Eine Exkursion der Studierendenvereinigung planen
Beginne mit Zielgruppe, Route und Programm, bevor du Transport und Ausflugsort buchst. Danach folgen Anmeldung, Zahlungsprüfung und die Einteilung der Teilnehmenden. Plane Verpflegung, Begleitpersonen und Notfallkontakte nicht erst in der letzten Woche. Am Vortag müssen Reisezeiten, Wetter, Materialien und Lunchpakete geprüft sein, damit am Abfahrtstag niemand auf Informationen oder Ausrüstung wartet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Zielgruppe der Exkursion festlegen
2 Personen
- 2
Programm und Route ausarbeiten
2 Personen
- 3
Transport reservieren
- 4
Ausflugsort reservieren
- 5
Führung buchen
- 6
Restaurant reservieren
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Kontaktdaten prüfen
- 12
Teilnehmer bestätigen
- 13
Zahlungen prüfen
- 14
Teilnehmer einteilen
2 Personen
- 15
Begleitpersonen zuweisen
2 Personen
- 16
Notfallkontakte sammeln
- 17
Teilnehmerinformationen versenden
- 18
Route und Reisezeiten überprüfen
2 Personen
- 19
Wettervorhersage prüfen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Exkursionsmappen zusammenstellen
2 Personen
- 22
Namensaufkleber vorbereiten
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Lunchpakete zusammenstellen
3 Personen
- 25
Materialien einpacken
2 Personen
- 26
Startpunkt vorbereiten
2 Personen
Event
- 27
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 28
Namensaufkleber verteilen
- 29
Teilnehmende instruieren
2 Personen
- 30
Gruppen zum Transport begleiten
4 Personen
- 31
Lunchpakete verteilen
2 Personen
- 32
Gruppen begleiten
4 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Führung empfangen
2 Personen
- 35
Dinner begleiten
4 Personen
- 36
Teilnehmende zum Startpunkt begleiten
4 Personen
- 37
Anwesenheit bei Abfahrt prüfen
2 Personen
- 38
Rückreise begleiten
4 Personen
Nachbereitung
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Materialien ausladen
2 Personen
- 41
Kühlboxen und Geschirr reinigen
2 Personen
- 42
Müll entsorgen
- 43
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 44
Verlorene Gegenstände erfassen
- 45
Teilnehmerfotos teilen
- 46
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 2
- KlappstühleAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
- TelefonladegeräteAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
- Megafon
- VerlängerungskabelAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 50
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 12
- LunchboxenAnz. 45
Papierwaren
- ExkursionsmappenAnz. 45
- RoutenpläneAnz. 45
- ProgrammflyerAnz. 45
- NotizblöckeAnz. 45
- StiftesetsAnz. 45
- KlemmbretterAnz. 6
- NamensaufkleberAnz. 50
- Wasserfeste StifteAnz. 6
Organisation
- ArmbänderAnz. 50
- PfeifenAnz. 4
- Weste für BegleitpersonenAnz. 6
- Namensschilder für BetreuerAnz. 6
- Bargeldkasse
- Taschen für MaterialienAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HanddesinfektionsmittelAnz. 4
- PutzlappenAnz. 8
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Set
- TaschenlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Erst wenn Startzeiten, Zwischenstopps und Rückfahrt realistisch sind, solltest du Transport, Ausflugsort und Führung verbindlich reservieren.
- Schließe die Anmeldung etwa 3 Wochen vor der Fahrt. Prüfe danach Kontaktdaten, Zahlungen und Ernährungswünsche und bestätige die Teilnehmenden spätestens 7 Tage vorher.
- Sammle Notfallkontakte mindestens 10 Tage vor der Exkursion und teile Begleitpersonen festen Gruppen zu. Westen, Namensschilder und eine aktuelle Teilnehmerliste erleichtern die Übersicht unterwegs.
- Plane pro Person mindestens eine Trinkflasche beziehungsweise ausreichend Getränke für die gesamte Fahrt und stelle Lunchpakete erst nach der Anmeldefrist zusammen. So vermeidest du fehlende Portionen und berücksichtigst Ernährungswünsche korrekt.
- Kontrolliere Wettervorhersage, Route und Reisezeiten 24 Stunden vor dem Start. Packe Exkursionsmappen, Routenpläne, Powerbanks, Ladegeräte und die übrigen Materialien am Vorabend ein, nicht erst beim Einsteigen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine studentische Exkursion organisieren?
- Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Für Transport, Ausflugsort, Führung und Restaurant brauchst du oft früh verbindliche Zusagen; die Anmeldung sollte etwa 3 Wochen vor der Fahrt enden.
- Wann sollte die Anmeldung für eine Exkursion geschlossen werden?
- Schließe das Anmeldeformular ungefähr 3 Wochen vor dem Termin. Danach bleiben meist noch 10 bis 14 Tage, um Zahlungen, Kontaktdaten, Ernährungswünsche und die Gruppeneinteilung zu prüfen.
- Was muss am Tag vor einer Exkursion geprüft werden?
- Prüfe 24 Stunden vorher Wetter, Route, Reisezeiten und die Erreichbarkeit aller gebuchten Stationen. Kontrolliere außerdem Teilnehmerliste, Notfallkontakte, Lunchpakete, Materialien sowie geladene Powerbanks und Telefone.
- Wie viele Begleitpersonen braucht eine studentische Exkursion?
- Plane mindestens eine verantwortliche Begleitperson pro Gruppe und teile die Teilnehmenden vor der Abfahrt fest zu. Die genaue Zahl hängt von Gruppengröße, Route und Programm ab; lege sie spätestens 7 Tage vorher fest.
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