Checklist para organizar una boda moderna sin olvidos

Una boda moderna necesita más que una fecha, un menú y una decoración bonita. Hay que coordinar invitaciones, confirmaciones, preferencias alimentarias, mesas, música, ceremonia, entregas y compras frescas. Esta checklist reúne 80 tareas y 63 artículos para que sepas qué preparar primero y qué dejar listo antes del día de la boda. También te ayuda a detectar los detalles que suelen quedarse para el último momento, como los números de mesa, la tarta o el espacio de refrigeración.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Definir el plan de menú y bebidas
2 personas
Confirmar las reservas
Preparar la selección musical
2 personas
Imprimir el programa de la ceremonia
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
Crear números de mesa
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar la mesa de regalos
Preparar un kit de emergencia
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Recoger la tarta
Despejar el espacio
3 personas
Comprobar el mobiliario
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la disposición de la ceremonia
3 personas
Montar la zona del buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar los cubiertos
2 personas
Preparar los vasos
2 personas
Colocar el mantel
3 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los platos del buffet
4 personas
Marcar alérgenos
Montar la presentación de tartas
2 personas
Preparar el programa
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
Montar la mesa de bienvenida
2 personas

Evento

Recibir las entregas
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Coordinar la ceremonia
3 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar a los invitados a la cena
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar platos y vasos
3 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir café y té
3 personas
Empezar la música y el baile
2 personas
Servir aperitivos nocturnos
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Guardar los regalos en un lugar seguro
2 personas

Seguimiento

Guardar los sobrantes en frío
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Enjuagar la vajilla
2 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Desmontar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger la ropa
2 personas
Lavar el mantel
Recoger las demás compras

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de regalos
Mesa de bienvenida
Percheroscant. 2
Mesas altascant. 6
Bancos para mesascant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12

Decoración

Mantelescant. 10
Servilletascant. 100
Tarjetas de nombrecant. 90
Números de mesacant. 10
Arreglos floralescant. 12
Cartel de bienvenida
Programas de ceremoniacant. 100
Globoscant. 80
Cintascant. 6
Photowall
Accesorios para fotomatón
Velascant. 40
Portavelascant. 20
Caja para tarjetas regalo
Soporte para tartas

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cargadorescant. 4
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Guirnaldas de lucescant. 8
Luces decorativascant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la lista inicial de invitados antes de diseñar las invitaciones; deja al menos 2 semanas para recoger confirmaciones y preferencias dietéticas.
Confirma el menú, las bebidas y las reservas entre 6 y 8 semanas antes. Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración del evento.
Compra los productos no perecederos con 2 o 3 semanas de margen, pero deja la compra fresca para los últimos 1 o 2 días. Despeja antes la zona de refrigeración para que quepan bebidas, alimentos y la tarta.
Prepara con antelación los elementos que suelen faltar en las fotos y en las mesas: tarjetas de nombre, números de mesa, programas de ceremonia y cartel de bienvenida. Colócalos juntos y comprueba las cantidades una semana antes.
Reserva varias horas para el montaje: primero despeja el espacio y comprueba mesas, sillas y entregas; después monta las mesas, coloca las sillas y distribuye vajilla, manteles, servilletas y decoración.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una boda moderna?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la boda. Pide que las confirmaciones y las preferencias dietéticas lleguen como máximo 4 semanas antes, para poder cerrar mesas y menú.
¿Cuánto tiempo antes se organiza el plano de mesas?: Prepara un primer plano 6 semanas antes y ciérralo entre 2 y 3 semanas antes, cuando ya tengas la mayoría de las confirmaciones. Imprime las tarjetas de nombre y los números de mesa después de esa fecha.
¿Cuándo se compra la comida fresca y se recoge la tarta?: Haz la compra fresca 1 o 2 días antes y despeja la refrigeración con antelación. Recoge la tarta el mismo día si es posible, dejando al menos 1 hora de margen antes del montaje final.
¿Cuánto dura el montaje de una boda con mesas y decoración?: Reserva entre 3 y 5 horas para un montaje completo, según el número de invitados y las entregas. Comprueba primero el mobiliario y coloca mesas y sillas antes de montar la vajilla, el buffet y la decoración.

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