LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Lichtjesavond organiseren: complete checklist

Een Lichtjesavond staat of valt met een goede volgorde: eerst datum, programma en locatie, daarna gasten, vrijwilligers en voorraad. Plan verlichting niet als laatste, want kaarsen, lichtslingers, batterijen en kabels bepalen mede de indeling van de ruimte. Controleer dieetwensen en aanmeldingen voordat je boodschappen doet. Op deze pagina vind je alle taken en spullen voor voorbereiding, opbouw, ontvangst en afronding bij elkaar.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Locatie en ruimte indelen

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekersinformatie versturen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Kaarsen en lichtslingers controleren

    2 personen

  • Voorraad servies controleren

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Naamkaartjes voorbereiden

  • Programma en bewegwijzering printen

  • Weersverwachting controleren

  • Leveringen aannemen

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    4 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Cateringtafel inrichten

    3 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Dranken klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes op schalen leggen

    3 personen

  • Lantaarns vullen

    3 personen

  • Lichtslingers ophangen

    3 personen

  • Batterijverlichting plaatsen

    2 personen

  • Kaarsen veilig verdelen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Bewegwijzering plaatsen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

  • Veiligheidscontrole uitvoeren

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Lichtjes uitdelen

    3 personen

  • Kaarsen aansteken

    4 personen

  • Lichtslingers inschakelen

    2 personen

  • Lichtjesmoment begeleiden

    2 personen

  • Muziek verzorgen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Kaarsen controleren

    2 personen

  • Bezoekers informeren over vertrektijd

  • Bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Kaarsen doven

    4 personen

  • Lichtslingers uitschakelen

    2 personen

  • Lantaarns verzamelen

    3 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Restanten veilig opbergen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval sorteren en afvoeren

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Apparatuur schoonmaken

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven boodschappen opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 80
  • Buffettafelsaantal 3
  • Krukkenaantal 6
  • Kapstokkenaantal 2

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 12
  • Batterijlantaarnsaantal 30
  • LED-theelichtenaantal 100
  • Kaarslantaarnsaantal 30
  • Reservebatterijenaantal 40
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Kabelmattenaantal 8

Apparatuur

  • Bluetoothspeakeraantal 2
  • Microfoon
  • Laptop
  • Oplaadstationsaantal 2
  • Steekkar
  • Brandblusseraantal 2
  • EHBO-koffer

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 100
  • Gebaksvorkjesaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkannenaantal 6

Keuken

  • Snijplankenaantal 3
  • Koks- en broodmessenaantal 4
  • Maatbekersaantal 2
  • Keukentangenaantal 4
  • Koelboxenaantal 4
  • IJsblokbakkenaantal 4
  • Waterkokersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

  • Kleurrijke lampionnenaantal 40
  • Tafellopersaantal 8
  • Welkomstbord
  • Naambordjesaantal 100
  • Pijlbordenaantal 8
  • Touwaantal 4
  • Tie-wrapsaantal 100
  • Plakbandaantal 6
  • Scharenaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Afvalscheidingsbakkenaantal 4
  • Bezemsaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Test kaarsen, lichtslingers, LED-theelichten en batterijlantaarns uiterlijk een week vooraf. Leg reservebatterijen klaar en controleer of verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten veilig passen bij de ruimte.
  • Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor Lichtjesavond. Vermeld daarin de ingang, het programma, praktische informatie en eventuele aanwijzingen voor aankomst.
  • Maak de cateringindeling op basis van de aanmeldingen en dieetwensen. Zet aparte serveerschalen en serveertangen klaar, zodat hapjes met verschillende ingrediënten niet door elkaar raken.
  • Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen en buffettafels neer; richt daarna de ontvangsttafel, cateringtafel en het koffiepunt in.
  • Doe een laatste veiligheidsronde voordat bezoekers binnenkomen. Controleer kabelmatten, brandblusser, EHBO-koffer, vrije looproutes en de werking van microfoon, Bluetoothspeaker en laptop.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een Lichtjesavond?
Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag direct om aanmelding, dieetwensen en eventuele hulp als vrijwilliger, zodat je uiterlijk 1 week voor de avond de aantallen kunt vastleggen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Lichtjesavond op te bouwen?
Reken op minimaal 2 uur voor de opbouw en ongeveer 30 minuten extra voor een technische en veiligheidscontrole. Bij veel lichtslingers, kabels of meerdere ruimtes plan je liever 3 uur.
Wanneer controleer je de verlichting voor Lichtjesavond?
Controleer kaarsen, lichtslingers, LED-theelichten en batterijlantaarns uiterlijk 7 dagen vooraf. Test de verlichting nogmaals tijdens de opbouw en leg reservebatterijen en verlengkabels op een vaste plek klaar.
Hoeveel servies heb je nodig voor een Lichtjesavond?
Tel per aangemelde bezoeker minimaal 1 herbruikbare beker, 1 bord, 1 bestekset en 1 koffiekopje als beide momenten worden aangeboden. Voeg 10 procent reserve toe en controleer daarnaast of er genoeg serveerschalen, tangen, thermoskannen en waterkannen zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.