Mineralienbörse organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Eine Mineralienbörse steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller und Besucher. Beginnen Sie mit Termin und Halle, bevor Sie Standplätze vergeben oder Werbung starten. Danach folgen Ausstelleranmeldung, Standplan, Eintritt und die Informationen für alle Beteiligten. Besonders am Veranstaltungstag werden Kasse, empfindliche Mineralien, Beleuchtung und sichere Kabelwege schnell zum Engpass. Der folgende Plan hilft Ihnen, die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge zu erledigen und typische Verzögerungen zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Messeaufteilung und Laufweg einzeichnen
2 Personen
4
Tischzahlen pro Stand festlegen
2 Personen
5
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
6
Standbetreiber registrieren
2 Personen
7
Standplätze zuweisen
2 Personen
8
Informationen für Aussteller senden
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Online-Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Werbung in sozialen Medien posten
13
Plakate und Flyer verteilen
3 Personen
14
Eintrittspreis und Zahlungsweise festlegen
2 Personen
15
Materialreservierungen erstellen
16
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
17
Preislisten und Standschilder drucken
18
Besucherausweise vorbereiten
2 Personen
19
Kassengeld und Wechselgeld regeln
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Drucksachen und Formulare sortieren
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Mineralien und empfindliche Gegenstände bereitstellen
3 Personen
25
Saal öffnen
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Standwände und Vitrinen aufstellen
4 Personen
28
Beleuchtung und Verlängerungskabel anschließen
2 Personen
29
Standnummern aufhängen
2 Personen
30
Beschilderung anbringen
2 Personen
31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
32
Cateringtisch einrichten
2 Personen
33
Aussteller empfangen
3 Personen
34
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
35
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
36
Vitrinen und Tische kontrollieren
2 Personen
37
Eingänge und Notausgänge kontrollieren
2 Personen

Event

38
Türen für Besucher öffnen
2 Personen
39
Besucher registrieren
2 Personen
40
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
41
Besucher informieren
2 Personen
42
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
43
Catering ausgeben
2 Personen
44
Getränke nachfüllen
45
Kaffee und Tee nachfüllen
46
Mülleimer leeren
47
Toiletten zwischendurch kontrollieren
48
Laufwege freihalten
2 Personen
49
Letzte Besucher warnen
2 Personen
50
Besucher nach draußen begleiten
2 Personen

Nachbereitung

51
Kasse abschließen
2 Personen
52
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
53
Vitrinen und Displays einpacken
3 Personen
54
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
55
Beleuchtung und Kabel entfernen
2 Personen
56
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
57
Geschirr abwaschen
2 Personen
58
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
59
Toiletten reinigen
2 Personen
60
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
61
Materialien zurückgeben
2 Personen
62
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 28
StühleAnz. 36
Registrierungstisch
CateringtischAnz. 2
HockerAnz. 8

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
KassenAnz. 2
Etikettendrucker
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
SchreibtischlampenAnz. 16
TaschenlampenAnz. 4

Besuchsmaterialien

BesucherbadgesAnz. 250
PläneAnz. 250
ProgrammflyerAnz. 250
StifteAnz. 20
KlemmbrettmappenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 4
WegweiserAnz. 16
StandbeschilderungAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Taschenlampen für NotfälleAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 40
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServiertablettsAnz. 6
WasserkannenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reservieren Sie die Halle erst, wenn Raumgröße, Öffnungszeiten und Laufweg zusammenpassen. Zeichnen Sie die Tischaufteilung ein und legen Sie pro Stand frühzeitig die Tischzahl fest, damit keine Plätze doppelt vergeben werden.
Fordern Sie die Ausstelleranmeldungen mit einer festen Frist an, idealerweise 2 bis 3 Wochen vor der Börse. Erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche und senden Sie anschließend Standplatz, Aufbauzeiten und wichtige Informationen gesammelt weiter.
Erstellen Sie Lageplan, Standbeschriftungen und Besucherpläne spätestens 7 Tage vor dem Termin. Preislisten, Ausweise und Formulare sollten nicht erst am Vorabend sortiert oder gedruckt werden.
Planen Sie die Kasse mit mindestens einer Geldkassette, Wechselgeld und einem Kartenlesegerät. Prüfen Sie außerdem vorab, wo Eintrittspreise und Zahlungsweisen sichtbar stehen, damit sich am Einlass keine Warteschlange bildet.
Öffnen Sie den Saal mit ausreichend Vorlauf für Licht- und Sicherheitskontrollen. Empfindliche Mineralien, Vitrinen, UV-Lampen und Verlängerungskabel gehören erst nach dem Einrichten der Stände an ihren endgültigen Platz; Kabel werden mit Kabelmatten abgedeckt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Mineralienbörse organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Halle und Ausstelleransprache. Standanmeldungen, Werbung und Drucksachen lassen sich dann mit festen Fristen koordinieren.
Wie viele Tische braucht ein Stand auf einer Mineralienbörse?: Die Tischzahl hängt von der Standgröße und dem Angebot ab und sollte bei der Anmeldung verbindlich festgelegt werden. Planen Sie den Saal erst, wenn alle Tischzahlen vorliegen, damit Laufwege und Fluchtwege frei bleiben.
Wann sollte der Standplan für eine Mineralienbörse fertig sein?: Der endgültige Standplan sollte spätestens 7 Tage vor der Börse stehen. Senden Sie Standnummer, Lageplan und Aufbauinformationen anschließend gesammelt an die Aussteller.
Wie viel Wechselgeld braucht man für den Einlass?: Legen Sie das Wechselgeld anhand der erwarteten Besucherzahl und des Eintrittspreises fest und teilen Sie es auf die eingesetzten Kassen auf. Prüfen Sie Geldkassetten, Kassen und Kartenlesegeräte spätestens am Vortag.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.