Que faut-il prévoir pour Voyage au salon ?

Pour Voyage au salon, il faut prévoir à la fois le déplacement, l’accueil du groupe et le matériel utile pendant la visite. La liste comprend les documents des participants, les badges, les plans imprimés, les boissons et le repas à emporter. Pensez aussi aux batteries externes et aux câbles de recharge : une journée de salon laisse rarement le temps de chercher une prise. Les quantités se calculent à partir du nombre d’inscrits, avec quelques unités de réserve.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettes réutilisablesqté 30
Couvertsqté 30
Porte-serviettesqté 2

Catering

Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 3
Lunch-boxqté 4
Courses
- Eau - 48 bouteilles
- Eau pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Thé glacé - 12 bouteilles
- Café - 2 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 1 paquet
- Édulcorants - 1 boîte
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Gobelets en papier - 50 pièces
- Mini-croissants - 40 pièces
- Petits pains aux raisins - 30 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Petits pains blancs - 30 pièces
- Tranches de fromage - 1,5 kilo
- Tranches de jambon - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 4 barquettes
- Confiture - 2 pots
- Beurre - 500 grammes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Barres de céréales - 40 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Bretzels salés - 3 sachets
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Savon pour les mains - 2 flacons
- Désinfectant pour les mains - 3 flacons
- Lingettes humides - 4 paquets
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 1 bouteille
- Papier toilette - 12 rouleaux

Équipement

Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Multiprisesqté 3
Chargeurs USBqté 6
Téléphone mobileqté 2
Appareil photo

Papeterie

Dossiers des participantsqté 30
Blocs-notesqté 30
Stylos à billeqté 35
Plans imprimésqté 30
Programmes imprimésqté 30
Liste des participantsqté 4
Liste des contacts d’urgenceqté 4
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30
Tours de couqté 30

Organisation

Presse-papiersqté 3
Chemises à pinceqté 3
Pots à crayonsqté 2
Étiquettes nominativesqté 40
Marqueursqté 6
Ruban adhésifqté 2
Ciseauxqté 2
Élastiquesqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 4
Lampes de pocheqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons microfibresqté 6

Conseils

Prévoyez un dossier participant, un badge et un porte-badge par personne inscrite, puis ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Comptez au moins une bouteille ou une portion de boisson par personne pour le trajet et la visite, puis utilisez les glacières, les thermos et les carafes d’eau pour garder les boissons accessibles.
Préparez un déjeuner par participant, avec 2 à 3 portions supplémentaires si le groupe voyage plusieurs heures ou si des inscriptions peuvent encore évoluer.
Imprimez un plan et un programme par personne, plus 2 à 3 exemplaires de secours pour le point de rassemblement, le responsable du groupe et les participants qui égarent leurs documents.
Rechargez les batteries externes la veille et prenez au moins un câble de recharge par type d’appareil utilisé, ainsi qu’une multiprise et un chargeur USB pour le départ ou le restaurant.

Questions fréquentes

Combien de dossiers faut-il préparer pour Voyage au salon ?: Préparez un dossier par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 20 personnes, prévoyez donc 21 à 22 dossiers afin de couvrir une inscription tardive ou un document perdu.
Quelle quantité de repas faut-il acheter pour un salon ?: Prévoyez une lunch-box par personne inscrite, avec 2 à 3 portions supplémentaires si la liste des participants n’est pas encore définitive. Vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant le départ.
Combien de badges et de tours de cou faut-il prévoir ?: Comptez un badge, un porte-badge et un tour de cou par participant. Ajoutez 2 à 3 jeux vierges pour les changements de nom ou les personnes ajoutées le jour du départ.
Quand faut-il préparer les documents et le matériel de recharge ?: Imprimez les plans, les programmes et les listes 1 à 2 jours avant le salon, après la dernière mise à jour des participants. Rechargez les batteries externes et vérifiez les câbles la veille au soir.

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