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Lichterabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Lichterabend wirkt entspannt, wenn Licht, Empfang und Verpflegung vor dem Eintreffen der Gäste fertig sind. Lege zuerst Datum, Programm und Raumaufteilung fest, danach folgen Reservierungen, Einladungen und die Erfassung von Anmeldungen und Ernährungswünschen. In den letzten Tagen prüfst du Kerzen, Lichterketten, Geschirr und Wetterlage. Am Veranstaltungstag helfen klar eingeteilte Helfer, beschriftete Wege und ein vorbereiteter Getränke- und Kaffeebereich dabei, dass der Ablauf nicht ins Stocken gerät.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Raum aufteilen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kerzen und Lichterketten prüfen

    2 Personen

  • Geschirrbestand prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Programm und Wegweiser drucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Laternen füllen

    3 Personen

  • Lichterketten aufhängen

    3 Personen

  • Batteriebetriebene Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Kerzen sicher verteilen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Lichter verteilen

    3 Personen

  • Kerzen anzünden

    4 Personen

  • Lichterketten einschalten

    2 Personen

  • Lichtmoment begleiten

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Kerzen prüfen

    2 Personen

  • Besucher über die Abfahrtszeit informieren

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kerzen löschen

    4 Personen

  • Lichterketten ausschalten

    2 Personen

  • Laternen sammeln

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 30
  • LED-TeelichterAnz. 100
  • KerzenlaternenAnz. 30
  • ErsatzbatterienAnz. 40
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Laptop
  • LadestationenAnz. 2
  • Sackkarre
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • Erste-Hilfe-Koffer

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • GebäckgabelnAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • KüchenzangenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2

Dekoration

  • Bunte LampionsAnz. 40
  • TischläuferAnz. 8
  • Willkommensschild
  • NamensschilderAnz. 100
  • WegweiserAnz. 8
  • SeilAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100
  • KlebebandAnz. 6
  • ScherenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Kerzen, Lichterketten, Batterielaternen und LED-Teelichter spätestens 3 Tage vorher. Lege Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und Kabelmatten gemeinsam bereit, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Tische und Stühle zuerst, danach Empfangs-, Catering- und Kaffeebereich. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt und Wasser in Kannen bereitgestellt sein.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib sie spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung an das Catering oder die zuständige Person weiter. So lassen sich Snacks, Teller und Serviergeschirr gezielt vorbereiten.
  • Drucke Programm, Wegweiser und Namensschilder am Vortag. Prüfe zusätzlich die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und teile den Freiwilligen konkrete Aufgaben für Empfang, Getränke und Orientierung zu.
  • Vergiss die Technik- und Sicherheitskontrolle nicht: Lade Laptop, Lautsprecher und Mikrofon vollständig, stelle Ladestationen bereit und prüfe, ob Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Koffer zugänglich sind. Lieferungen sollten am Veranstaltungstag von einer festgelegten Person angenommen werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Lichterabend planen?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Reservierungen. Einladungen sollten etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Was muss man für einen Lichterabend einkaufen?
Plane neben Snacks und Getränken auch Ersatzbatterien, LED-Teelichter oder Kerzenlaternen sowie Verbrauchsmaterial für den Service ein. Prüfe den Bestand an Bechern, Tassen, Tellern, Besteck und Servierschalen mindestens 5 Tage vor dem Termin.
Wann soll man die Beleuchtung für einen Lichterabend aufbauen?
Baue Lichterketten, Batterielaternen und Kerzenlaternen am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass auf. Teste jede Lichtquelle nach dem Aufbau und halte Ersatzbatterien sowie Verlängerungskabel direkt am Einsatzort bereit.
Wie organisiert man den Aufbau am Veranstaltungstag?
Öffne die Location mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte danach Empfang, Catering und Kaffeebereich ein und reserviere die letzte halbe Stunde für Technik-, Getränke- und Sicherheitskontrollen.

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