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Mineralienbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Mineralienbörse müssen Aussteller, Standflächen und Besucherführung früh zusammenpassen. Plane zuerst Termin, Öffnungszeiten und Saal, bevor du Tischzahlen und Standplätze verbindlich verteilst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Beschilderung, Preislisten, Kasse, Wechselgeld, Getränke und empfindliche Mineralien. Die Checkliste führt dich durch die 62 Aufgaben und 54 benötigten Gegenstände – von der ersten Reservierung bis zur Saalöffnung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Messeaufteilung und Laufweg einzeichnen

    2 Personen

  • Tischzahlen pro Stand festlegen

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Plakate und Flyer verteilen

    3 Personen

  • Eintrittspreis und Zahlungsweise festlegen

    2 Personen

  • Materialreservierungen erstellen

  • Lageplan und Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Preislisten und Standschilder drucken

  • Besucherausweise vorbereiten

    2 Personen

  • Kassengeld und Wechselgeld regeln

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Drucksachen und Formulare sortieren

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Mineralien und empfindliche Gegenstände bereitstellen

    3 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standwände und Vitrinen aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung und Verlängerungskabel anschließen

    2 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen

    3 Personen

  • Kasse und Kartenlesegerät testen

    2 Personen

  • Vitrinen und Tische kontrollieren

    2 Personen

  • Eingänge und Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Türen für Besucher öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Eintrittsgelder kassieren

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Catering ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Mülleimer leeren

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Laufwege freihalten

    2 Personen

  • Letzte Besucher warnen

    2 Personen

  • Besucher nach draußen begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Vitrinen und Displays einpacken

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung und Kabel entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal und Eingang reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 28
  • StühleAnz. 36
  • Registrierungstisch
  • CateringtischAnz. 2
  • HockerAnz. 8

Anzeige

  • VitrinenschränkeAnz. 8
  • Glas-VitrinenabdeckungenAnz. 12
  • AcrylständerAnz. 40
  • AuslagekörbeAnz. 24
  • LupeAnz. 12
  • UV-LampenAnz. 4
  • StandwändeAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 28
  • PreishalterAnz. 80
  • Kleine AufbewahrungsboxenAnz. 30

Ausstattung

  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • Etikettendrucker
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • SchreibtischlampenAnz. 16
  • TaschenlampenAnz. 4

Besuchsmaterialien

  • BesucherbadgesAnz. 250
  • PläneAnz. 250
  • ProgrammflyerAnz. 250
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbrettmappenAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 4
  • WegweiserAnz. 16
  • StandbeschilderungAnz. 24

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • Taschenlampen für NotfälleAnz. 2
  • Rutschfeste MattenAnz. 8
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 40
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Saal und Mobiliar frühzeitig: Für jeden Stand brauchst du eine festgelegte Tischzahl, zusätzlich Platz für Registrierung, Catering und einen gut begehbaren Laufweg.
  • Schicke Ausstellern die wichtigsten Informationen nicht erst kurz vor dem Termin. Standplatz, Aufbauzeit, Tischanzahl, Zahlungsweise und Hinweise zu Strom oder Vitrinen sollten spätestens 2 Wochen vorher feststehen.
  • Plane die Besucherführung vor dem Druck: Lageplan, Beschilderung, Besucherausweise sowie Preislisten und Standschilder müssen zusammenpassen und spätestens 3 Tage vor der Börse sortiert bereitliegen.
  • Rechne die Kasse getrennt vor: Lege Eintrittspreis, Zahlungsarten, Geldkassetten, Kartenlesegeräte und ausreichend Wechselgeld mindestens 1 Tag vorher fest, statt dies beim Einlass zu klären.
  • Kümmere dich am Vortag um alles, was am Veranstaltungstag Zeit kostet: Getränke kühlen, Mineralien und empfindliche Stücke bereitstellen, Drucksachen sortieren und Verlängerungskabel mit Kabelmatten sichern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Mineralienbörse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saalreservierung und der Ansprache der Standbetreiber. Anmeldungen, Standplätze und Ausstellerinformationen sollten spätestens 2 Wochen vor der Börse bearbeitet sein.
Wie viele Tische braucht man pro Stand bei einer Mineralienbörse?
Lege die Tischzahl pro Stand individuell nach Anmeldung und Ausstellungsfläche fest, bevor du die Standplätze zuweist. Plane zusätzlich Tische für Registrierung und Catering sowie ausreichend Abstand für den Laufweg ein.
Was muss am Tag vor einer Mineralienbörse vorbereitet werden?
Am Vortag solltest du Getränke kühlen, Drucksachen und Formulare sortieren, Kassenmaterial und Wechselgeld bereitlegen sowie Mineralien und empfindliche Gegenstände sicher bereitstellen. Auch Beschilderung, Pläne, Kabelmatten und Beleuchtung sollten dann vollständig geprüft sein.
Wann sollte die Werbung für eine Mineralienbörse starten?
Starte die Werbung mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin mit sozialen Medien, Plakaten und Flyern. Wiederhole die wichtigsten Angaben in der letzten Woche, damit Datum, Öffnungszeiten, Eintrittspreis und Ort präsent bleiben.

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