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Laufwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Laufwettbewerb steht und fällt mit einer geprüften Strecke, klaren Zuständigkeiten und einem Ablauf, den alle Helfer kennen. Kläre zuerst Konzept, Start und Ziel, Genehmigungen sowie Verkehrsmaßnahmen, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Zeitmessung, Erste Hilfe, Startnummern, Streckenbeschilderung und Teilnehmerinformationen. Plane außerdem die letzten 24 Stunden: Material sortieren, Kühlboxen füllen, Funkgeräte laden und den Aufbau vor Ort kontrollieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfkzept festlegen

    2 Personen

  • Parcours vorläufig abstecken

    3 Personen

  • Strecken­sicherheit prüfen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Zeitmessung reservieren

  • Erste-Hilfe-Unterstützung reservieren

  • Wettkampfreglement erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startnummern bestellen

  • Streckenkarte veröffentlichen

  • Verkehrsregler einweisen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Plan verteilen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Startnummern sortieren

    3 Personen

  • Medaillenbänder prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Spielmaterial zusammenstellen

    3 Personen

Event

  • Startnummern bereitlegen

    4 Personen

  • Parcours markieren

    8 Personen

  • Verkehrsabsperrungen aufstellen

    6 Personen

  • Startbogen aufbauen

    4 Personen

  • Zielbogen aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldeschalter aufstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Zeiterfassung installieren

    2 Personen

  • Wasserstationen einrichten

    6 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Umkleideräume kennzeichnen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    6 Personen

  • Startnummern ausgeben

    4 Personen

  • Gepäckannahme öffnen

    3 Personen

  • Teilnehmer zum Startbereich begleiten

    4 Personen

  • Wettkampf-Briefing geben

    2 Personen

  • Startschuss geben

    2 Personen

  • Streckenposten besetzen

    12 Personen

  • Zeitmessung bedienen

    2 Personen

  • Finisher begrüßen

    4 Personen

  • Medaillenverleihung durchführen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    4 Personen

  • Obst und Snacks ausgeben

    3 Personen

  • Gepäckausgabe organisieren

    3 Personen

  • Ergebnisse prüfen

    2 Personen

  • Sieger ehren

    4 Personen

  • Strecke freigeben

    3 Personen

Nachbereitung

  • Wettkampfstätte abbauen

    8 Personen

  • Verkehrsbarrieren entfernen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    6 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Leihmaterial prüfen

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Zeitmessungsdaten sichern

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Parcoursmaterialien verstauen

    4 Personen

  • Abrechnungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 40
  • Startbogen
  • Zielbogen
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 300
  • StartnummernbänderAnz. 300
  • Finisher-MedaillenAnz. 300
  • Parcours-SchilderAnz. 24
  • WegweiserAnz. 40
  • AbsperrbandAnz. 12
  • VerkehrskegelAnz. 80
  • AbsperrgitterAnz. 40
  • BühnenblöckeAnz. 3
  • Nummernbänder für GepäckAnz. 300
  • ErsatzschnürsenkelAnz. 20

Ausstattung

  • Zeitmesssystem
  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 16
  • Beschallungsanlage
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 8
  • WasserspenderAnz. 6
  • MegafoneAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-ArbeitslampenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

  • WasserkanisterAnz. 10
  • KaffeekanneAnz. 2
  • TeekannenAnz. 2
  • KühlwagenbehälterAnz. 4
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke, Start und Ziel früh fest und prüfe die Sicherheit nicht erst am Veranstaltungstag. Für Sperrungen, Verkehrskegel und Absperrgitter brauchst du einen abgestimmten Plan mit klaren Positionen.
  • Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen mehrere Wochen vor dem Lauf. Ergänze den Antrag um Streckenkarte, erwartete Teilnehmerzahl und Zeitfenster der Sperrungen, damit Rückfragen den Ablauf nicht verzögern.
  • Teile Freiwillige nach festen Aufgaben ein: Startnummernausgabe, Streckenposten, Zielbereich, Gepäck, Verpflegung und Erste Hilfe. Verschicke Einweisung, Treffpunkt und Schichtzeiten spätestens 3 bis 5 Tage vorher.
  • Sortiere Startnummern und Startnummernbänder nach Nummernbereich oder Startgruppe. Lege Ersatzschnürsenkel, Wegweiser und Absperrmaterial am Vorabend bereit, statt sie morgens im Lager suchen zu müssen.
  • Teste Zeitmesssystem, Laptop, Tablets, Beschallungsanlage und Mikrofon vor dem Aufbau. Lade Funkgeräte und Powerbanks vollständig und halte mindestens ein Megafon für den Fall bereit, dass die Lautsprecher ausfallen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Laufwettbewerb anmelden?
Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Strecke, Start- und Zielort sowie die wichtigsten Genehmigungen geklärt sind. Für Verkehrsmaßnahmen und behördliche Genehmigungen solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf einplanen.
Wie viele Helfer braucht ein Laufwettbewerb?
Das hängt von Streckenlänge und Teilnehmerzahl ab, aber plane getrennte Personen für Start, Ziel, Zeitmessung, Gepäck, Verpflegung, Erste Hilfe und Streckenposten ein. Erstelle die Einteilung spätestens 5 Tage vor dem Lauf und besetze jede Position mit einer Vertretung.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?
Sende die wichtigsten Informationen 7 bis 10 Tage vor dem Lauf. Darin sollten Startzeit, Anreise, Streckenkarte, Abholung der Startnummern, Gepäckregelung, Verpflegung und Hinweise zu Verkehrsmaßnahmen stehen.
Was muss am Tag vor dem Lauf vorbereitet werden?
Sortiere Startnummern, prüfe Medaillenbänder und stelle Streckenschilder, Absperrband, Verkehrskegel und Funkgeräte zusammen. Fülle Kühlboxen, lade die Technik und kontrolliere den Aufbauplan spätestens am Vorabend.

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