Lichtfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Lichtfest braucht mehr Vorbereitung als nur Laternen und Lichterketten. Du koordinierst Strom, Beleuchtung, einen sicheren Rundgang, Helfer, Anwohner, Musik und die Versorgung vor Ort. Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen; in der letzten Woche geht es vor allem um Tests, Einkäufe und Wetterkommunikation. Die Checkliste führt dich durch alle 81 Aufgaben und hilft dir, die 76 benötigten Dinge rechtzeitig bereitzulegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Lageplan des Geländes erstellen
2 Personen
Lieferanten reservieren
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm erstellen
2 Personen
Musikauswahl zusammenstellen
Route für den Lichterspaziergang festlegen
3 Personen
Anwohner über die Route informieren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Tische und Stühle reservieren
Kühlboxen reservieren
Müllabholung vereinbaren
Wettervorhersage prüfen
Wetterkommunikation vorbereiten
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Lichter testen
2 Personen
Musikanlage testen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Namensschilder für Freiwillige erstellen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen

Event

Gelände absperren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Lichtbögen und Lichterketten aufhängen
4 Personen
LED-Laternen aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Getränketische einrichten
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Mikrofon testen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Lichter verteilen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke ausgeben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Lichterspaziergang begleiten
6 Personen
Verkehrsposten besetzen
4 Personen
Musik organisieren
Lichtshow steuern
Durchsagen machen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Lichterketten ausschalten
2 Personen
Lichter einsammeln
3 Personen
Buffet abräumen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Beschallungsanlage verpacken
2 Personen
Stromkabel entfernen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Materialien einlagern
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Übrig gebliebene haltbare Produkte lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 120
LED-TeelichterAnz. 180
LichterkettenAnz. 12
LichtbögenAnz. 4
BatteriesätzeAnz. 40
TaschenlampenAnz. 8

Ausstattung

AkkulautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
PowerbanksAnz. 6

Dekoration

PapierlampionsAnz. 40
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
Dekorative BänderAnz. 12
KreidetafelnAnz. 6
WäscheklammernAnz. 100
SeilrollenAnz. 4
WegweiserAnz. 10
WegweiserAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
UntertassenAnz. 100
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelAnz. 12
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermometerAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
BrotmesserAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandschuheAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 8

Registrierung

AnmeldungstischeAnz. 2
Kasse
Geldkassette
StifteAnz. 20
NamensschilderAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 150
WechselgeldkassenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Route des Lichterspaziergangs spätestens drei Wochen vorher fest und informiere die Anwohner schriftlich. Prüfe dabei Wege, Engstellen und dunkle Abschnitte bei einem Rundgang nach Einbruch der Dunkelheit.
Kontrolliere Stromanschlüsse und Kabel mindestens 7 Tage vor dem Fest. Teste Lichterketten, LED-Laternen und Lichtbögen vollständig und sichere Kabel mit Kabelmatten, damit niemand über Verlängerungskabel oder Kabeltrommeln stolpert.
Teile die Freiwilligen spätestens eine Woche vorher festen Schichten zu. Plane mindestens eine Person für Einlass und Anmeldungen, zwei für den Rundgang und eine für Technik oder Strom ein.
Stelle Getränke und Snacks nicht erst zum Beginn bereit: Kühle die Getränke mindestens 3 Stunden vorher und bereite Snacks so vor, dass die Ausgabe während des Programms ohne lange Unterbrechung funktioniert.
Bereite eine Wettermitteilung spätestens 48 Stunden vorher vor und lege fest, über welchen Kanal sie verschickt wird. Prüfe außerdem, ob Partyzelte, Taschenlampen, Batteriesätze und Powerbanks für Regen oder einen Stromausfall ausreichen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Lichtfest anmelden?: Kläre Datum und Ort mindestens 6 Wochen vorher und prüfe direkt danach, ob Genehmigungen erforderlich sind. Für eine öffentliche Route solltest du Anwohner spätestens 3 Wochen vor dem Termin informieren.
Wie viele Helfer braucht man für ein Lichtfest?: Für ein kleines bis mittleres Lichtfest solltest du mindestens 6 Helfer einplanen: zwei für den Rundgang, zwei für Aufbau und Beleuchtung, eine Person für Einlass und Anmeldungen sowie eine für Technik und Nachschub. Bei vielen Teilnehmenden kommen pro 25 bis 30 Personen mindestens 2 weitere Begleitpersonen hinzu.
Wann sollte man die Beleuchtung für ein Lichtfest testen?: Führe den vollständigen Test spätestens 7 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag 2 bis 3 Stunden vor Beginn. Prüfe dabei auch Batteriesätze, Powerbanks, Verlängerungskabel und die Verständlichkeit der Lautsprecheranlage.
Wie plant man einen Lichterspaziergang sicher?: Lege die Route mindestens 3 Wochen vorher fest und kontrolliere sie bei Dunkelheit. Rechne pro 25 bis 30 Teilnehmende mit mindestens 2 Begleitpersonen, markiere Abzweigungen deutlich und halte Taschenlampen als Reserve bereit.

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