Checklist pour organiser un mini-symposium sans rien oublier

Un mini-symposium demande de coordonner les intervenants, les inscriptions, le programme et la logistique dans un calendrier court. Commence par réserver le lieu et fixer le programme, puis verrouille les besoins alimentaires et les informations techniques. Les dernières heures servent surtout à préparer les badges, les supports, les boissons et la salle. Cette checklist de 56 tâches et 42 éléments t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Inviter les intervenants
Définir le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Rassembler les informations sur les intervenants
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des participants
Commander le catering
Coordonner la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Envoyer les indications d'accès
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Emballer les badges et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner l'ouverture
Soutenir les présentations
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Préparer l’apéritif
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Désinstaller le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Charger le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Remercier les intervenants
Vérifier les factures
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Portants à vêtementsqté 2
Tables de buffetqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 70
Lanyardsqté 70
Brochures du programmeqté 70
Stylosqté 80
Supports rigides d’inscriptionqté 4
Pancartes de tableqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Louchesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Porte-sacs-poubelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : prévois pour chaque intervenant un titre, une durée et un format de présentation. Demande aussi les besoins techniques au moins 10 jours avant la rencontre.
Clôture les inscriptions avec une date précise, puis établis la liste définitive des participants 5 à 7 jours avant le mini-symposium. C’est le bon moment pour confirmer les besoins alimentaires et commander le catering.
Récupère les présentations au plus tard 48 heures avant l’événement. Teste chaque fichier sur l’ordinateur de présentation et vérifie les adaptateurs HDMI, les rallonges, le vidéoprojecteur et les microphones.
Prépare les badges, les programmes et le matériel d’inscription la veille. Compte les exemplaires selon la liste finale et ajoute environ 5 % de marge pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Arrive sur place au moins 2 heures avant l’accueil. Installe d’abord les tables et les chaises, marque la disposition de la salle, puis branche la présentation et vérifie le son avant l’arrivée des intervenants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un mini-symposium ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réserve le lieu et invite les intervenants pendant les deux premières semaines, puis garde les 10 derniers jours pour les inscriptions et la logistique.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant le mini-symposium. Fixe la date limite d’inscription 7 jours avant l’événement afin de finaliser les badges, les programmes et la commande de catering.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demande une version définitive au plus tard 48 heures avant l’événement. Prévois ensuite un test technique d’environ 30 minutes avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le cliqueur et les microphones.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois au moins 2 heures sur place pour installer les tables, les chaises, l’accueil, les boissons et la technique. Ajoute 30 minutes si la salle doit être entièrement reconfigurée ou si plusieurs microphones sont utilisés.

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