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Männertreffen organisieren: die praktische Checkliste

Ein Männertreffen braucht mehr als einen Termin und ein paar Getränke. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Essen, Technik und den Ablauf so koordinieren, dass am Veranstaltungstag niemand suchen oder improvisieren muss. Plane zuerst Datum, Programm und Ort, danach Einladungen und Teilnehmerzahl. In den letzten Tagen folgen Einkauf, Vorbereitung und Techniktest; am Tag selbst zählen ein geöffneter Raum, gedeckte Tische und ein klarer Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Programm und Sprecher bestätigen

    2 Personen

  • Mahlzeit und Einkäufe planen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke gekühlt bereitstellen

    2 Personen

  • Mahlzeit vorbereiten

    3 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Speisesaal eindecken

    4 Personen

  • Technik und Präsentation testen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Kennenlernaktivität begleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

    2 Personen

  • Inhaltliches Programm begleiten

    2 Personen

  • Mahlzeit buffetfertig machen

    4 Personen

  • Buffet und Getränke servieren

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck sammeln

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Getränke und Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Materialien verstauen

    2 Personen

  • Schlüssel und Standort prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • BuffetischeAnz. 3
  • Empfangstisch
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 50
  • DesserttellerAnz. 50
  • SchalenAnz. 50
  • GläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • MesserAnz. 50
  • GabelnAnz. 50
  • LöffelAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 50
  • NamenskartenständerAnz. 50
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • Willkommensschild

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Büro

  • Flipchart
  • StifteAnz. 12
  • NotizblöckeAnz. 50
  • KugelschreiberAnz. 50
  • BibelnAnz. 15
  • GesprächskartenAnz. 50

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • MüllgreiferAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm fest, bevor du die Einladungen verschickst. So können Sprecher, Kennenlernaktivität und Mahlzeit auf einen gemeinsamen Ablauf abgestimmt werden.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Treffen ab. Bestätige die Teilnahme danach, damit du Essen, Geschirr und Sitzplätze nicht nach Gefühl planst.
  • Plane Einkauf und Kühlung getrennt: Getränke sollten am Vortag gekühlt werden, während empfindliche Speisen erst am Veranstaltungstag vorbereitet werden. Prüfe die Einkaufsliste einmal nach Teilnehmerzahl und Sonderkost.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Ein Verlängerungskabel und eine Ersatzlösung für die Präsentation werden häufig erst bemerkt, wenn der Raum bereits voll ist.
  • Öffne den Veranstaltungsort mindestens 60 Minuten vor Beginn. Kontrolliere zuerst Räume und Technik, stelle danach Tische und Stühle auf und richte Empfangstisch, Speisesaal sowie Getränkeversorgung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Männertreffen planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Verschicke die Einladungen anschließend und setze eine Rückmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen vor dem Treffen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Männertreffen?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle Wasser zusätzlich bereit und kühle die Getränke spätestens am Vortag.
Wann sollte ich das Essen für ein Männertreffen einkaufen?
Trockene und haltbare Zutaten kannst du 2 bis 3 Tage vorher besorgen. Frische Lebensmittel kaufst du am besten am Vortag; warme Speisen bereitest du am Veranstaltungstag so vor, dass sie rechtzeitig in den Warmhaltebehältern stehen.
Wie lange vorher muss die Technik getestet werden?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 24 Stunden vor Beginn. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Kontrolle, ob Kabel, Stromversorgung und Präsentation noch funktionieren.

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