Mobile Sprechstunde organisieren: der praktische Ablauf

Bei einer mobilen Sprechstunde entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob vor Ort alles ruhig läuft. Kläre zuerst Standplatz, Genehmigung, Route und Öffnungszeiten, bevor du Einladungen verschickst. Danach planst du Termine, erfasst Kontaktdaten und bereitest Formulare, Broschüren sowie die Registrierung vor. Am Veranstaltungstag zählen getestete Technik, Sichtschutz und ein klarer Empfang mehr als ein aufwendiger Aufbau.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Standplatz reservieren
2
Genehmigung prüfen
3
Route und Ort bestätigen
4
Zielgruppe und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Ankündigung online stellen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Sprechstunden-Termine planen
2 Personen
10
Kontaktdaten bestätigen
11
Informationsbroschüren auswählen
12
Formulare und Datenschutzhinweise ausdrucken
13
Terminliste und Registrierungsliste erstellen
14
Laptops und Tablets aufladen
15
Drucker und Scanner testen
16
WLAN und Datenverbindung testen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Materialien und Dokumente einpacken
2 Personen
19
Mobile Einheit überprüfen
2 Personen
20
Zum Standplatz fahren
2 Personen
21
Mobile Einheit positionieren
2 Personen
22
Stromversorgung anschließen
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
24
Sichtschutzwände aufstellen
2 Personen
25
Empfangstheke einrichten
2 Personen
26
Beschilderung anbringen
2 Personen
27
Flyer und Formulare bereitlegen
2 Personen
28
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
29
Geräte und Drucker anschließen
2 Personen
30
Team einweisen

Event

31
Besucher begrüßen
2 Personen
32
Besucher registrieren
2 Personen
33
Warteschlange und Termine verwalten
34
Sprechstunden durchführen
6 Personen
35
Formulare und Dokumente bearbeiten
2 Personen
36
Informationsbroschüren verteilen
37
Kaffee und Tee servieren
38
Getränke nachfüllen
39
Arbeitsplätze zwischendurch reinigen
40
Besucher zum Ausgang begleiten

Nachbereitung

41
Dokumente sicher aufbewahren
2 Personen
42
Geräte ausschalten
2 Personen
43
Materialien und Flyer einpacken
3 Personen
44
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
45
Sichtschutzwände abbauen
2 Personen
46
Abfall sammeln
2 Personen
47
Arbeitsplätze reinigen
2 Personen
48
Mobile Einheit sauber übergeben
2 Personen
49
Zur Standplatz zurückfahren
2 Personen
50
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
51
Anmeldungen nachbearbeiten
2 Personen
52
Offene Fragen weiterleiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Mobile Sprechstunden-Station
Klappbare TischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 18
Empfangstresen

Privatsphäre

SichtschutzeAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
TabletsAnz. 2
Multifunktionsdrucker
Mobiler WLAN-RouterAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 4

Kommunikation

InfotafelnAnz. 4
WegweiserAnz. 8
KlemmbretterAnz. 10
KugelschreiberAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 30
InformationsbroschürenAnz. 250
RegistriermappenAnz. 6
ArchivboxenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 50
Wiederverwendbare WassergläserAnz. 50
TeelöffelAnz. 30

Küche

WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 2

Reinigung

Reinigungs-EimerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
HanddesinfektionsmittelAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Standplatz und prüfe die Genehmigung mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Bestätige Route, Ankunftszeit und Zufahrt anschließend noch einmal schriftlich.
Lege die Sprechstunden-Termine so an, dass zwischen zwei Gesprächen mindestens 10 bis 15 Minuten für Registrierung, Rückfragen und einen Wechsel bleiben. Bestätige Kontaktdaten spätestens 3 Tage vor dem Termin.
Teste Laptops, Tablets, Drucker, Scanner und WLAN nicht erst am Standplatz, sondern 2 bis 3 Tage vorher. Lade alle Geräte vollständig und packe zusätzlich Powerbanks sowie eine geprüfte Datenverbindung ein.
Bereite Formulare, Datenschutzhinweise, Informationsbroschüren und Registrierlisten in getrennten Mappen vor. So bleiben vertrauliche Angaben am Empfang und in der Sprechstunde übersichtlich voneinander getrennt.
Plane für Anfahrt, Positionierung der mobilen Einheit, Stromanschluss, Tische, Stühle, Empfang und Sichtschutz mindestens 60 bis 90 Minuten vor der ersten Sprechstunde ein. Vergessene Verlängerungskabel oder fehlende Wegweiser fallen sonst erst beim Aufbau auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine mobile Sprechstunde organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Standplatz, Genehmigung und Route. Einladungen und Online-Ankündigung können danach starten; die Technik sollte 2 bis 3 Tage vor dem Termin getestet werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer mobilen Sprechstunde?: Rechne mit mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem ersten Termin. Darin enthalten sind Positionierung, Stromversorgung, Tische und Stühle, Sichtschutz, Empfangstheke, Wegweiser und ein kurzer Techniktest.
Wie plant man Termine für eine mobile Sprechstunde?: Plane zwischen den Gesprächen 10 bis 15 Minuten Puffer ein. Bestätige jede Anmeldung und die Kontaktdaten spätestens 3 Tage vorher, damit Ausfälle oder doppelte Einträge noch korrigiert werden können.
Was muss bei einer mobilen Sprechstunde für den Datenschutz vorbereitet werden?: Drucke Formulare und Datenschutzhinweise vor dem Termin aus und richte einen Bereich mit Sichtschutz ein. Registrierlisten und ausgefüllte Unterlagen sollten während der gesamten Sprechstunde in geschlossenen Registriermappen oder Archivboxen liegen.

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