LizztLIZZT

Checklist voor een modelbouwbeurs organiseren

Een modelbouwbeurs vraagt vooral om strakke planning van exposanten, tafels en zaalindeling. Begin met datum en locatie, werk daarna de beursplattegrond uit en nodig exposanten uit met duidelijke informatie over tafelruimte, tijden en betaling. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vroeg, zodat je reserveringen en catering op tijd kunt regelen. In de laatste week controleer je techniek, bewegwijzering, bezoekersinformatie en transport; op de dag zelf volgt een vaste controle van zaal, stands en ontvangst.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Beursindeling uitwerken

    2 personen

  • Exposanten uitnodigen

    2 personen

  • Inschrijfformulier openen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Tafelbehoefte inventariseren

  • Dieetwensen verzamelen

  • Exposantenlijst samenstellen

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Betaalwijze voor entree bepalen

  • Bevestiging naar exposanten sturen

    2 personen

  • Plattegrond en route maken

  • Promotie op sociale media plaatsen

  • Affiches verspreiden

    2 personen

  • Standnummers toewijzen

    2 personen

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

  • Bezoekersinformatie afdrukken

    2 personen

  • Voorraad controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Materialen naar locatie brengen

    4 personen

  • Locatie controleren

    2 personen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Exposantenstands markeren

    2 personen

  • Stroompunten verdelen

    2 personen

  • Verlichting aansluiten

    2 personen

  • Informatiebalie inrichten

    2 personen

  • Entreebalie inrichten

    2 personen

  • Cateringpunt inrichten

    2 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

  • Exposanten ontvangen

    3 personen

  • Exposanten naar stands wijzen

    3 personen

  • Modelbanen veilig aansluiten

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Entreepersoneel instrueren

    2 personen

  • Laatste veiligheidscontrole uitvoeren

    2 personen

Event

  • Bezoekers verwelkomen

    3 personen

  • Entree innen

    2 personen

  • Bezoekers informeren

    2 personen

  • Exposanten ondersteunen

    2 personen

  • Dranken serveren

    2 personen

  • Hapjes aanvullen

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Stands en looppaden controleren

    2 personen

  • Laatste bezoekers informeren

    2 personen

  • Bezoekers uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Exposanten laten afbouwen

    4 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Cateringmateriaal reinigen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Materialen terugbrengen

    3 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Entreegeld veilig opbergen

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 35
  • Stoelenaantal 45
  • Klaptafel informatiebalieaantal 2
  • Krukkenaantal 6
  • Tafelkledenaantal 35

Apparatuur

  • Verlengkabelsaantal 12
  • Stekkerdozenaantal 15
  • Kabelhaspelsaantal 4
  • LED-bureaulampenaantal 12
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Handmicrofoon
  • Draagbare speaker

Servies

  • Koffiekopjesaantal 80
  • Glazenaantal 100
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerbladenaantal 8

Keuken

  • Thermoskannenaantal 4
  • Waterkannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 2
  • Broodmessenaantal 2
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Voorraadbakkenaantal 8

Decoratie

  • Standnummersaantal 35
  • Naamkaartjesaantal 60
  • Pijlbordenaantal 12
  • Informatiebordenaantal 6
  • Kleefgumaantal 6
  • Standaardhoudersaantal 12

Verlichting

  • LED-lichtsnoerenaantal 6
  • Verlichtingstandaardsaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

  • Kassa
  • Geldkist
  • Pinapparaat
  • Serveertangenaantal 6
  • Koffiefiltersaantal 100
  • Servettenaantal 500
  • Bekers voor onderwegaantal 150
  • Afsluitbare voorraadkrattenaantal 8
  • Boodschappen

Tips

  • Leg de beursindeling vast voordat je exposanten definitief bevestigt. Noteer per stand het aantal tafels en wijs standnummers toe zodra de aanmeldingen zijn verwerkt, zodat de plattegrond en naamkaartjes niet meer hoeven te worden aangepast.
  • Vraag exposanten bij de inschrijving om tafelbehoefte, aankomsttijd en dieetwensen. Plan reserveringen en catering uiterlijk één week vooraf; daarna zijn wijzigingen vaak lastig te verwerken.
  • Test alle techniek vóór het openen van de zaal. Controleer verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en LED-bureaulampen per tafel en houd extra kabels apart voor stands die verder van een aansluiting staan.
  • Maak voor bezoekers één route met pijlborden vanaf de ingang naar entree, informatiebalie en beursvloer. Druk de plattegrond en bezoekersinformatie enkele dagen vooraf af en leg ze bij de klaptafel van de informatiebalie klaar.
  • Plan de opbouw niet alleen rond meubels, maar ook rond koffie en drank. Breng tafels, stoelen en apparatuur eerst naar binnen, controleer daarna de zaal en koel de dranken pas wanneer de indeling en schoonmaak zijn afgerond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een modelbouwbeurs organiseren?
Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en beursindeling. Open daarna de inschrijving en plan promotie; reserveer catering en controleer de definitieve exposantenlijst uiterlijk 1 week voor de beurs.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een modelbouwbeurs?
Tel per exposant het opgegeven aantal tafels op en voeg 10 tot 15 procent reserve toe voor de informatiebalie, doorgangen of last-minute wijzigingen. Leg de tafelbehoefte vast zodra de aanmeldingen binnen zijn.
Wanneer moet ik exposanten bevestigen voor een modelbouwbeurs?
Stuur de definitieve bevestiging ongeveer 2 weken voor de beurs, nadat standnummers, tafelruimte, aankomsttijd en betaalwijze zijn gecontroleerd. Stuur de plattegrond en route uiterlijk enkele dagen later na.
Wat moet ik op de dag van een modelbouwbeurs controleren?
Controleer minstens 2 uur voor opening de zaal, tafels, stoelen, standnummers, kabels, verlichting, informatiebalie en bewegwijzering. Zet koffie, water en gekoelde dranken daarna klaar, zodat de ontvangst niet wordt onderbroken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.