Wat neem je mee voor een beursreis?

Voor een beursreis heb je meer nodig dan tickets en vervoer. Regel per deelnemer een deelnemersmap, naambadge, notitieblok en pen, en neem geprinte plattegronden en programma’s mee. Onderweg en op de beurs komen ook gekoelde dranken, lunch, powerbanks en oplaadkabels van pas. Met deze boodschappenlijst bepaal je per persoon wat je moet inkopen en welke organisatie- en cateringmaterialen je vooraf klaarlegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opvouwbare tafelsaantal 2
Opvouwbare stoelenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Servettenhoudersaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 3
Lunchboxenaantal 4
Boodschappen
- Water - 48 flesjes
- Bruiswater - 24 flesjes
- Cola - 12 flesjes
- Cola Zero - 12 flesjes
- Sinas - 12 flesjes
- IJsthee - 12 flesjes
- Koffie - 2 pakken
- Thee - 2 dozen
- Melk - 4 liter
- Havermelk - 2 liter
- Suiker - 1 pak
- Zoetjes - 1 doosje
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Papieren bekers - 50 stuks
- Mini-croissants - 40 stuks
- Krentenbollen - 30 stuks
- Volkorenbrood - 4 broden
- Witte broodjes - 30 stuks
- Kaasplakken - 1,5 kilo
- Hamplakken - 1 kilo
- Kipfiletbeleg - 1 kilo
- Hummus - 4 bakjes
- Jam - 2 potten
- Boter - 500 gram
- Komkommers - 6 stuks
- Tomaten - 2 kilo
- Sla - 4 kroppen
- Appels - 30 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Druiven - 3 kilo
- Mueslirepen - 40 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoute pretzels - 3 zakken
- Servetten - 200 stuks
- Keukenpapier - 4 rollen
- Handzeep - 2 flacons
- Handdesinfectie - 3 flacons
- Vochtige doekjes - 4 pakken
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 1 fles
- Toiletpapier - 12 rollen

Apparatuur

Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 3
USB-ladersaantal 6
Mobiele telefoonaantal 2
Fotocamera

Papierwaren

Deelnemersmappenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30
Balpennenaantal 35
Geprinte plattegrondenaantal 30
Geprinte programma'saantal 30
Deelnemerslijstaantal 4
Noodcontactlijstaantal 4
Naambadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30
Nekkoordenaantal 30

Organisatie

Klembordenaantal 3
Schrijfmappenaantal 3
Pennenbakkenaantal 2
Naamstickersaantal 40
Markeerstiftenaantal 6
Plakbandaantal 2
Schaaraantal 2
Elastiekenaantal 2

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4
Zaklampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 6

Tips

Neem voor iedere deelnemer één deelnemersmap, naambadge met badgehouder, notitieblok en pen mee. Print daarnaast één deelnemerslijst en één noodcontactlijst voor de organisatie.
Reken voor een reisdag op minimaal 1,5 liter water per persoon en vul de koelboxen met extra dranken voor vertragingen. Zet thermoskannen en waterkannen de avond ervoor klaar.
Voor lunch koop je één lunchbox per deelnemer, plus enkele extra porties voor wijzigingen of laat aangemelde deelnemers. Controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor vertrek.
Laad iedere powerbank volledig op en neem per 2 deelnemers minstens één passende oplaadkabel mee. Plan het opladen van telefoons vóór vertrek; een lege telefoon bemoeilijkt route- en contactinformatie.
Print plattegronden en programma’s uiterlijk de dag vóór de beurs. Neem per groep één klembord of schrijfmap mee en gebruik naamstickers als niet alle badges vooraf ingevuld zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel deelnemersmappen heb ik nodig voor een beursreis?: Neem één deelnemersmap per aangemelde deelnemer mee en maak 2 extra mappen voor last-minute wijzigingen. Vul ze uiterlijk de dag vóór vertrek met de route, het programma en de praktische informatie.
Hoeveel lunch en drinken moet ik meenemen per persoon?: Reken op één lunchbox en minimaal 1,5 liter water per persoon voor de reisdag. Koop daarnaast 10% extra lunch en drinken als de groep nog kan wijzigen of de terugreis lang duurt.
Wanneer moet ik plattegronden, programma’s en badges voorbereiden?: Maak de badges en deelnemersmappen uiterlijk 2 dagen vóór vertrek klaar. Print plattegronden en programma’s uiterlijk de dag ervoor, nadat afspraken en beursinformatie zijn gecontroleerd.
Hoeveel powerbanks en oplaadkabels zijn nodig voor een beursreis?: Plan minimaal één volledig opgeladen powerbank per 2 deelnemers en één passende oplaadkabel per deelnemer. Neem voor de organisatie bovendien een extra powerbank en kabel mee voor noodgevallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.