Kurzfilmfestival organisieren: der Ablauf von der Idee bis zur Vorführung
Ein Kurzfilmfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf: Erst Termin, Programm und Vorführrechte klären, danach Ort, Technik und Kommunikation festziehen. Plane die Filme nicht nur künstlerisch, sondern auch nach Laufzeit, Untertiteln und technischen Formaten. In den letzten Tagen entscheiden Back-ups, ein getesteter Filmblock und eingeteilte Helfer darüber, ob der Abend pünktlich beginnt. Der fertige Plan bündelt 76 Aufgaben und 84 benötigte Dinge an einem Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 3
Filme auswählen
3 Personen
- 4
Filmemacher ansprechen
2 Personen
- 5
Vorführrechte bestätigen
2 Personen
- 6
Location reservieren
2 Personen
- 7
Catering reservieren
2 Personen
- 8
Technik reservieren
2 Personen
- 9
Webseite veröffentlichen
- 10
Anmeldeformular erstellen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Pressemitteilung versenden
- 13
Social-Media-Beiträge posten
- 14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 15
Ernährungswünsche erfassen
- 16
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 17
Drehbuch ausdrucken
- 18
Filmblöcke prüfen
2 Personen
- 19
Untertitel prüfen
2 Personen
- 20
Filmdateien sammeln
2 Personen
- 21
Back-ups erstellen
- 22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 23
Programmflyer drucken
- 24
Wegweiser drucken
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Catering vorbereiten
3 Personen
- 28
Ort überprüfen
2 Personen
- 29
Technik abholen
2 Personen
- 30
Saal räumen
3 Personen
- 31
Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Tische aufstellen
3 Personen
- 33
Projektionsleinwand aufstellen
3 Personen
- 34
Projektor anschließen
2 Personen
- 35
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 36
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 37
Filmtest durchführen
2 Personen
- 38
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 39
Programme bereitlegen
2 Personen
- 40
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 41
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 42
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
Event
- 44
Türen öffnen
3 Personen
- 45
Besucher registrieren
4 Personen
- 46
Programme ausgeben
2 Personen
- 47
Begrüßungswort übernehmen
- 48
Filmblock eins starten
2 Personen
- 49
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Filmblock zwei starten
2 Personen
- 52
Filmemacher empfangen
2 Personen
- 53
Fragegespräch begleiten
2 Personen
- 54
Snacks servieren
3 Personen
- 55
Filmblock drei starten
2 Personen
- 56
Publikumsabstimmung austeilen
2 Personen
- 57
Stimmzettel sammeln
2 Personen
- 58
Jurygewinner bekanntgeben
2 Personen
- 59
Publikumspreis überreichen
2 Personen
- 60
Abschlusswort halten
- 61
Besucher verabschieden
3 Personen
- 62
Reste sicher verstauen
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Abfall sammeln
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Cateringbuffet abbauen
3 Personen
- 66
Technik ausschalten
2 Personen
- 67
Geräte einpacken
3 Personen
- 68
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 69
Saal reinigen
3 Personen
- 70
Dekoration entfernen
2 Personen
- 71
Schlüssel übergeben
- 72
Technik zurückbringen
2 Personen
- 73
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 74
Fotos und Dateien archivieren
- 75
Dankesnachricht versenden
- 76
Ergebnisse veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 170
- KlappischeAnz. 12
- Eingangsbereich
- HockerAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 2
- Medienplayer
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- Tonmischpult
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 24
Geschirr
- WassergläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhalteschalenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Dekoration
- Programmatische PosterAnz. 12
- FilmplakateAnz. 20
- Roter Teppich
- TischdeckenAnz. 12
- NamenskartenständerAnz. 6
- BallonsAnz. 60
- Dekorative GirlandenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Registrierung
- NamensschilderAnz. 220
- BadgehalterAnz. 220
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- ArmbänderAnz. 220
- StimmzettelAnz. 200
- WahlurnenAnz. 2
- ProgrammhefteAnz. 220
- BesucherlistenAnz. 8
Kommunikation
- FunkgeräteAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
- DruckpapierAnz. 500
- TintenpatronenAnz. 2
- WegweiserAnz. 12
- PfeilaufkleberAnz. 30
- KlebebandAnz. 6
- SchreibmappenAnz. 6
Reinigung
- MüllsackhalterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 24
- AllzweckreinigerAnz. 4
- GlasreinigerAnz. 2
- ToilettenbürstenAnz. 4
- GummihandschuheAnz. 12
- PapierhandtücherAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- KabelmattenAnz. 12
- FeuerlöscherAnz. 4
- NotausgangsschilderAnz. 6
Preise
- Publikumspreis
- JurypreiseAnz. 3
- UrkundenAnz. 6
- GeschenkgutscheineAnz. 6
- TrophäenAnz. 4
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Filmauswahl. Frage Filmemacher früh an und bestätige für jeden Film schriftlich die Vorführrechte, bevor du das Programm veröffentlichst.
- Plane die Vorführblöcke mit Puffer: Prüfe Laufzeiten, Reihenfolge und Untertitel spätestens 7 Tage vorher. Sammle alle Filmdateien in einem einheitlichen Ordner und speichere mindestens zwei Back-ups auf getrennten USB-Sticks oder Laptops.
- Teste Beamer, Leinwand, Medienplayer, Tonmischpult und Lautsprecher gemeinsam am Veranstaltungsort. Lege HDMI-Kabel, Adapter, Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Ersatzbatterien direkt am Technikplatz bereit – fehlende Adapter werden am Veranstaltungstag besonders spät bemerkt.
- Veröffentliche Webseite und Anmeldeformular, sobald Termin, Ort und Programmblöcke feststehen, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Festival. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung, damit das Catering nicht nachträglich umgeplant werden muss.
- Plane Einlass und Saal mit Namensschildern, Programmflyern und Wegweisern. Teile Freiwillige für Einlass, Technik, Moderation und Catering ein und gib ihnen spätestens 3 Tage vorher einen kurzen Ablauf mit Zuständigkeiten und Beginnzeiten.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Kurzfilmfestival organisieren?
- Für ein kleines Festival solltest du 8 bis 12 Wochen Vorlauf einplanen. Filme, Vorführrechte und Location kommen zuerst; Werbung und Anmeldungen können anschließend etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
- Wann muss ich die Vorführrechte für Kurzfilme klären?
- Kläre die Rechte, bevor du einen Film öffentlich ankündigst oder das Programm veröffentlichst. Plane dafür mindestens 4 Wochen vor dem Festival, damit du bei Absagen noch Ersatz findest.
- Wie teste ich die Technik für ein Kurzfilmfestival?
- Führe spätestens 7 Tage vorher einen vollständigen Test mit den echten Filmdateien durch. Prüfe dabei Bild, Ton, Untertitel, HDMI-Adapter und die gesamte Reihenfolge der Filmblöcke – nicht nur den Beamer einzeln.
- Wie viele Back-ups brauche ich für die Filmdateien?
- Lege mindestens zwei vollständige Back-ups an und bewahre sie getrennt voneinander auf. Teste beide Kopien spätestens am Vortag auf dem vorgesehenen Laptop oder Medienplayer, statt nur zu kontrollieren, ob die Dateien sichtbar sind.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!