Checklist para organizar una feria de modelismo sin olvidar nada
Una feria de modelismo necesita más que mesas y expositores: hay que coordinar inscripciones, distribución, señalización, pagos y atención a visitantes. Esta checklist reúne 64 tareas y 47 materiales para avanzar en el orden adecuado. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y deja cerrados con antelación los stands, las necesidades de mesa y los voluntarios. En los últimos días, comprueba el inventario, enfría las bebidas y prepara el traslado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar la distribución de la feria
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Inventariar necesidades de mesa
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Hacer reservas
Definir el método de pago de la entrada
Enviar confirmación a los expositores
2 personas
Crear el mapa y la ruta
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Asignar voluntarios
Imprimir la información para visitantes
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar los stands de los expositores
2 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el punto de catering
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde están sus stands
3 personas
Conectar de forma segura las maquetas ferroviarias
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir al personal de entrada
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Lavar la vajilla
2 personas
Comprobar stands y pasillos
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar el material de catering
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar de forma segura el dinero de la entrada
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 35
- Sillascant. 45
- Mesa plegable de informacióncant. 2
- Taburetescant. 6
- Mantelescant. 35
Equipo
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 15
- Enrollacablescant. 4
- Lámparas de escritorio LEDcant. 12
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Micrófono de mano
- Altavoz portátil
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 8
Decoración
- Números de standcant. 35
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 6
- Masilla adhesivacant. 6
- Portaexpositorescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Soportes de iluminacióncant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Caja registradora
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Pinzas de servircant. 6
- Filtros de cafécant. 100
- Servilletascant. 500
- Vasos para llevarcant. 150
- Cajas de almacén con cierrecant. 8
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y la distribución antes de invitar a los expositores. Así puedes indicar cuántos stands caben y evitar cambios de última hora.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recopilar necesidades de mesa, preferencias dietéticas y datos para la lista final de expositores. Envía una confirmación individual cuando todo esté revisado.
- Asigna los números de stand antes de imprimir tarjetas de nombre, mapas y paneles informativos. Coloca también carteles direccionales para que los visitantes encuentren la entrada, los baños y la mesa de información.
- Comprueba la parte eléctrica durante la visita al lugar: las lámparas LED, máquinas de café y equipos de sonido pueden necesitar cables alargadores, regletas y enrollacables separados para evitar tropiezos.
- Haz una comprobación final entre 24 y 48 horas antes: inventario, compras, bebidas enfriadas, materiales cargados y voluntarios asignados. Reserva tiempo después del cierre para limpiar la sala y devolverla en condiciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de modelismo?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar el lugar, diseñar la distribución e invitar a los expositores. Deja cerradas las inscripciones, los números de stand y los voluntarios durante la última semana.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para los expositores?
- Ábrelas cuando la fecha, la ubicación y la distribución provisional estén confirmadas, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario al menos 10 días antes para preparar la lista y las tarjetas de nombre.
- ¿Qué hay que revisar el día antes de una feria de modelismo?
- Revisa el inventario completo, lleva los materiales al lugar y confirma mesas, sillas, iluminación, sonido y señalización entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas y comprueba que cada voluntario conozca su turno.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de modelismo?
- Como referencia, asigna al menos 1 persona para la mesa de información, 1 para controlar la entrada y 1 para resolver incidencias por cada 30 a 40 expositores. Divide los turnos para cubrir montaje, horario de apertura y desmontaje.
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