Zo organiseer je een mineralenbeurs

Een mineralenbeurs organiseren begint niet bij de vitrines, maar bij de zaalindeling en het aantal standhouders. Leg eerst datum, openingstijden, locatie en tafelaantallen vast. Daarna regel je registratie, standplaatsverdeling, bezoekersinformatie en promotie. In de laatste week draait alles om printwerk, betaalmiddelen, verlichting en een veilige opstelling voor mineralen en kwetsbare stukken. Met een vaste volgorde voorkom je dat standhouders te laat hun plek kennen of dat kabels, wisselgeld en bewegwijzering op de beursdag ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Beursindeling en looproute tekenen
2 personen
4
Tafelaantallen per stand vastleggen
2 personen
5
Standhouders benaderen
2 personen
6
Standhouders registreren
2 personen
7
Standplaatsen toewijzen
2 personen
8
Standhoudersinformatie versturen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Online aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Promotie op sociale media plaatsen
13
Posters en flyers verspreiden
3 personen
14
Toegangsprijs en betaalwijze bepalen
2 personen
15
Reserveringen voor materialen maken
16
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
17
Prijslijsten en standbordjes drukken
18
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
19
Kassageld en wisselgeld regelen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Printwerk en formulieren sorteren
23
Dranken koelen
2 personen
24
Mineralen en kwetsbare spullen klaarzetten
3 personen
25
Zaal openen
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Standwanden en vitrines plaatsen
4 personen
28
Verlichting en verlengkabels aansluiten
2 personen
29
Standnummers ophangen
2 personen
30
Bewegwijzering ophangen
2 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Cateringtafel inrichten
2 personen
33
Standhouders ontvangen
3 personen
34
Standhouders naar hun plek wijzen
3 personen
35
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
36
Vitrines en tafels controleren
2 personen
37
Entree en nooduitgangen controleren
2 personen

Event

38
Deuren openen voor bezoekers
2 personen
39
Bezoekers registreren
2 personen
40
Entreegelden innen
2 personen
41
Bezoekers informeren
2 personen
42
Standhouders ondersteunen
2 personen
43
Catering serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
45
Koffie en thee bijvullen
46
Afvalbakken legen
47
Toiletten tussentijds controleren
48
Looproutes vrijhouden
2 personen
49
Laatste bezoekers waarschuwen
2 personen
50
Bezoekers naar buiten begeleiden
2 personen

Nazorg

51
Kassa afsluiten
2 personen
52
Standhouders laten afbouwen
4 personen
53
Vitrines en displays inpakken
3 personen
54
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
55
Verlichting en kabels verwijderen
2 personen
56
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
59
Toiletten schoonmaken
2 personen
60
Geleende materialen controleren
2 personen
61
Materialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 28
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Cateringtafelaantal 2
Krukkenaantal 8

Display

Vitrinekastenaantal 8
Glazen vitrinedekselsaantal 12
Acrylstandaardsaantal 40
Displaybakkenaantal 24
Vergrootglazenaantal 12
UV-lampenaantal 4
Standwandenaantal 12
Tafelkledenaantal 28
Prijshoudersaantal 80
Kleine opbergdozenaantal 30

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Kassa'saantal 2
Labelprinters
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Bureaulampenaantal 16
Zaklampenaantal 4

Bezoekersmaterialen

Bezoekersbadgesaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Programmaflyersaantal 250
Pennenaantal 20
Clipboardmappenaantal 4
Klembordenaantal 4
Pijlbordenaantal 16
Standbordjesaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampen voor noodsituatiesaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Afzetpalenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Teken de looproute voordat je standplaatsen toewijst. Houd bij elke tafel ruimte vrij voor bezoekers en controleer of de registratie- en cateringtafel de ingang niet blokkeren.
Geef standhouders hun praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin hun standnummer, het aantal tafels, opbouwtijd, route naar de zaal en de betaalafspraken.
Plan verlichting per stand, niet alleen voor de zaal. Mineralen komen slecht uit bij schaduw; controleer daarom vooraf waar LED-spots, bureaulampen en stekkerdozen komen en werk kabels weg met kabelmatten.
Tel kassageld en wisselgeld de dag vóór de beurs. Test alle pinapparaten en kassa's minimaal 24 uur eerder, zodat je nog tijd hebt om een defect apparaat of ontbrekende kabel te vervangen.
Zet vitrinekasten, glazen deksels, vergrootglazen en UV-lampen pas na de tafels en standwanden klaar. Label kwetsbare spullen per stand en houd zaklampen en kleine opbergdozen apart voor de opbouw en afsluiting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mineralenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de datum, zaal en standhouders. Verstuur standhoudersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs en controleer materialen en betalingen 24 uur vooraf.
Hoe deel je een mineralenbeurs in?: Teken eerst de ingang, registratietafel en looproute en verdeel daarna de tafels per stand. Laat minimaal 1 meter vrije loopruimte tussen rijen en houd vitrines en kwetsbare displays buiten drukke doorgangen.
Wat moet je voor een mineralenbeurs aan verlichting regelen?: Voorzie iedere stand van gericht licht en plan vooraf de stekkerdozen en verlengkabels. Test alle LED-spots en bureaulampen uiterlijk de dag vóór de beurs en dek kabels af met kabelmatten.
Wanneer regel je de betaling en entree van een mineralenbeurs?: Bepaal de toegangsprijs en betaalwijze uiterlijk 4 weken vooraf, zodat dit op uitnodigingen, posters en online aanmeldingen kan staan. Leg kassageld, wisselgeld en pinapparaten uiterlijk 24 uur vooraf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.