Lichtjesavond organiseren: checklist en planning

Een Lichtjesavond vraagt meer voorbereiding dan alleen lampionnen ophangen. Je regelt een veilige route, voldoende stroom en verlichting, vrijwilligers, eten en drinken en duidelijke communicatie met buurtbewoners. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna toe naar een getest terrein en een helder programma. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in welke volgorde moet regelen en wat op de avond zelf vaak te laat wordt ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
Leveranciers reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Route voor lichtjeswandeling bepalen
3 personen
Buurtbewoners over de route informeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Koelboxen reserveren
Afvalinzameling afspreken
Weersverwachting controleren
Weerscommunicatie voorbereiden
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Lichtjes testen
2 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voor vrijwilligers maken
EHBO-materialen controleren
Kassa en wisselgeld klaarmaken
2 personen

Event

Terrein afzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Lichtbogen en lichtslingers ophangen
4 personen
LED-lantaarns plaatsen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Drankentafels inrichten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Microfoon testen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Lichtjes uitdelen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Lichtjeswandeling begeleiden
6 personen
Verkeerspunten bemannen
4 personen
Muziek verzorgen
Lichtshow bedienen
Omroepberichten verzorgen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Lichtslingers uitschakelen
2 personen
Lichtjes inzamelen
3 personen
Buffet afruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Geluidsinstallatie inpakken
2 personen
Stroomkabels verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen opslaan
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Overgebleven houdbare producten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 120
LED-theelichtenaantal 180
Lichtslingersaantal 12
Lichtbogenaantal 4
Batterijsetsaantal 40
Zaklampenaantal 8

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 40
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Decoratieve lintenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Wasknijpersaantal 100
Touwrollenaantal 4
Routebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schoteltjesaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermometeraantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handschoenenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Registratie

Aanmeldtafelsaantal 2
Kassa
Geldkist
Pennenaantal 20
Naamkaartjesaantal 30
Clipboardsaantal 6
Polsbandjesaantal 150
Wisselgeldbakjesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route voor de lichtjeswandeling minstens 3 weken vooraf vast. Informeer buurtbewoners over beginpunt, eindpunt en verwachte looptijd, zodat zij niet worden verrast door groepen bezoekers.
Test alle lichtslingers, LED-lantaarns, LED-theelichten en batterijsets uiterlijk 2 dagen vooraf. Houd reservebatterijen, zaklampen en powerbanks apart; lege batterijen vallen meestal pas op tijdens de opbouw.
Controleer de stroompunten vóór je geluidsapparatuur en verlichting reserveert. Tel verlengkabels, kabelhaspels en stekkerdozen per terreinzone en dek kabels af met kabelmatten op looproutes.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur voor ontvangst, routebegeleiding, catering en opruimen. Geef routebegeleiders vooraf een kaart en spreek één verzamelpunt af voor vragen of incidenten.
Zet dranken enkele uren vóór aanvang koud en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Verwerk dieetwensen uiterlijk een week voor de avond, zodat je niet op het laatste moment aparte porties hoeft te regelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Lichtjesavond organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de avond en controleer het terrein en de verlichting 1 tot 2 dagen vooraf.
Heb ik een vergunning nodig voor een Lichtjesavond?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, route en gebruik van openbare ruimte. Controleer dit minimaal 6 weken vooraf bij de gemeente, omdat een aanvraag meerdere weken kan duren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Lichtjesavond?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 30 bezoekers bij een begeleide route. Plan daarnaast aparte mensen voor ontvangst, catering, techniek en opruimen, met diensten van 2 tot 3 uur.
Wanneer moet ik de lichtjes voor Lichtjesavond testen?: Test alle verlichting uiterlijk 2 dagen vooraf en herhaal een korte controle tijdens de opbouw. Controleer vooral batterijsets, verbindingen, verlengkabels en de zichtbaarheid van donkere stukken langs de route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.