Zo organiseer je een voedselinzameling voor de voedselbank

Begin niet met posters of een oproep, maar met de voedselbank. Leg eerst vast welke producten welkom zijn, hoeveel volume zij kunnen verwerken en wanneer de levering plaatsvindt. Daarna bepaal je de inzamelpunten, route en openingstijden, zodat je weet hoeveel vrijwilligers en transport nodig zijn. Pas wanneer die basis staat, regel je promotie, registratie en materialen. Op de inzameldag draait alles om een duidelijke indeling: binnenbrengen, sorteren, tijdelijk opslaan en gecontroleerd laden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en tijden bevestigen
2
Afspraken met voedselbank maken
3
Inzamelpunten en route vastleggen
2 personen
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie op sociale media plaatsen
7
Posters ophangen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Vrijwilligers in shifts indelen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Tafels en transport regelen
12
Voedselbank informeren over volume
13
Inzamelinstructies opstellen
2 personen
14
Registratieformulieren voorbereiden
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Inzameldozen labelen
2 personen
18
Infoborden en bewegwijzering maken
2 personen
19
Transportvoertuig laden
3 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Inzameldozen plaatsen
3 personen
23
Infoborden en pijlen plaatsen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
26
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
27
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
28
Bezoekers informeren over donaties
3 personen
29
Donaties aannemen
4 personen
30
Donaties per soort sorteren
4 personen
31
Houdbare producten controleren
2 personen
32
Dozen wegen en registreren
3 personen
33
Volle dozen afsluiten
2 personen
34
Inzameldozen bijvullen
3 personen
35
Dranken bijvullen
36
Vrijwilligerspauzes verzorgen
2 personen
37
Eindtelling uitvoeren
3 personen
38
Donaties transportklaar maken
4 personen

Nazorg

39
Tafels en materialen afbreken
4 personen
40
Donaties naar opslag brengen
4 personen
41
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Servies en kratten reinigen
2 personen
44
Materialen retourneren
2 personen
45
Voedselbanklevering uitvoeren
3 personen
46
Resultaten aan deelnemers sturen
47
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 16
Klapkarrenaantal 2
Tafelkledenaantal 6
Palletsaantal 8

Opslag

Inzameldozenaantal 30
Kunststof krattenaantal 20
Rolcontainersaantal 4

Apparatuur

Digitale weegschalenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiemokkenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Schenkkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Uitdeelknijpersaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Informatiebannersaantal 3
Posterstandaardsaantal 6
Inzamelbordjesaantal 12
Pijlenbordenaantal 10

Kantoor

Registratieformulierenaantal 100
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 20
Watervaste stiftenaantal 12
Etikettenaantal 200
Plakbandrollenaantal 6
Scharenaantal 4
Nietmachinesaantal 2
Teltafelsaantal 4

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 3
Desinfecterende handgelaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 2

Veiligheid

Werkhandschoenenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
EHBO-set

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het overleg met de voedselbank minstens 3 weken vooraf. Vraag naar toegestane producten, houdbaarheid, verpakkingen en het verwachte maximale volume; die informatie bepaalt ook hoeveel inzameldozen, kratten en rolcontainers je nodig hebt.
Maak per inzamelpunt een tijdsblok en route voordat je vrijwilligers werft. Deel vrijwilligers vervolgens in shifts van 2 tot 3 uur in en wijs per shift één persoon aan voor registratie en één voor het vullen of verplaatsen van dozen.
Zet inzamelinstructies op posters en infoborden met maximaal vijf duidelijke regels. Vermeld bijvoorbeeld dat producten ongeopend moeten zijn en laat pijlen vanaf de ingang naar de inzameldozen wijzen; bezoekers hoeven dan niet te vragen waar ze moeten zijn.
Regel transport op basis van volume, niet op gevoel. Informeer de voedselbank tijdens de inzameling over de tussenstand en houd zware kratten laag op pallets of in klapkarren, zodat laden en lossen veiliger en sneller gaat.
Controleer de locatie minstens 1 uur voor opening. Zet tafels, gelabelde dozen, weegschalen, registratieformulieren en bewegwijzering klaar en test verlenghaspels, stekkerdozen en eventuele koffie- en theefaciliteiten voordat de eerste donaties binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voedselinzameling organiseren?: Begin minimaal 3 weken van tevoren met de afspraken met de voedselbank, locatie en transport. Start de werving van vrijwilligers en promotie daarna uiterlijk 2 weken voor de inzameldag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een voedselinzameling?: Reken per inzamelpunt op minimaal 2 vrijwilligers per shift: één voor ontvangst en registratie en één voor sorteren en verplaatsen. Bij meerdere punten of veel aanloop voeg je per punt minstens 1 extra persoon toe voor transport naar de centrale opslag.
Hoeveel inzameldozen heb je nodig?: Gebruik als startpunt 1 inzameldoos per inzamelpunt plus 2 reserve-dozen voor het wisselen tijdens de inzameling. Stem het definitieve aantal af met de voedselbank zodra je het verwachte volume en de maximale opslagcapaciteit kent.
Wat moet je na de voedselinzameling met het eten doen?: Sorteer het ingezamelde voedsel direct volgens de afspraken met de voedselbank en houd ongeschikte of beschadigde producten apart. Plan het transport nog dezelfde dag of binnen de afgesproken termijn, zodat de voedselbank weet wanneer het volume aankomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.