Messe-Get-together organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Messe-Get-together entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern eine saubere Reihenfolge. Reserviere zuerst Location und Catering, danach verschickst du Einladungen und bearbeitest die Anmeldungen. Zwei bis drei Tage vorher bestätigst du Lieferanten, erfasst Ernährungswünsche und verschickst Programm sowie Parkinformationen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen funktionierenden Empfang, gekühlte Getränke, getestete Technik und ein Buffet, das rechtzeitig bereitsteht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Catering reservieren
- 3
Einladungen erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Anmeldungen bestätigen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Lieferanten bestätigen
- 9
Programm teilen
- 10
Parkinformationen versenden
- 11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 12
Besucherliste ausdrucken
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Snacks prüfen
2 Personen
- 16
Location inspizieren
2 Personen
- 17
Mobiliar aufstellen
4 Personen
- 18
Tische eindecken
3 Personen
- 19
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 20
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Beleuchtung kontrollieren
- 23
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 24
Buffet aufbauen
3 Personen
- 25
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 26
Getränke bereitstellen
3 Personen
- 27
Snacks präsentieren
3 Personen
- 28
Teambriefing durchführen
6 Personen
Event
- 29
Gäste empfangen
3 Personen
- 30
Besucher registrieren
2 Personen
- 31
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 32
Snacks servieren
3 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee nachfüllen
- 35
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 36
Mülleimer leeren
- 37
Letzte Runde servieren
2 Personen
- 38
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Buffet abbauen
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Location reinigen
4 Personen
- 42
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 43
Materialien prüfen
2 Personen
- 44
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 45
Restbestand einlagern
2 Personen
- 46
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Hohe StehtischeAnz. 10
- Lange TischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- TischdeckenAnz. 16
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 12
Geschirr
- WeingläserAnz. 120
- BiergläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- ServierplattenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaraffenAnz. 6
- KorkenzieherAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 8
- BallonbouquetsAnz. 6
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
Registrierung
- NamensschilderAnz. 130
- BadgehalterAnz. 130
- KlemmbretterAnz. 3
- TresenstifteAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- PutzeimerAnz. 3
- SpülbeckenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Anmeldeschluss etwa 7 bis 10 Tage vor dem Get-together fest. So kannst du Namensschilder, Besucherliste, Catering und Ernährungswünsche auf Basis einer verlässlichen Zahl vorbereiten.
- Plane den Empfang vor dem Einlass vollständig: Registrierungstheke, Namensschilder, Badgehalter und eine ausgedruckte Besucherliste gehören an einen festen Platz. Eine Person sollte die ersten 30 Minuten ausschließlich für die Anmeldung zuständig sein.
- Kläre die Getränke nicht erst beim Aufbau. Kühlboxen und Eisbehälter müssen früh bereitstehen; rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser in Karaffen sichtbar bereit.
- Teste Beschallungsanlage, tragbaren Lautsprecher, Verlängerungskabel und Beleuchtung spätestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste. Häufig fehlt nicht das Gerät, sondern ein erreichbarer Stromanschluss oder ein passendes Kabel.
- Baue Buffet, Kaffee und Tee mindestens 30 Minuten vor Beginn auf. Kontrolliere dabei Servierplatten, Servierzangen, Korkenzieher, Flaschenöffner sowie Tassen, Gläser, Teller und Besteck – diese Kleinteile werden besonders oft erst beim ersten Gast vermisst.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Messe-Get-together planen?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Location und Catering. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du bis zum Anmeldeschluss noch Rückmeldungen bearbeiten kannst.
- Wann sollte ich die Einladungen für ein Messe-Get-together verschicken?
- Verschicke die Einladungen ungefähr 3 Wochen vor der Veranstaltung. Setze den Anmeldeschluss 7 bis 10 Tage vorher, damit Catering, Namensschilder und Besucherliste rechtzeitig angepasst werden können.
- Wie viel Getränke brauche ich für ein Messe-Get-together?
- Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, einschließlich Wasser. Stelle zusätzlich Karaffen mit Wasser bereit und kühle die Getränke spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher.
- Wann muss die Technik beim Messe-Get-together getestet werden?
- Teste Lautsprecher, Beleuchtung und Verlängerungskabel spätestens 60 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei nicht nur den Ton, sondern auch Stromanschlüsse und die Position des Lautsprechers im Raum.
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