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Modellbaumesse organisieren: die komplette Checkliste

Eine Modellbaumesse steht und fällt mit der Vorbereitung der Ausstellerplätze und dem Aufbau vor Ort. Lege zuerst Datum, Ort und Hallenaufteilung fest, bevor du Einladungen verschickst oder Tische reservierst. Danach folgen Anmeldungen, Standnummern, Namensschilder, Besucherinformationen und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem Zeit für Technik, Getränke und den abschließenden Rundgang ein – gerade Kabel, Beleuchtung und gekühlte Getränke werden häufig erst am Veranstaltungstag bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Messeaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Tischbedarf ermitteln

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Zahlungsweise für den Eintritt festlegen

  • Bestätigung an Aussteller senden

    2 Personen

  • Lageplan und Route erstellen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Plakate verteilen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Besucherinformationen drucken

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Messestände markieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse verteilen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen weisen

    3 Personen

  • Modellbahnen sicher anschließen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Einlasspersonal instruieren

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Eintritt kassieren

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Stände und Gänge überprüfen

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Cateringmaterial reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Eintrittsgeld sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 35
  • StühleAnz. 45
  • Klapptisch für den InfostandAnz. 2
  • HockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 35

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 15
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • LED-SchreibtischlampenAnz. 12
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Handmikrofon
  • Tragbarer Lautsprecher

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6
  • VorratsboxenAnz. 8

Dekoration

  • StandnummernAnz. 35
  • NamensschilderAnz. 60
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6
  • KlebestiftAnz. 6
  • StänderAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • BeleuchtungsständerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Kasse
  • Geldkassette
  • Kartenterminal
  • ServierzangenAnz. 6
  • KaffeefilterAnz. 100
  • ServiettenAnz. 500
  • Becher für unterwegsAnz. 150
  • Abschließbare VorratskistenAnz. 8
  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Raumaufteilung ab, bevor du Aussteller einlädst. So kannst du den Tischbedarf ermitteln, Standnummern vergeben und vermeiden, dass Zusagen später wegen fehlender Plätze geändert werden müssen.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und verschicke die Bestätigung spätestens 7 Tage vor der Messe. Darin sollten Standnummer, Aufbauzeiten, Zahlungsweise für den Eintritt und die Anfahrt enthalten sein.
  • Plane für jeden Aussteller einen beschrifteten Platz ein und drucke Namensschilder, Standnummern und Wegweiser mindestens 2 Tage vorher. Ein Klebestift und zusätzliche Ausdrucke helfen, wenn vor Ort etwas verrutscht oder kurzfristig ergänzt wird.
  • Prüfe die Strom- und Lichtplanung mindestens 1 Tag vor dem Aufbau. Verlängerungskabel und Kabeltrommeln müssen so liegen, dass Besucher nicht darüber stolpern; LED-Schreibtischlampen sind für dunkle Tischbereiche besonders praktisch.
  • Kühle Getränke erst kurz vor dem Aufbau und stelle Kaffee, Tee und Wasser getrennt bereit. Rechne für Helfer und Aussteller mit mindestens 2 Getränken pro Person bis zum Mittag und kontrolliere vor dem Abtransport, ob der Saal sauber hinterlassen wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Modellbaumesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Hallenaufteilung. Die Aussteller sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin eingeladen werden, damit Anmeldungen, Tischbedarf und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viele Tische braucht man für eine Modellbaumesse?
Das hängt von den bestätigten Ausstellern und der gewünschten Standgröße ab. Ermittle den Bedarf erst nach den Anmeldungen und plane zusätzlich 1 Klapptisch für den Infostand sowie mindestens 10 Prozent Reserve für Änderungen ein.
Wann müssen Besucherinformationen und Wegweiser fertig sein?
Drucke Lageplan, Route, Besucherinformationen und Wegweiser spätestens 2 Tage vor der Messe. So bleibt am Veranstaltungstag nur das Anbringen und eine kurze Prüfung der Wege übrig.
Was muss am Tag vor der Modellbaumesse kontrolliert werden?
Prüfe am Vortag Raum, Tische, Stühle, Stromanschlüsse, Beleuchtung, Lautsprecher und die vorhandenen Namensschilder. Getränke und verderbliche Verpflegung kommen möglichst erst am Veranstaltungstag, während Material und Dekoration bereits vollständig vor Ort sein sollten.

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