Messefahrt: Einkaufsliste und Mengenplanung

Bei einer Messefahrt müssen Sie nicht nur Tickets und Route im Blick behalten. Für die Gruppe brauchen Sie Getränke, Verpflegung, Ladezubehör und Unterlagen, die unterwegs schnell fehlen. Planen Sie die Mengen nach Teilnehmerzahl und Reisedauer, besonders bei Wasser, Lunchboxen und Namensschildern. Diese Einkaufsliste hilft Ihnen, den Startpunkt vorzubereiten und die Teilnehmer vor Ort zügig zu versorgen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Klappbare TischeAnz. 2
KlappstühleAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 30
Mehrweg-TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30
ServiettenhalterAnz. 2

Catering

KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 3
WasserkannenAnz. 3
LunchboxenAnz. 4
Einkäufe
- Wasser - 48 Fläschchen
- Sprudelwasser - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 12 Flaschen
- Eistee - 12 Flaschen
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Milch - 4 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Zucker - 1 Packung
- Süßstoff - 1 Packung
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Pappbecher - 50 Stück
- Mini-Croissants - 40 Stück
- Rosinenbrötchen - 30 Stück
- Vollkornbrot - 4 Laibe
- Weiße Brötchen - 30 Stück
- Käsescheiben - 1,5 Kilo
- Schinkenscheiben - 1 Kilo
- Hähnchenaufschnitt - 1 kilo
- Hummus - 4 Schalen
- Marmelade - 2 Gläser
- Butter - 500 Gramm
- Gurken - 6 Stück
- Tomaten - 2 Kilo
- Salat - 4 Köpfe
- Äpfel - 30 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Müsliriegel - 40 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzbrezeln - 3 Packungen
- Servietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Handseife - 2 Flaschen
- Händedesinfektion - 3 Flaschen
- Feuchttücher - 4 Packungen
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 1 Flasche
- Toilettenpapier - 12 Rollen

Ausstattung

PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 3
USB-LadegeräteAnz. 6
MobiltelefonAnz. 2
Fotokamera

Papierwaren

TeilnehmermappenAnz. 30
NotizblöckeAnz. 30
KugelschreiberAnz. 35
Gedruckte LagepläneAnz. 30
Gedruckte ProgrammeAnz. 30
TeilnehmerlisteAnz. 4
NotfallkontaktlisteAnz. 4
NamensschilderAnz. 30
BadgehalterAnz. 30
LanyardsAnz. 30

Organisation

KlemmbretterAnz. 3
SchreibmappenAnz. 3
StiftehalterAnz. 2
NamensaufkleberAnz. 40
MarkerAnz. 6
KlebebandAnz. 2
SchereAnz. 2
GummibänderAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-Set
WarnwestenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 6

Tipps

Rechnen Sie pro Person mindestens 1,5 Liter Wasser für die An- und Abreise ein. Für eine längere Fahrt sind zusätzlich Thermoskannen mit Kaffee oder Tee sinnvoll.
Planen Sie pro Teilnehmer eine Lunchbox und packen Sie bei längeren Messetagen etwa 10 Prozent Reserve ein. Kühlboxen sollten spätestens am Vorabend gekühlt werden.
Laden Sie Powerbanks, Mobiltelefone und USB-Ladegeräte am Vorabend vollständig auf. Nehmen Sie pro Gerät mindestens ein passendes Ladekabel und für mehrere Personen ein Verlängerungskabel mit.
Bereiten Sie Teilnehmermappen, Lagepläne und Programme in der Anzahl der angemeldeten Personen plus 2 bis 3 Reserveexemplare vor. So fehlen Unterlagen auch bei kurzfristigen Anmeldungen nicht.
Fertigen Sie Namensschilder, Badgehalter und Lanyards spätestens am Tag vor der Abfahrt an. Beschriften Sie zusätzlich einige Namensaufkleber für kurzfristige Änderungen oder Ersatz.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Messefahrt?: Für die Grundausstattung benötigen Sie Getränke, Lunchboxen, Kühlboxen, Ladezubehör und Unterlagen für alle Teilnehmer. Planen Sie pro Person mindestens 1,5 Liter Wasser sowie je ein Namensschild und eine Teilnehmermappe ein.
Wie viel Verpflegung brauche ich pro Person bei einer Messefahrt?: Rechnen Sie mit einer Lunchbox pro Person und etwa 10 Prozent Reserve. Für Getränke sind mindestens 1,5 Liter Wasser pro Teilnehmer sinnvoll; bei einer langen Anreise kommen Kaffee oder Tee aus Thermoskannen hinzu.
Wie viele Teilnehmermappen und Lagepläne soll ich drucken?: Drucken Sie je eine Teilnehmermappe und einen Lageplan pro angemeldeter Person. Ergänzen Sie 2 bis 3 Reserveexemplare, damit kurzfristige Änderungen oder zusätzliche Teilnehmer abgedeckt sind.
Wann muss ich die Sachen für die Messefahrt vorbereiten?: Kühlen Sie Getränke und Lunchboxen am Vorabend und laden Sie Powerbanks, Mobiltelefone und USB-Ladegeräte ebenfalls dann auf. Namensschilder, Mappen und gedruckte Unterlagen sollten spätestens einen Tag vor der Abfahrt fertig sein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.