Zo organiseer je een kunstlezing zonder last-minute stress

Een kunstlezing staat of valt met de volgorde waarin je voorbereidt. Leg eerst de locatie, spreker en tijdsindeling vast; regel daarna de aanmeldingen en communicatie. In de laatste week verschuift de aandacht naar de presentatie, techniek, catering en zaalopstelling. Vooral een ontbrekende presentatie, een niet-geteste HDMI-kabel of te weinig tijd voor registratie zorgt op de dag zelf voor vertraging. Met dit plan houd je overzicht van de eerste reservering tot het openen van de ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Spreker bevestigen
3
Programma vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Promotie opstellen
7
Promotie verspreiden
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Sprekerspresentatie ontvangen
11
Presentatie controleren
2 personen
12
Techniek testen
2 personen
13
Catering bestellen
14
Programma's afdrukken
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Catering klaarzetten
2 personen
18
Spreker informeren
19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimte ventileren
21
Stoelen opstellen
3 personen
22
Tafels opstellen
2 personen
23
Spreekplek inrichten
2 personen
24
Projector en scherm plaatsen
2 personen
25
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
26
Presentatie klaarzetten
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Koffie en thee bereiden
2 personen
29
Water en glazen klaarzetten
30
Ontvangstteam briefen
3 personen

Event

31
Bezoekers registreren
3 personen
32
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
33
Lezing openen
34
Lezing begeleiden
2 personen
35
Microfoon beheren
36
Pauzehapjes serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Vragenronde begeleiden
2 personen
39
Borrelhapjes serveren
3 personen
40
Dranken blijven bijvullen
2 personen
41
Bezoekers begeleiden
2 personen
42
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
43
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
45
Servies verzamelen
3 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Ruimte schoonmaken
2 personen
50
Techniek demonteren
2 personen
51
Overgebleven catering opslaan
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6
Spreektafel
Registratietafel

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoon
Compacte speakeraantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Presentatie

Flip-over
Flip-overstiftenaantal 2
Laserpointer

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Catering

Warmhoudkannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Richtingsbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 6
Programma'saantal 70

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2

Tips

Leg de presentatie uiterlijk 7 dagen vooraf vast. Controleer daarna op de laptop of afbeeldingen, video’s en lettertypen goed werken en test de projector met dezelfde HDMI-kabel die je tijdens de lezing gebruikt.
Plan de registratie minstens 30 minuten vóór de start. Zet de registratietafel bij de ingang, leg naamkaartjes en programma’s klaar en plaats richtingsborden voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Maak de zaalopstelling op basis van het programma, niet alleen van het aantal stoelen. Houd een duidelijke spreekplek vrij en zet projector, scherm en spreektafel zo neer dat niemand tijdens de lezing door het beeld loopt.
Verzamel dieetwensen zodra iemand zich aanmeldt en geef het definitieve aantal aan de catering door zodra de inschrijving sluit. Controleer op de dag zelf of koffie, water en servies op één vaste plek klaarstaan.
Test geluidsapparatuur, draadloze microfoon en stroomaansluitingen minimaal 60 minuten voor aanvang. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf veilig weg; juist een ontbrekende stroomaansluiting of lege microfoonbatterij kost vaak de eerste minuten van het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstlezing organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, spreker en datum. Open daarna de aanmeldingen en plan de laatste technische controle uiterlijk 7 dagen voor de lezing.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een kunstlezing?: Reken op minstens 90 minuten voor het openen van de ruimte, ventileren, stoelen en tafels plaatsen, techniek aansluiten en catering klaarzetten. Plan daarnaast 30 minuten voor de ontvangst van bezoekers.
Wanneer moet ik de presentatie van de spreker ontvangen?: Vraag de presentatie uiterlijk 7 dagen vooraf op. Controleer de bestanden binnen 48 uur en test ze daarna nogmaals op de laptop, projector en het scherm van de locatie.
Hoeveel drank en catering heb ik nodig voor een kunstlezing?: Voor een bijeenkomst van ongeveer 2 uur kun je per persoon 2 koppen koffie of thee en 2 glazen water als uitgangspunt nemen. Bestel de catering pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.