strecke, Startort und Rahmenbedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerinformationen und die Einteilung der Helfer. In den letzten Tagen prüfst du die Strecke erneut, markierst Gefahrenstellen und kontrollierst Fahrräder, Funkgeräte, Reparaturmaterial und Unterlagen am Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Route bei den Grundstückseigentümern anmelden

  • Versicherung und Haftung prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Route digital teilen

  • Freiwillige den Posten zuordnen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Kontakte festhalten

  • Pannenhilfe für Fahrräder organisieren

    2 Personen

  • Route erneut erkunden

    2 Personen

  • Gefährliche Streckenpunkte markieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Material inventarisieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Fahrräder für die Ausgabe prüfen

    2 Personen

  • Notrufnummern ausdrucken

  • Routenpläne drucken

  • Startnummern vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Startgelände kontrollieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Wasserstation einrichten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe- und Pannenstation einrichten

    2 Personen

  • Fahrradabstellplatz absperren

    2 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Fahrradbeleuchtung prüfen

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Gruppenstart begleiten

    3 Personen

  • Vorfahrrad begleiten

    2 Personen

  • Den Hinterfahrer begleiten

    2 Personen

  • Wasserstation betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Wegweiser prüfen

    2 Personen

  • Pannenfälle unterstützen

    2 Personen

  • Zieleinlauf registrieren

    2 Personen

  • Finisher begrüßen

    3 Personen

  • Warme Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

  • Letzte Teilnehmende aufnehmen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Startgelände reinigen

    3 Personen

  • Material trocknen und reinigen

    2 Personen

  • Geliehenes Material zurückgeben

    2 Personen

  • Strecke auf Schäden prüfen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmerfotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 50
  • FahrradständerAnz. 4

Sportmaterial

  • MountainbikesAnz. 4
  • ErsatzhelmeAnz. 6
  • WegweiserAnz. 80
  • AbsperrbandAnz. 6
  • StartnummernAnz. 50
  • StartnummernbänderAnz. 50
  • FahrradreparaturständerAnz. 2
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • WerkzeugsätzeAnz. 3
  • ErsatzschläucheAnz. 12
  • Fahrrad-BeleuchtungssetsAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 100
  • Kabelbinder-SchneiderAnz. 2
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • RettungsdeckenAnz. 10
  • EinweghandschuheAnz. 30
  • KegelAnz. 20
  • AbsperrgitterAnz. 8
  • RoutenkartenhalterAnz. 4

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 8
  • MobiltelefoneAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 60

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • WasserkanisterAnz. 6
  • SpülbeckenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Startort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe danach Genehmigungen, Haftung und die Anmeldung bei betroffenen Grundstückseigentümern, bevor du die Einladungen verschickst.
  • Öffne die Anmeldung frühzeitig und erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche sowie Informationen, die für die Tour wichtig sind. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Start zusammen mit der digitalen Route.
  • Erkunde die Strecke 3 bis 5 Tage vor der Tour erneut. Markiere gefährliche Punkte, kontrolliere Wegweiser und Absperrband und passe die Einteilung der Freiwilligen an aktuelle Baustellen oder Sperrungen an.
  • Plane für technische Probleme eine feste Anlaufstelle am Start ein. Fahrradreparaturständer, Pumpen, Werkzeugsätze und Ersatzschläuche helfen nur, wenn eine zuständige Person während der gesamten Ausgabezeit erreichbar ist.
  • Kontrolliere das Startgelände am Vortag und am Veranstaltungstag jeweils einmal. Lege Notrufnummern, gedruckte Routenpläne und Startnummern bereit und lade Funkgeräte, Mobiltelefone und Powerbanks vollständig auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Mountainbike-Tour organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route und Startort. Genehmigungen, Haftungsfragen und die Anmeldung der Strecke können zusätzliche Bearbeitungszeit benötigen.
Wann sollte die Anmeldung für eine Mountainbike-Tour starten?
Öffne die Anmeldung etwa 4 Wochen vor dem Termin und schließe sie 5 bis 7 Tage vorher. So bleiben genug Tage für Teilnehmerinformationen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Freiwilligen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Mountainbike-Tour?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung und Start, eine Person für die Fahrradpannenhilfe und je nach Strecke zusätzliche Helfer an Gefahren- oder Versorgungspunkten ein. Die endgültige Zahl hängt von der Streckenlänge und der Teilnehmerzahl ab.
Was muss man am Tag vor der Mountainbike-Tour prüfen?
Kontrolliere am Vortag die Route, Gefahrenstellen, Fahrräder, Helme, Beleuchtung und Reparaturmaterial. Drucke außerdem Notrufnummern und Routenpläne aus und lade Funkgeräte, Mobiltelefone sowie Powerbanks vollständig auf.

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