Moderne Hochzeit organisieren: der praktische Ablauf

Bei einer modernen Hochzeit entscheidet zuerst der Rahmen: Datum, Gästezahl, Zeremonie und Feierort bestimmen fast alle späteren Schritte. Danach folgen Einladungen, Rückmeldungen und ein genauer Plan für Essen, Getränke und Sitzplätze. In der letzten Woche geht es vor allem um Bestätigungen, haltbare Einkäufe und die Dekoration. Am Hochzeitstag selbst brauchst du klare Zuständigkeiten für Raum, Möbel, Lieferungen, Torte und Geschenketisch.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
2
Einladungen gestalten
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Tischordnung erstellen
2 Personen
7
Speise- und Getränkeplan festlegen
2 Personen
8
Reservierungen bestätigen
9
Musikauswahl zusammenstellen
2 Personen
10
Programmhefte für die Zeremonie drucken
11
Namensschilder schreiben
2 Personen
12
Tischnummern erstellen
13
Lieferungen bestätigen
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
16
Dekoration sortieren
2 Personen
17
Geschenketisch vorbereiten
18
Notfallset zusammenstellen
19
Kühlraum freimachen
2 Personen
20
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
21
Torte abholen
22
Raum freimachen
3 Personen
23
Möbel überprüfen
2 Personen
24
Tische aufstellen
4 Personen
25
Stühle aufstellen
4 Personen
26
Zeremonieaufstellung machen
3 Personen
27
Buffetbereich einrichten
3 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Geschirr bereitstellen
2 Personen
30
Besteck auslegen
2 Personen
31
Gläser bereitstellen
2 Personen
32
Tischwäsche anbringen
3 Personen
33
Namensschilder platzieren
2 Personen
34
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Beleuchtung testen
2 Personen
37
Musikanlage anschließen
2 Personen
38
Mikrofon testen
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
3 Personen
40
Buffetgerichte vorbereiten
4 Personen
41
Allergene kennzeichnen
42
Tortenpräsentation aufbauen
2 Personen
43
Programm bereitlegen
44
Garderobe einrichten
2 Personen
45
Toiletten kontrollieren
46
Willkommenstisch auffüllen
2 Personen

Event

47
Lieferungen annehmen
2 Personen
48
Gäste begrüßen
3 Personen
49
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
50
Zeremonie begleiten
3 Personen
51
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Gäste zum Abendessen begleiten
2 Personen
55
Buffet eröffnen
2 Personen
56
Buffet auffüllen
3 Personen
57
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
58
Teller und Gläser abräumen
3 Personen
59
Torte anschneiden
2 Personen
60
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
61
Musik und Tanz beginnen
2 Personen
62
Späte Snacks servieren
2 Personen
63
Gäste verabschieden
2 Personen
64
Geschenke sicher aufbewahren
2 Personen

Nachbereitung

65
Reste gekühlt aufbewahren
3 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
68
Geschirr vorspülen
2 Personen
69
Küche reinigen
3 Personen
70
Saal reinigen
3 Personen
71
Dekoration abbauen
3 Personen
72
Geräte ausschalten
2 Personen
73
Fundsachen sammeln
2 Personen
74
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
76
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
77
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
78
Wäsche sammeln
2 Personen
79
Tischwäsche waschen
80
Sonstige Einkäufe wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Geschenketisch
Willkommenstisch
GarderobenständerAnz. 2
StehtischeAnz. 6
TischbänkeAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 90
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
ServiettenAnz. 100
NamensschilderAnz. 90
TischnummernAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 12
Willkommensschild
ZeremonieprogrammeAnz. 100
BallonsAnz. 80
BänderAnz. 6
Fotowand
Fotobox-Zubehör
KerzenAnz. 40
KerzenhalterAnz. 20
Geschenkkartenbox
Tortenständer

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadegeräteAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
LichterkettenAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
FolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Gästeliste zuerst fest. Verschicke die Einladungen möglichst 8 bis 12 Wochen vor der Hochzeit, damit du Ernährungswünsche und Zu- oder Absagen rechtzeitig sammeln kannst.
Erstelle den Sitzplan erst, wenn die Rückmeldefrist abgelaufen ist. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bei Namensschildern, Menükarten und Zeremonieprogrammen ein, falls sich kurzfristig etwas ändert.
Bestätige Reservierungen und Lieferungen spätestens 7 Tage vorher erneut. Kläre dabei auch, wer Torte, Blumen, Möbel und Getränke annimmt und wo alles abgestellt wird.
Teile Einkäufe nach Haltbarkeit auf: haltbare Lebensmittel und Getränke einige Tage vorher, frische Waren erst kurz vor der Feier. Räume den Kühlraum mindestens 24 Stunden vorher frei, damit Torte und empfindliche Lebensmittel Platz haben.
Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn der Zeremonie. Rechne für Tische, Stühle, Buffet, Willkommenstisch und Dekoration mindestens 3 bis 4 Stunden ein und stelle ein Notfallset sowie einen festen Ansprechpartner bereit.

Häufige Fragen

Wann sollte man die Einladungen zur modernen Hochzeit verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Hochzeit. Setze die Rückmeldefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin, damit Sitzplan, Essen und Getränke rechtzeitig feststehen.
Wann erstellt man den Sitzplan für eine Hochzeit?: Beginne mit dem Sitzplan nach Ablauf der Rückmeldefrist, meist 3 bis 4 Wochen vor der Feier. Prüfe ihn eine Woche vorher noch einmal und schreibe Namensschilder erst danach endgültig.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Hochzeit?: Für Möbel, Tischdecken, Geschirr, Buffet, Willkommenstisch und Dekoration solltest du mindestens 3 bis 4 Stunden einplanen. Bei einem Aufbau mit wenigen Helfern sind 5 bis 6 Stunden realistischer.
Wann kauft man Essen und Getränke für eine Hochzeit ein?: Haltbare Lebensmittel und Getränke kannst du 3 bis 5 Tage vorher einkaufen. Frische Einkäufe erledigst du möglichst am Vortag; die Torte sollte so spät wie möglich abgeholt und sofort gekühlt werden.

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