Zo organiseer je een kortfilmfestival

Begin met de festivaldatum, de beschikbare zaal en het gewenste aantal filmblokken. Stel daarna het programma samen en bevestig per film de filmmaker, vertoningsrechten en aanlevering. Regel de projectie niet pas in de laatste week: controleer elk filmbestand op beeld, geluid, ondertiteling en formaat en bewaar minstens twee reservekopieën. Werk vervolgens de publieksstroom, vrijwilligersdiensten, catering en communicatie uit in één draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Programma en filmblokken samenstellen
2 personen
3
Filmmakers en rechten bevestigen
2 personen
4
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
5
Projectieapparatuur reserveren
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Promotie op sociale media plaatsen
10
Programma online publiceren
11
Filmbestanden verzamelen
2 personen
12
Filmbestanden technisch controleren
2 personen
13
Reservekopieën maken
14
Draaiboek en tijdschema maken
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Cateringbestelling plaatsen
18
Naamkaartjes en badges maken
2 personen
19
Programmaboekjes opmaken
20
Bewegwijzering ontwerpen
21
Presentaties en aankondigingen schrijven
22
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
23
Technische proef plannen
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Filmbestanden op afspeelstation zetten
2 personen
28
Technische proef uitvoeren
3 personen
29
Zaalvloer controleren
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Projectiescherm plaatsen
2 personen
32
Projector aansluiten
2 personen
33
Geluid aansluiten
2 personen
34
Licht instellen
2 personen
35
Decoratie ophangen
2 personen
36
Registratietafel inrichten
2 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Cateringbuffet inrichten
3 personen
39
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Technische eindtest uitvoeren
3 personen

Event

42
Ontvangstteam klaarzetten
3 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Programma uitdelen
2 personen
45
Filmmakers ontvangen
2 personen
46
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
47
Eerste filmblok afspelen
2 personen
48
Pauzedranken serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Tweede filmblok afspelen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Publieksvragen begeleiden
2 personen
53
Derde filmblok afspelen
2 personen
54
Juryberaad begeleiden
3 personen
55
Publieksstemming verzamelen
2 personen
56
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Winnaars fotograferen
59
Afsluitende film afspelen
2 personen
60
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
62
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
63
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
64
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
65
Zaal schoonmaken
4 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Projectieapparatuur uitschakelen
2 personen
68
Apparatuur inpakken
3 personen
69
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
70
Locatie afsluiten
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Filmbestanden veilig archiveren
73
Foto's en uitslagen publiceren
74
Bedankbericht versturen
75
Facturen en bonnetjes verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Cocktailtafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Jurytafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Reserve laptop
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
USB-sticksaantal 4
Externe harde schijf
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Laserpointer

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Tangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Filmklapbordenaantal 3
Filmpostersaantal 12
Fotowand
Rode loper
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 12
Prijzenaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Pijlbordenaantal 10
Kabelbindersaantal 50

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Registratie

Naamstickersaantal 150
Balpennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Registratielijstenaantal 10
Stembiljettenaantal 150
Stemdozenaantal 2
Programmaboekjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Enveloppenaantal 30

Kantoor

Printer
Printerpapieraantal 2
Permanentmarkersaantal 12
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Nietmachinesaantal 2
Nietjesaantal 4
Lijmstiftenaantal 6
Clipboardsaantal 6
Tijdklokkenaantal 3

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Waarschuwingsbordenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Basisgereedschapaantal 2
Reservezekeringenaantal 10

Tips

Plan de technische proef uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het festival. Test niet alleen de projector en HDMI-verbinding, maar ook het geluid, de microfoons, presentaties en de reserve-laptop.
Vraag filmbestanden minimaal 14 dagen vooraf op. Controleer ze op de echte festival-laptop en zet een kopie op een USB-stick én een externe harde schijf; zo ben je niet afhankelijk van één computer.
Maak het draaiboek per filmblok met begin- en eindtijd, opbouw, aankondiging en wisselmoment. Houd per blok minstens 10 minuten ruimte voor uitloop, publieksbeweging of een technische herstart.
Wijs vrijwilligers vaste posten toe: registratie, zaal, techniek en publieksbegeleiding. Plan voor elke dienst één vervanger en laat iedereen uiterlijk 60 minuten voor de eerste vertoning aanwezig zijn.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de cateringbestelling 5 tot 7 dagen vooraf. Koel dranken vóór de ontvangst van het publiek en zet naamkaartjes, badges en programmaboekjes al per tafel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kortfilmfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de datum, locatie, programma-opzet en filmrechten vast; plan de technische controle en catering uiterlijk 1 week voor de vertoning.
Wanneer moet ik de films aanleveren voor een kortfilmfestival?: Vraag alle filmbestanden minstens 14 dagen voor het festival op. Controleer ieder bestand binnen 3 dagen na ontvangst en meld technische problemen direct, zodat er tijd is voor een nieuwe export.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kortfilmfestival?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor zaalbegeleiding, 1 voor techniek en 1 coördinator per gelijktijdige zaal. Bij één zaal zijn 4 mensen een praktisch minimum; laat iedereen 60 minuten vooraf aanwezig zijn.
Wanneer test je de techniek voor een kortfilmfestival?: Plan een volledige proef 3 tot 5 dagen vooraf en test opnieuw op de dag zelf. Gebruik daarbij de definitieve projector, laptop, kabels, luidsprekers en microfoons en houd een reserve-laptop en reservekopieën klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.