Moderne Hochzeit organisieren: die vollständige Checkliste

Eine moderne Hochzeit wirkt entspannt, wenn die Vorbereitung früh genug in feste Schritte geteilt wird. Zuerst stehen Datum, Gästeliste und Einladungen fest, danach folgen Rückmeldungen, Sitzordnung, Menü und Reservierungen. In der letzten Woche werden haltbare Lebensmittel, Dekoration und Beschilderung vorbereitet. Am Hochzeitstag selbst zählen kurze Wege: Frischeinkäufe, Torte, Möbel, Buffet und Geschenketisch sollten klar verteilt sein. Diese Checkliste bündelt 80 Aufgaben und 63 benötigte Dinge in der passenden Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Speise- und Getränkeplan festlegen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Musikauswahl zusammenstellen
2 Personen
Programmhefte für die Zeremonie drucken
Namensschilder schreiben
2 Personen
Tischnummern erstellen
Lieferungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Geschenketisch vorbereiten
Notfallset zusammenstellen
Kühlraum freimachen
2 Personen
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
Torte abholen
Raum freimachen
3 Personen
Möbel überprüfen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Zeremonieaufstellung machen
3 Personen
Buffetbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Besteck auslegen
2 Personen
Gläser bereitstellen
2 Personen
Tischwäsche anbringen
3 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Buffetgerichte vorbereiten
4 Personen
Allergene kennzeichnen
Tortenpräsentation aufbauen
2 Personen
Programm bereitlegen
Garderobe einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Willkommenstisch auffüllen
2 Personen

Event

Lieferungen annehmen
2 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Zeremonie begleiten
3 Personen
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gäste zum Abendessen begleiten
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Teller und Gläser abräumen
3 Personen
Torte anschneiden
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Musik und Tanz beginnen
2 Personen
Späte Snacks servieren
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Geschenke sicher aufbewahren
2 Personen

Nachbereitung

Reste gekühlt aufbewahren
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr vorspülen
2 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Dekoration abbauen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Wäsche sammeln
2 Personen
Tischwäsche waschen
Sonstige Einkäufe wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Geschenketisch
Willkommenstisch
GarderobenständerAnz. 2
StehtischeAnz. 6
TischbänkeAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 90
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
ServiettenAnz. 100
NamensschilderAnz. 90
TischnummernAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 12
Willkommensschild
ZeremonieprogrammeAnz. 100
BallonsAnz. 80
BänderAnz. 6
Fotowand
Fotobox-Zubehör
KerzenAnz. 40
KerzenhalterAnz. 20
Geschenkkartenbox
Tortenständer

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadegeräteAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
LichterkettenAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
FolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Rückmeldefrist für Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit. So bleiben noch 7 bis 10 Tage für fehlende Antworten, Ernährungswünsche und die endgültige Sitzordnung.
Lege die Sitzordnung erst fest, wenn die Anmeldungen und Essenswünsche geprüft sind. Halte pro Tisch etwa 10 bis 15 Minuten für die Zuordnung und anschließend eine Reserve für Änderungen ein.
Bestätige Lieferungen und Reservierungen spätestens 7 Tage vorher erneut. Gerade Buffet, Blumen, Mobiliar, Gläser und die Hochzeitstorte werden sonst leicht übersehen oder kommen zur falschen Uhrzeit.
Sortiere Dekoration, Namensschilder, Tischnummern und Zeremonieprogramme nach Einsatzort in beschriftete Kisten. Für das Aufstellen von Tischen, Stühlen und Buffetflächen solltest du mindestens 2 bis 3 Stunden einplanen.
Erledige haltbare Einkäufe einige Tage vorher und frische Lebensmittel erst am Hochzeitstag oder am Vortag. Räume außerdem rechtzeitig Kühlraum und Veranstaltungsraum frei, damit Torte, Getränke und Lieferungen sofort ihren Platz bekommen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine moderne Hochzeit planen?: Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Datum, Gästeliste und den wichtigsten Reservierungen. Einladungen sollten etwa 8 bis 12 Wochen vor der Hochzeit verschickt werden.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?: Setze eine Rückmeldefrist 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und prüfe danach alle Antworten innerhalb von 7 Tagen. Die finale Zahl wird für Menü, Getränke, Sitzordnung, Geschirr und Namensschilder benötigt.
Was muss man eine Woche vor der Hochzeit erledigen?: Bestätige dann alle Lieferungen und Reservierungen, prüfe die Einkaufsliste und sortiere Dekoration, Beschilderung und Programme. Plane außerdem die Abholung der Torte sowie die Zuständigkeiten für Aufbau und Geschenketisch.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Hochzeit?: Für Raum, Tische, Stühle, Buffet, Willkommenstisch und Dekoration solltest du mindestens 2 bis 3 Stunden einplanen. Mit unerfahrenen Helfern oder vielen Lieferungen sind 4 Stunden realistischer.

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