Live-Malschau organisieren: von der Planung bis zum letzten Pinselstrich

Bei einer Live-Malschau müssen Publikum, Künstler, Technik und Arbeitsflächen gleichzeitig funktionieren. Starte deshalb mit Ort und Datum, halte die Reservierung schriftlich fest und kläre früh, wie Musik und Programm zusammenpassen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche, bevor du den Raum für Malerei und Besucherstrom einrichtest. Am Veranstaltungstag zählt eine klare Reihenfolge: Technik prüfen, Böden schützen, Materialien verteilen und den Künstlern ein kurzes Briefing geben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum bestätigen
2
Reservierung schriftlich festhalten
3
Live-Painting-Künstler festlegen
4
Musik und Programm abstimmen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Besucherliste aktualisieren
9
Programm und Zeiten veröffentlichen
10
Künstlerbriefing versenden
11
Technik und Strom prüfen
2 Personen
12
Leinwände kontrollieren
13
Farbe und Pinsel auffüllen
14
Einkaufsliste prüfen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Materialien pro Künstler bereitlegen
2 Personen
18
Location öffnen
2 Personen
19
Arbeitsbereich freiräumen
3 Personen
20
Boden schützen
3 Personen
21
Malerwände aufstellen
3 Personen
22
Bereich ohne Bühne markieren
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
24
Künstlermaterialien bereitstellen
3 Personen
25
Beleuchtung montieren
2 Personen
26
Musikanlage anschließen
2 Personen
27
Mikrofon testen
2 Personen
28
Musikwiedergabeliste testen
29
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
30
Bar und Getränkestation einrichten
2 Personen
31
Snacks portionieren
3 Personen
32
Toiletten kontrollieren

Event

33
Künstler empfangen
2 Personen
34
Besucher empfangen
3 Personen
35
Programm vorstellen
36
Livepainting eröffnen
37
Musik beim Malen bereitstellen
38
Künstler betreuen
2 Personen
39
Getränke servieren
3 Personen
40
Snacks servieren
2 Personen
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Gläser und Geschirr einsammeln
2 Personen
43
Malprozess erläutern
44
Besucherfragen begleiten
2 Personen
45
Arbeitsbereich sauber halten
2 Personen
46
Mülleimer leeren
47
Zusätzliche Farbe bereitstellen
48
Pausengetränke für Künstler bereitstellen
49
Abschlussarbeiten beleuchten
2 Personen
50
Abschlusspräsentation ankündigen
51
Abschlussarbeiten präsentieren
2 Personen
52
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

53
Künstler auschecken
2 Personen
54
Farbe und Materialien sicher verstauen
3 Personen
55
Gemälde trocknen lassen
2 Personen
56
Anlage ausschalten
2 Personen
57
Beleuchtung abbauen
2 Personen
58
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
59
Geschirr abwaschen
2 Personen
60
Bodenabdeckung entfernen
3 Personen
61
Farbspritzer entfernen
2 Personen
62
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
63
Abfall entsorgen
2 Personen
64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
65
Übrig gebliebene Materialien inventarisieren
66
Gemälde verpacken
2 Personen
67
Fotos und Dateien sicher speichern
68
Dankesnachricht an Besucher senden
69
Künstler über Arbeiten informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 8
Lange TischeAnz. 6
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
Anmeldetisch
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
AudiokabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop
MobiltelefonAnz. 2

Beleuchtung

LED-FlutlichterAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

Pfeile und BeschilderungAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
TischläuferAnz. 14
AbsperrpfostenAnz. 10
AbsperrbandAnz. 4

Kunstmaterial

LeinwändeAnz. 16
StaffeleienAnz. 12
AcrylfarbsetsAnz. 8
PinselsetsAnz. 12
PalettenAnz. 16
MischschalenAnz. 24
WasserbehälterAnz. 16
BleistifteAnz. 24
KaugummiAnz. 12
PapierklebebandAnz. 12
SprühlackAnz. 6
MalerhandschuheAnz. 40
MaleroverallsAnz. 12
SchutzfolieAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
PapierhandtuchhalterAnz. 4
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege die Künstler und das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Veröffentliche Zeiten und Programmpunkte spätestens einige Tage vorher, damit Gäste wissen, wann sie ankommen und was sie erwartet.
Plane den Malbereich nicht erst beim Aufbau. Räume ausreichend Fläche frei, stelle die Malerwände auf und markiere den Bereich ohne Bühne mit Absperrpfosten oder Absperrband.
Prüfe Technik und Strom vor dem Einlass: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Audiokabel und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen. Teste das Mikrofon mindestens 30 Minuten vor Beginn.
Bereite für jeden Künstler eine eigene Materialgruppe vor. Kontrolliere Leinwand, Staffelei, Acrylfarben, Pinsel, Palette und Mischschalen am Vortag und fülle Fehlendes noch vor dem Veranstaltungstag auf.
Kühle die Getränke erst, nachdem die Einkaufsliste geprüft ist, und stelle Anmeldung, Namensschilder und aktualisierte Besucherliste an einem festen Tisch bereit. So geraten Nachmeldungen und Ernährungswünsche nicht zwischen Aufbau und Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Live-Malschau organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum und Künstlern. Einladungen und Anmeldungen lassen sich danach geordnet bearbeiten, während Technik und Materialien in der letzten Woche geprüft werden.
Wie viel Platz braucht eine Live-Malschau?: Plane pro Künstler eine klar abgegrenzte Arbeitsfläche mit Leinwand, Staffelei und Bewegungsraum. Zusätzlich brauchst du Platz für Publikum, Tische und Stühle sowie einen markierten Bereich ohne Bühne; die genaue Fläche hängt von der Künstlerzahl und der Raumgröße ab.
Wann sollte die Technik bei einer Live-Malschau getestet werden?: Führe einen vollständigen Test spätestens 30 Minuten vor dem Einlass durch. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, kabelloses Mikrofon, Audiokabel, Laptop und Stromanschlüsse gemeinsam statt nur einzelne Geräte einzuschalten.
Was wird bei einer Live-Malschau häufig vergessen?: Oft fehlen Ersatzmaterialien, freie Stromwege und ein geschützter Boden unter den Malplätzen. Kontrolliere Leinwände, Farben und Pinsel am Vortag und bringe Bodenabdeckung sowie Verlängerungskabel vor dem Aufbau in den Raum.

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