Organiser un cocktail de salon professionnel, étape par étape

Un cocktail de salon professionnel se prépare d’abord autour du lieu, du nombre de visiteurs attendus et du format des échanges. Réservez rapidement l’espace et le traiteur, puis envoyez une invitation qui précise les horaires, l’accès et le stationnement. Les inscriptions permettent d’ajuster les besoins alimentaires, les badges, les boissons et le mobilier. La veille, concentrez-vous sur le refroidissement, les vérifications et la mise en place pour que l’accueil soit fluide dès l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver le catering
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Confirmer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les fournisseurs
9
Partager le programme
10
Envoyer les infos de parking
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer la liste des visiteurs
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Vérifier les amuse-bouches
2 personnes
16
Inspecter le lieu
2 personnes
17
Installer le mobilier
4 personnes
18
Dresser les tables
3 personnes
19
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Installer la décoration
2 personnes
22
Vérifier l'éclairage
23
Tester le système de sonorisation
2 personnes
24
Monter le buffet
3 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Préparer les boissons
3 personnes
27
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
28
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

29
Accueillir les invités
3 personnes
30
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
31
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Réapprovisionner le café et le thé
35
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
36
Vider les poubelles
37
Servir le dernier tour
2 personnes
38
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

39
Démonter le buffet
3 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Nettoyer le lieu
4 personnes
42
Remettre le mobilier en place
4 personnes
43
Vérifier le matériel
2 personnes
44
Retourner les matériels de location
2 personnes
45
Ranger le stock restant
2 personnes
46
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 10
Longues tablesqté 6
Chaisesqté 40
Nappesqté 16
Portantsqté 2
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à bièreqté 100
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Enceinte portable
Rallongesqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 8
Bouquets de ballonsqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Inscription

Badges nominatifsqté 130
Porte-badgesqté 130
Presse-papiersqté 3
Stylos de comptoirqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la capacité d’accueil et le plan du lieu, puis réservez le traiteur avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs non prévus ou les inscriptions tardives.
Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant le cocktail et prévoyez une relance 5 à 7 jours avant. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Préparez les badges nominatifs et la liste des visiteurs 24 heures avant l’ouverture. Installez le comptoir d’inscription près de l’entrée, avec les porte-badges classés par ordre alphabétique pour réduire l’attente.
Refroidissez les boissons la veille et prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Vérifiez aussi les verres à vin, à bière et à eau avant l’arrivée du traiteur.
Faites une inspection complète du lieu le jour même, au moins 3 heures avant l’accueil : mobilier, éclairage, sonorisation, buffet, café, signalétique et accès au parking. Testez l’enceinte et placez les panneaux d’orientation avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un cocktail professionnel ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant l’événement, puis faites une relance 5 à 7 jours avant. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de confirmer le traiteur et les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour un cocktail de salon ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et prévoyez de l’eau en quantité visible à plusieurs endroits.
Combien de temps faut-il pour installer un cocktail professionnel ?: Prévoyez au moins 3 heures le jour J pour installer les tables, le buffet, les badges, la décoration et la signalétique. Faites l’inspection finale 30 minutes avant l’ouverture, lorsque tout le matériel est déjà en place.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Transmettez un premier chiffre à la clôture des inscriptions, environ 10 jours avant le cocktail. Confirmez ensuite le nombre final et les régimes alimentaires 48 à 72 heures avant, selon les conditions du fournisseur.

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