Checklist pour organiser une réunion d’hommes

Une réunion d’hommes réussie repose surtout sur un déroulé clair et une préparation répartie dans le temps. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis gérez les inscriptions avant de prévoir le repas et les achats. Le jour venu, gardez au moins 90 minutes pour installer la salle, tester la présentation et refroidir les boissons. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans l’ordre, des premières invitations au café servi aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Confirmer le programme et les intervenants
2 personnes
Planifier le repas et les courses
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le repas
3 personnes
Préparer le matériel de présentation

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Dresser la salle à manger
4 personnes
Tester la technique et la présentation
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l’ouverture
Animer l’activité de знакомства
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Accompagner le programme de contenu
2 personnes
Préparer le buffet du repas
4 personnes
Servir le buffet et les boissons
4 personnes
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
Assurer la clôture
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Vérifier les clés et le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Bolsqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Cuillèresqté 50
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 50
Présentoirs pour cartes nominativesqté 50
Compositions floralesqté 4
Panneau d’accueil

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Bureau

Paperboard
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 50
Stylos à billeqté 50
Biblesqté 15
Cartes de discussionqté 50

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 4 semaines à l’avance. Cela laisse le temps d’envoyer les invitations, de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer les intervenants.
Relancez les invités 7 à 10 jours avant la réunion, puis clôturez les inscriptions 3 jours avant. Vous aurez ainsi un nombre fiable pour le repas, les chaises, les assiettes et les verres.
Prévoyez les boissons séparément du repas : mettez-les au frais au moins 4 heures avant l’accueil et gardez une glacière ou un stock de rechange pour la pause.
Réservez 90 minutes avant l’arrivée du groupe pour installer les tables et les chaises, préparer la table d’accueil, dresser la salle à manger et vérifier les poubelles.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et le microphone avant l’ouverture. Branchez les rallonges à l’avance et gardez 15 minutes de marge pour résoudre un problème technique.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’hommes ?: Envoyez-les idéalement 4 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant, puis confirmez les inscriptions 3 jours avant afin d’ajuster le repas et la salle.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle ?: Comptez environ 90 minutes le jour même pour ouvrir le lieu, vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et dresser la salle à manger. Ajoutez 15 minutes pour tester la technique.
Quand faire les courses pour une réunion d’hommes ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant la réunion pour les produits du repas et le café. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des participants.
Comment organiser le repas après les inscriptions ?: Attendez d’avoir confirmé les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 3 jours avant l’événement. Vérifiez alors la liste des courses, les quantités de vaisselle et le matériel de service avant d’acheter et de préparer le repas.

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