Checklist voor een hardloopwedstrijd organiseren
Een hardloopwedstrijd organiseren vraagt meer dan een parcours en een starttijd. Je regelt ook vergunningen, verkeersmaatregelen, tijdregistratie, EHBO, vrijwilligers en duidelijke deelnemersinformatie. Begin met het wedstrijdconcept en de start- en finishlocatie, en werk daarna toe naar een gecontroleerd parcours en een uitvoerbaar draaiboek. Deze checklist helpt je om 67 taken en 51 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat je minder snel materiaal, instructies of veiligheidsafspraken vergeet.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Parcours voorlopig uitzetten
3 personen
Parcoursveiligheid controleren
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Start- en finishlocatie reserveren
Tijdregistratie reserveren
EHBO-ondersteuning reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers bestellen
Parcourskaart publiceren
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
EHBO-plan verspreiden
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Medaillelinten controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Event
Startnummers klaarleggen
4 personen
Parcours markeren
8 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Startboog opbouwen
4 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Inschrijfbalies opstellen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Waterposten inrichten
6 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Kleedruimtes aangeven
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
3 personen
Deelnemers registreren
6 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Bagage-inname openen
3 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
4 personen
Wedstrijdbriefing geven
2 personen
Startschot verzorgen
2 personen
Parcoursposten bemannen
12 personen
Tijdregistratie bedienen
2 personen
Finishers verwelkomen
4 personen
Medaille-uitreiking verzorgen
3 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
Bagage uitgifte verzorgen
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Winnaars huldigen
4 personen
Parcours vrijgeven
3 personen
Nazorg
Wedstrijdlocatie afbouwen
8 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Afval verzamelen
6 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Uitleenmateriaal controleren
3 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Tijdregistratiegegevens veiligstellen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Parcoursmaterialen opbergen
4 personen
Declaraties verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 40
- Startboog
- Finishboog
- Kledingrekkenaantal 4
- Opbergbakkenaantal 12
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 300
- Startnummerbandenaantal 300
- Finishmedaillesaantal 300
- Parcoursbordenaantal 24
- Pijlbordenaantal 40
- Afzetlintaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 80
- Dranghekkenaantal 40
- Podiumblokkenaantal 3
- Nummerlinten voor bagageaantal 300
- Reservevetersaantal 20
Apparatuur
- Tijdregistratiesysteem
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Portofoonsaantal 16
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Waterdispensersaantal 6
- Megafonenaantal 3
Verlichting
- Ledwerklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handdesinfectiehoudersaantal 8
Catering
- Waterjerrycansaantal 10
- Koffiekanaantal 2
- Theepottenaantal 2
- Koelwagenbakkenaantal 4
- Boodschappen
Tips
- Leg het parcours uiterlijk enkele weken vooraf definitief vast en controleer daarna kruisingen, smalle stukken en gevaarlijke ondergrond opnieuw. Plan ook waar parcoursborden, pijlborden, verkeerskegels en dranghekken komen.
- Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen vroeg aan: houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan als je openbare wegen gebruikt. Stem de verkeersregelaars af op het parcours en verspreid hun instructies vóór de wedstrijddag.
- Reserveer tijdregistratie en test het systeem minstens 7 dagen vooraf met de laptop, tablets, stroomvoorziening en eventuele powerbanks. Leg een reserveprocedure klaar voor ontbrekende of verkeerd gelezen startnummers.
- Plan vrijwilligers per functie en locatie, niet alleen per totaal aantal. Zorg voor aparte bezetting bij start, finish, parcours, bagage, water en EHBO en geef portofoons of megafonen aan teams die elkaar snel moeten bereiken.
- Maak deelnemersinformatie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd compleet. Vermeld starttijd, locatie, parcourskaart, ophalen van startnummers, bagagelabels, bereikbaarheid, dieetwensen en wat deelnemers bij de finish kunnen verwachten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?
- Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleine wedstrijd met openbare wegen. In die periode moeten vergunningen, verkeersmaatregelen, locatie, tijdregistratie, EHBO en vrijwilligers rond zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?
- Plan minimaal één vrijwilliger per bemand kruispunt of belangrijk parcoursdeel, plus aparte teams voor start, finish, registratie, water en EHBO. Maak de definitieve indeling zodra het parcours en het deelnemersaantal bekend zijn, uiterlijk 1 week vooraf.
- Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?
- Stuur de praktische informatie 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Stuur een korte herinnering 24 uur vooraf met starttijd, locatie, parkeren, startnummer en eventuele laatste parcourswijzigingen.
- Wanneer moet ik startnummers en medailles bestellen?
- Bestel startnummers zodra de inschrijving bijna sluit en je een betrouwbare deelnemersinschatting hebt, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Controleer startnummers, medaillelinten en finishmedailles opnieuw tijdens het sorteren, uiterlijk de dag vóór de wedstrijd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!