Ein Kurzfilmfestival Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Kurzfilmfestival entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern auch die technische Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Spielort und Filmblöcke fest, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Rechte, Filmdateien, Technik, Helferplan und Verpflegung in klarer Reihenfolge. Plane mindestens eine vollständige technische Probe ein: Ein nicht abspielbarer Film oder ein fehlender Adapter kann den Zeitplan sofort aus dem Takt bringen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum und -zeiten festlegen
2 Personen
2
Programm- und Filmblöcke zusammenstellen
2 Personen
3
Filmemacher und Rechte bestätigen
2 Personen
4
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
5
Projektionsausrüstung reservieren
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen öffnen
9
Werbung in sozialen Medien posten
10
Programm online veröffentlichen
11
Filmdateien sammeln
2 Personen
12
Filmdateien technisch prüfen
2 Personen
13
Sicherheitskopien erstellen
14
Ablaufplan und Zeitplan erstellen
2 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Cateringbestellung aufgeben
18
Namensschilder und Badges erstellen
2 Personen
19
Programmhefte gestalten
20
Beschilderung entwerfen
21
Präsentationen und Ankündigungen schreiben
22
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
23
Technische Probe planen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
3 Personen
27
Filmdateien am Abspielstation ablegen
2 Personen
28
Technische Probe durchführen
3 Personen
29
Saalboden kontrollieren
2 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
32
Projektor anschließen
2 Personen
33
Ton anschließen
2 Personen
34
Licht einstellen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
2 Personen
36
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
39
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
2 Personen
41
Technischen Abschlusstest durchführen
3 Personen

Event

42
Empfangsteam bereitstellen
3 Personen
43
Besucher registrieren
3 Personen
44
Programm verteilen
2 Personen
45
Filmemacher empfangen
2 Personen
46
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
47
Ersten Filmblock abspielen
2 Personen
48
Pausengetränke servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Zweiten Filmblock abspielen
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
53
Dritten Filmblock abspielen
2 Personen
54
Jurysitzung begleiten
3 Personen
55
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
56
Getränke und Snacks auffüllen
3 Personen
57
Preisverleihung durchführen
3 Personen
58
Gewinner fotografieren
59
Abschlussfilm abspielen
2 Personen
60
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

61
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
62
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
3 Personen
63
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
64
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
65
Saal reinigen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Projektionsausrüstung ausschalten
2 Personen
68
Geräte einpacken
3 Personen
69
Stühle und Tische zurückstellen
4 Personen
70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
72
Videodateien sicher archivieren
73
Fotos und Ergebnisse veröffentlichen
74
Dankesnachricht versenden
75
Rechnungen und Quittungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
CocktailtischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
Jurytisch
HockerAnz. 6

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
Ersatzlaptop
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
Externe Festplatte
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
Laserpointer

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ZangenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

Film-KlappenAnz. 3
FilmplakateAnz. 12
Fotowand
Roter Teppich
TischdeckenAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 12
PreiseAnz. 3
BlumenarrangementsAnz. 4
WegweiserAnz. 10
KabelbinderAnz. 50

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4

Registrierung

NamensaufkleberAnz. 150
KugelschreiberAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
AnmeldelistenAnz. 10
StimmzettelAnz. 150
StimmzettelboxenAnz. 2
ProgrammhefteAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
UmschlägeAnz. 30

Büro

Drucker
DruckerpapierAnz. 2
PermanentmarkerAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
TackerAnz. 2
KlammernAnz. 4
KlebestifteAnz. 6
KlemmbretterAnz. 6
ZeitmesserAnz. 3

Sicherheit

KabelmattenAnz. 8
WarnschilderAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4
GrundwerkzeugAnz. 2
ErsatzsicherungenAnz. 10

Tipps

Bestätige Filmemacher und Vorführrechte, bevor das Programm online geht. Halte Titel, Laufzeit, Sprache, Untertitel und die vereinbarte Vorführdatei schriftlich fest.
Sammle die Filmdateien spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Festival und prüfe jede Datei auf Bild, Ton, Seitenverhältnis und Untertitel. Lege zusätzlich mindestens zwei Sicherheitskopien auf unterschiedlichen Datenträgern an.
Plane die technische Probe nicht nur für den Projektor ein: Teste Laptop, Ersatzlaptop, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult in genau der Reihenfolge des Programms.
Öffne Anmeldungen erst, wenn Sitzplan, Einlass und Programmblöcke realistisch feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit die Cateringbestellung nicht zur Schätzung wird.
Verteile Helferaufgaben mit konkreten Schichten und Übergaben. Am Veranstaltungstag werden Registrierungstisch, Beschilderung, Namensschilder, Getränke und ein Ansprechpartner für technische Störungen sonst schnell vergessen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Kurzfilmfestival organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programmstruktur. Die finalen Filmdateien und die technische Prüfung sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor der Vorführung abgeschlossen sein.
Wann sollte man die Filme für ein Kurzfilmfestival einsammeln?: Fordere die Vorführdateien spätestens 3 bis 4 Wochen vorher an. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage für technische Prüfung, Rückfragen und Sicherheitskopien.
Wie viele Helfer braucht ein Kurzfilmfestival?: Für ein kleines Festival solltest du mindestens drei klar eingeteilte Rollen besetzen: Einlass, Saalbetreuung und Technik. Bei parallelen Aufgaben oder mehreren Spielorten brauchst du pro zusätzlichem Bereich mindestens eine weitere Person.
Wie früh muss die Technik für ein Kurzfilmfestival getestet werden?: Reserviere Projektor, Leinwand, Laptop, Ersatzgerät und Audiotechnik mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Die vollständige technische Probe sollte spätestens am Vortag oder einige Stunden vor dem Einlass stattfinden.

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