Live-Malschau organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Live-Malschau braucht mehr Vorbereitung als eine normale Ausstellung: Künstler arbeiten vor Publikum, während Musik, Licht und Besucherstrom gleichzeitig funktionieren müssen. Kläre zuerst Ort, Termin, Reservierung und Programm, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen prüfst du Technik, Leinwände, Farben und die Gästeliste. Am Veranstaltungstag zählen ein freier Arbeitsbereich, geschützte Böden und bereitgelegte Materialien pro Künstler.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum bestätigen
Reservierung schriftlich festhalten
Live-Painting-Künstler festlegen
Musik und Programm abstimmen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
Programm und Zeiten veröffentlichen
Künstlerbriefing versenden
Technik und Strom prüfen
2 Personen
Leinwände kontrollieren
Farbe und Pinsel auffüllen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien pro Künstler bereitlegen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Arbeitsbereich freiräumen
3 Personen
Boden schützen
3 Personen
Malerwände aufstellen
3 Personen
Bereich ohne Bühne markieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Künstlermaterialien bereitstellen
3 Personen
Beleuchtung montieren
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Musikwiedergabeliste testen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Bar und Getränkestation einrichten
2 Personen
Snacks portionieren
3 Personen
Toiletten kontrollieren

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Livepainting eröffnen
Musik beim Malen bereitstellen
Künstler betreuen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gläser und Geschirr einsammeln
2 Personen
Malprozess erläutern
Besucherfragen begleiten
2 Personen
Arbeitsbereich sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
Zusätzliche Farbe bereitstellen
Pausengetränke für Künstler bereitstellen
Abschlussarbeiten beleuchten
2 Personen
Abschlusspräsentation ankündigen
Abschlussarbeiten präsentieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Künstler auschecken
2 Personen
Farbe und Materialien sicher verstauen
3 Personen
Gemälde trocknen lassen
2 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Bodenabdeckung entfernen
3 Personen
Farbspritzer entfernen
2 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien inventarisieren
Gemälde verpacken
2 Personen
Fotos und Dateien sicher speichern
Dankesnachricht an Besucher senden
Künstler über Arbeiten informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 8
Lange TischeAnz. 6
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
Anmeldetisch
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
AudiokabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop
MobiltelefonAnz. 2

Beleuchtung

LED-FlutlichterAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

Pfeile und BeschilderungAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
TischläuferAnz. 14
AbsperrpfostenAnz. 10
AbsperrbandAnz. 4

Kunstmaterial

LeinwändeAnz. 16
StaffeleienAnz. 12
AcrylfarbsetsAnz. 8
PinselsetsAnz. 12
PalettenAnz. 16
MischschalenAnz. 24
WasserbehälterAnz. 16
BleistifteAnz. 24
KaugummiAnz. 12
PapierklebebandAnz. 12
SprühlackAnz. 6
MalerhandschuheAnz. 40
MaleroverallsAnz. 12
SchutzfolieAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
PapierhandtuchhalterAnz. 4
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege den Künstlerbereich früh fest und markiere den Bereich ohne Bühne sichtbar. So bleiben Arbeitsflächen frei und Besucher stehen nicht direkt an Staffeleien oder Kabeln.
Plane Technik und Strom spätestens eine Woche vorher durch: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Audiokabel und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen und erreichbar sein.
Bereite für jeden Künstler ein eigenes Materialset vor. Kontrolliere Leinwand, Staffelei, Acrylfarben, Pinsel, Palette und Mischschalen nicht erst beim Aufbau.
Veröffentliche Programm und Zeiten nach der Abstimmung und aktualisiere die Besucherliste bis kurz vor dem Termin. Ernährungswünsche solltest du spätestens 3 Tage vorher gesammelt an die zuständige Person weitergeben.
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. In dieser Zeit lassen sich Boden schützen, Malerwände und Beleuchtung aufstellen, Möbel platzieren und Getränke kühlen, ohne dass Gäste im Weg stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Live-Malschau planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum, Reservierung und der Auswahl der Live-Painting-Künstler. Einladungen und Anmeldungen sollten danach noch mehrere Wochen Zeit haben.
Was braucht jeder Künstler bei einer Live-Malschau?: Plane pro Künstler mindestens eine Leinwand, eine Staffelei, ein Acrylfarbset, ein Pinselset, eine Palette und eine Mischschale ein. Lege die Sets vor dem Einlass direkt am jeweiligen Arbeitsplatz bereit.
Wann sollte die Technik für eine Live-Malschau geprüft werden?: Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Laptop und Stromanschlüsse spätestens 7 Tage vorher. Einen kurzen Funktionstest mit allen Audiokabeln und Verlängerungskabeln solltest du zusätzlich am Veranstaltungstag durchführen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Live-Malschau?: Rechne mit mindestens 2 Stunden Aufbauzeit, bei umfangreicher Beleuchtung oder mehreren Künstlern eher 3 Stunden. Der Raum muss vor dem Einlass frei geräumt, der Boden geschützt und der Arbeitsbereich vollständig markiert sein.

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