Checklist para organizar la Noche de las luces

Organizar la Noche de las luces requiere coordinar invitados, espacio, iluminación y servicio en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el programa, y deja cerradas las reservas y las inscripciones con tiempo. Después comprueba velas, guirnaldas, vajilla y compras antes de preparar bebidas y aperitivos. El día del evento, reserva varias horas para recibir entregas, montar mesas y sillas, preparar la recepción y revisar la seguridad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Organizar el lugar y el espacio
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar velas y guirnaldas de luces
2 personas
Comprobar el stock de vajilla
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir el programa y la señalización
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recibir las entregas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Rellenar las linternas
3 personas
Colgar guirnaldas de luces
3 personas
Colocar iluminación a pilas
2 personas
Distribuir las velas de forma segura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir luces
3 personas
Encender las velas
4 personas
Encender las guirnaldas de luces
2 personas
Guiar el momento de las luces
2 personas
Proporcionar la música
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar las velas
2 personas
Informar a los visitantes sobre la hora de salida
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar las velas
4 personas
Apagar las guirnaldas de luces
2 personas
Recoger farolillos
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Linternas a pilascant. 30
Velas LEDcant. 100
Faroles de velacant. 30
Baterías de repuestocant. 40
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono
Portátil
Estaciones de cargacant. 2
Carretilla de mano
Extintorcant. 2
Botiquín de primeros auxilios

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de cocinacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2

Decoración

Farolillos de colorescant. 40
Manteles runnerscant. 8
Cartel de bienvenida
Pancartas con nombrescant. 100
Carteles direccionalescant. 8
Cuerdacant. 4
Bridascant. 100
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las reservas al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones en cuanto el lugar esté confirmado y fija una fecha límite para las inscripciones.
Recoge las preferencias dietéticas entre 10 y 14 días antes y pásalas a quien prepare la comida. Imprime también el programa y la señalización con al menos 2 días de margen.
Haz una prueba de toda la iluminación 3 días antes: guirnaldas, faroles, velas LED, linternas, cables y regletas. Ten baterías de repuesto y protege los cables en las zonas de paso.
Calcula el montaje con un margen de 3 horas antes de la llegada. Monta primero mesas y sillas, después la recepción, el catering y el punto de café; enfría las bebidas al final para que no pierdan temperatura.
Comprueba el pronóstico 24 horas antes y asigna a una persona para recibir entregas y a otra para revisar extintor, botiquín y cables. Así no se bloquea la recepción mientras se termina el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar la Noche de las luces?: Fija la fecha, el programa y el lugar al menos 4 semanas antes. Las inscripciones, preferencias dietéticas y voluntarios deberían estar cerrados entre 10 y 14 días antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para la Noche de las luces?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, cuando la fecha y el lugar ya estén confirmados. Deja una fecha límite de respuesta de 10 a 14 días antes del evento.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar la Noche de las luces?: Reserva como mínimo 3 horas antes de la llegada de los invitados. El montaje incluye mesas, sillas, recepción, catering, café, iluminación, señalización y bebidas.
¿Cuándo se deben comprobar las velas y las guirnaldas de luces?: Haz una prueba completa 3 días antes y repítela el mismo día durante el montaje. Comprueba también las baterías, los alargadores, las regletas y la protección de los cables.

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