Kunstvortrag organisieren: So gelingt die Vorbereitung
Bei einem Kunstvortrag greifen Programm, Referenten, Raum und Technik eng ineinander. Beginne deshalb mit der Location und den Zusagen der Referenten, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Präsentationen, Catering und die praktische Vorbereitung des Raums. Plane für Techniktests und den Einlass eigene Zeit ein: Ein fehlendes HDMI-Kabel oder ein ungeprüfter Vortrag sorgt sonst kurz vor Beginn für unnötigen Stress.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Referenten bestätigen
- 3
Programm festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Werbung erstellen
- 7
Werbung verbreiten
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Vortrag der Referenten erhalten
- 11
Präsentation prüfen
2 Personen
- 12
Technik testen
2 Personen
- 13
Catering bestellen
- 14
Programme ausdrucken
- 15
Namensschilder vorbereiten
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Catering bereitstellen
2 Personen
- 18
Referenten informieren
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Raum lüften
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Tische aufstellen
2 Personen
- 23
Sprecherbereich einrichten
2 Personen
- 24
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 25
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 26
Präsentation vorbereiten
- 27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 28
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 29
Wasser und Gläser bereitstellen
- 30
Empfangsteam briefen
3 Personen
Event
- 31
Besucher registrieren
3 Personen
- 32
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 33
Vortrag eröffnen
- 34
Vortrag begleiten
2 Personen
- 35
Mikrofon verwalten
- 36
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 39
Snacks servieren
3 Personen
- 40
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
- 41
Besucher begleiten
2 Personen
- 42
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
- 43
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Geräte ausschalten
2 Personen
- 45
Geschirr sammeln
3 Personen
- 46
Abfall sammeln
2 Personen
- 47
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 49
Raum reinigen
2 Personen
- 50
Technik abbauen
2 Personen
- 51
Übrig gebliebenes Catering einlagern
- 52
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 53
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 6
- Rednertisch
- Registrierungstisch
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Kabelloses Mikrofon
- Kompakter LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentation
- Flipchart
- Flipchart-MarkerAnz. 2
- Laserpointer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaffeekannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Catering
- ThermokannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- Einkäufe
Dekoration
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- TischdeckenAnz. 6
- ProgrammeAnz. 70
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Tipps
- Reserviere die Location zuerst und kläre, wie viele Stühle, Tische und Plätze für Registrierung und Referenten tatsächlich in den Raum passen. Plane zusätzlich mindestens 60 Minuten für Lüften, Aufbau und Orientierungsschilder ein.
- Fordere die Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Vortrag an und prüfe sie auf Laptop, Projektor und Leinwand. Teste dabei auch HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofon und Lautsprecher gemeinsam statt nur einzeln.
- Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Ernährungswünsche und die erwartete Personenzahl vor der Cateringbestellung kennst. Für Kaffee und Wasser solltest du die Menge mindestens 2 Tage vorher festlegen.
- Bereite Namensschilder, Programme und Wegweiser am Vortag vor. Lege am Registrierungstisch außerdem eine klare Reihenfolge fest, damit ankommende Gäste nicht gleichzeitig nach Raum, Programm und Anmeldung fragen.
- Sei mindestens 90 Minuten vor Beginn in der Location. Stelle zuerst Sitz- und Tische auf, richte den Sprecherbereich ein und teste danach die Technik mit dem Referenten, der den Vortrag tatsächlich hält.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kunstvortrag organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, den Referenten und dem Programm. Einladungen und Werbung sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin starten.
- Wann muss die Präsentation für einen Kunstvortrag fertig sein?
- Bitte die Präsentation spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung an. So bleibt genug Zeit, Schrift, Videos, Anschlüsse und die Darstellung auf dem Projektor zu prüfen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunstvortrags?
- Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Registrierung, Sprecherbereich, Projektor, Leinwand und Tontechnik ein. Bei unbekannter Technik oder mehreren Referenten sind 2 Stunden sicherer.
- Wann sollte man das Catering für einen Kunstvortrag bestellen?
- Bestelle das Catering 2 bis 3 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche ausreichend feststehen. Kontrolliere am Veranstaltungstag, ob Thermokannen, Wasserkannen, Geschirr und Serviermaterial bereitstehen.
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