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Minisymposium organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Minisymposium wirkt kompakt, braucht aber mehrere Abstimmungen gleichzeitig. Du musst Raum, Referierende, Programm, Technik, Catering und Anmeldung so koordinieren, dass am Veranstaltungstag nichts fehlt. Beginne früh mit der Raumreservierung und den Einladungen; kurz vor dem Termin stehen Teilnehmerliste, Präsentationen, Namensschilder und Aufbau im Mittelpunkt. Diese Checkliste führt dich in einer sinnvollen Reihenfolge durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Engpässe rechtzeitig zu erkennen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Redner einladen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Catering bestellen

  • Technik abstimmen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Wegbeschreibung versenden

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programme drucken

  • Ausweise und Materialien verpacken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Raumaufteilung markieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Umtrunk vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Buffet abräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien einladen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Sprecher danken

  • Rechnungen prüfen

  • Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 70
  • KleiderständerAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 70
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • Präsentationsklicker
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 70
  • LanyardsAnz. 70
  • ProgrammhefteAnz. 70
  • StifteAnz. 80
  • RegistrierklemmbretterAnz. 4
  • TischschilderAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • MüllsackhalterAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsraum möglichst mehrere Monate vorher und kläre dabei Bestuhlung, Tische, Garderobe, Projektionsfläche und den Zugang für den Aufbau. Ein Raum, der nur für die Vortragszeit zugänglich ist, kann die gesamte Vorbereitung verzögern.
  • Lade Referierende früh ein und lege das Programm spätestens einige Wochen vor dem Termin fest. Fordere Präsentationen, Kurzbiografien und technische Anforderungen mit einer klaren Abgabefrist an, statt die Dateien erst am Veranstaltungstag zu sammeln.
  • Beende die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vorher und erstelle danach eine endgültige Teilnehmerliste. Erfasse gleichzeitig Ernährungswünsche, drucke Namensschilder und Programme und bestelle das Catering auf Basis der bestätigten Zahl.
  • Prüfe die Präsentationstechnik mindestens einen Tag vorher mit Präsentationslaptop, Beamer, Leinwand, Klicker, Mikrofonen, Lautsprechern, HDMI-Adaptern und Verlängerungskabeln. Plane zusätzlich Ersatzkabel und eine lokale Kopie jeder Präsentation ein.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor Beginn ein. Markiere die Raumaufteilung, stelle Tische und Stühle auf, richte den Registrierungstisch ein, kühle Getränke und lege Namensschilder, Programmhefte und Schreibmaterial aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Minisymposium organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Raumreservierung, Einladungen und der Anfrage an Referierende. Die endgültige Teilnehmerzahl, das Catering und die Materialien sollten 7 bis 10 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann sollte das Programm für ein Minisymposium feststehen?
Lege das Programm spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung fest, damit Einladungen und Wegbeschreibung vollständig sind. Bitte Referierende danach um ihre Präsentationen und technischen Angaben mit einer festen Frist von etwa 7 Tagen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Minisymposiums?
Plane mindestens 2 Stunden für Raumaufteilung, Bestuhlung, Registrierungstisch, Catering und Dekoration ein. Für einen Techniktest mit Beamer, Ton und Präsentationen solltest du zusätzlich 30 bis 45 Minuten vorsehen.
Wann muss man das Catering für ein Minisymposium bestellen?
Bestelle das Catering ungefähr 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Anmeldungen weitgehend vorliegen. Aktualisiere die Bestellung 3 bis 5 Tage vor dem Termin anhand der endgültigen Teilnehmerliste und der erfassten Ernährungswünsche.

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