Mineralienbörse organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Mineralienbörse steht und fällt mit sauberer Planung: Aussteller müssen rechtzeitig zusagen, Tische und Präsentationsflächen passend verteilt sein und Besucher schnell Informationen finden. Beginne mehrere Wochen vorher mit Location, Genehmigungen und Einladungen. In den letzten Tagen prüfst du Mineralien, Preise, Teilnehmerliste und Tischordnung. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Aufbau, funktionierende Kassen und ausreichend Licht an jedem Stand.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Aussteller kontaktieren
2 Personen
Anmeldeformular versenden
Einladungen verschicken
2 Personen
Messeinformationen veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Aussteller bestätigen
Teilnehmerliste erstellen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Ausstellernummern zuweisen
Besucherinformationen drucken
Routenschilder vorbereiten
Bargeld abheben
Einkaufen gehen
2 Personen
Mineralien prüfen
2 Personen
Preisliste drucken
Namensschilder erstellen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Tische kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Tischdecken auslegen
2 Personen
Mineralienstände aufstellen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Ausstellernummern aufhängen
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeepunkt vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Event
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller anmelden
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Zugangskarten kontrollieren
2 Personen
Infotisch betreuen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Abfall sammeln
Toiletten kontrollieren
Mineralien überwachen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
Verkauf abrechnen
2 Personen
Aussteller auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Mineralien sicher verpacken
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Kasse und Abrechnung abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Ausstellerrechnungen bearbeiten
Besuchernachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 40
- Informationsstand
- HockerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 18
Ausstattung
- MineralienstandAnz. 30
- PräsentationspodesteAnz. 24
- AuslagekörbeAnz. 36
- GlasvitrinenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 2
- TransportkistenAnz. 24
- KartenterminalsAnz. 2
- KassenAnz. 2
- GeldkassettenAnz. 2
- LupeAnz. 12
- UV-LampenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LaptopsAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 4
- ZangenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 6
Werbung
- WegweiserAnz. 8
- AusstellernummernAnz. 30
- InformationsbroschürenAnz. 150
- NamensschilderAnz. 40
- StifteAnz. 20
- PreisschildständerAnz. 60
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Tischordnung spätestens eine Woche vor der Börse und vergib die Ausstellernummern danach. So kannst du Namensschilder, Teilnehmerliste und Routenschilder mit denselben Nummern drucken.
- Schließe die Ausstelleranmeldungen mindestens 7 Tage vor dem Termin ab. Ernährungswünsche lassen sich dann noch berücksichtigen, ohne beim Einkauf raten zu müssen.
- Prüfe Mineralien, Preisliste und Auslage spätestens am Vorabend. Lupe, UV-Lampen, Glasvitrinen und LED-Tischlampen werden häufig erst beim Einrichten vermisst.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Rechne Zeit für Boden- und Tischkontrolle, Tische, Stühle, Tischdecken, Strom und die Beschilderung ein.
- Bereite Bargeld, Kassen und Kartenterminals vor dem Einlass vor und fülle die Kühlboxen rechtzeitig. Ein Informationsstand mit gedruckten Besucherinformationen verhindert, dass das Organisationsteam ständig dieselben Fragen beantworten muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Mineralienbörse organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, Genehmigungsprüfung und Kontaktaufnahme zu Ausstellern. Einladungen und Anmeldeformulare sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann muss die Tischordnung für eine Mineralienbörse fertig sein?
- Erstelle die Tischordnung spätestens 7 Tage vor der Börse, sobald die Aussteller bestätigt sind. Danach kannst du Nummern, Namensschilder und Routenschilder ohne kurzfristige Änderungen vorbereiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Mineralienbörse?
- Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Ständen eher 3 Stunden. Darin enthalten sind Kontrolle der Location, Aufstellen von Tischen und Stühlen, Tischdecken, Beleuchtung, Präsentationsflächen und Kassen.
- Was wird bei einer Mineralienbörse besonders oft vergessen?
- Häufig fehlen funktionierende Verlängerungskabel, zusätzliche Beleuchtung, Bargeld für die Kasse oder gedruckte Preislisten. Prüfe diese Punkte spätestens am Vorabend und teste Kartenterminals sowie Kaffeemaschinen vor dem Einlass.
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