Kunstmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kunstmarkt braucht mehr als Stände und Aussteller. Du musst Teilnahmebedingungen festlegen, Künstler rechtzeitig gewinnen, Anmeldungen bearbeiten und die Standaufteilung vor dem Aufbau bestätigen. Auch Genehmigungen, Wetterplan, Beleuchtung und Kartenzahlung werden leicht zu spät bedacht. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zur Kontrolle des Geländes und dem Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Künstler ansprechen
3 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Künstlerzuteilung bestätigen
2 Personen
Reservierung für Materialien machen
Genehmigungen prüfen
Wettervorhersage prüfen
Wetterplan mit den Teilnehmern teilen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Bargeld und Kasse bereitstellen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Gelände und Zugang kontrollieren
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Standtische aufstellen
5 Personen
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
Ausstellungstafeln aufstellen
4 Personen
Beleuchtung installieren
3 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Künstler empfangen
3 Personen
Stände den Teilnehmenden zuweisen
2 Personen
Kunstwerke ausladen
6 Personen
Kunstwerke ausstellen
8 Personen
Preisliste und Etiketten platzieren
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Eröffnung betreuen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Verkaufsübersicht sammeln
2 Personen
Kunstwerke sicher verpacken
6 Personen
Künstler auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Ausstellungstafeln abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Nicht verkaufte Materialien zurückbringen
3 Personen
Zahlungen und Kasse abschließen
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
KlappischeAnz. 24
StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
BarhockerAnz. 8
Informationsstand
KleiderständerAnz. 4

Präsentation

AusstellungstafelnAnz. 24
StaffeleienAnz. 20
TischdeckenAnz. 24
KünstlerbeschriftungenAnz. 120
PreislisteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 40
KunststoffhüllenAnz. 100
KunststoffbehälterAnz. 40
VerpackungspapierrollenAnz. 12
GeschenkbandrollenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare LampenAnz. 12
Beschallungsanlage
Mikrofon
KartenterminalsAnz. 2
KassenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
AußenlampenAnz. 8

Dekoration

WillkommensschilderAnz. 3
WegweiserAnz. 12
WimpelkettenAnz. 10
Dekorative VasenAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierplattenAnz. 12

Küche

ThermoskannenAnz. 6
SuppenkellenAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 4
HandfegerAnz. 4
KehrschaufelnAnz. 4

Sicherheit

AbsperrpfostenAnz. 12
Absperrbänder-RollenAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Teilnahmebedingungen fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. So klärst du früh, welche Informationen du von jedem Künstler brauchst und kannst Rückfragen reduzieren.
Bestätige die Standaufteilung spätestens einige Tage vor dem Markt. Künstlerbeschriftungen, Ausstellungstafeln und Tische lassen sich dann passend zur tatsächlichen Zahl der Aussteller vorbereiten.
Prüfe Genehmigungen und Reservierungen nicht erst in der Veranstaltungswoche. Für Zelte, Tische, Ausstellungsmaterial und Stromzubehör solltest du feste Abhol- oder Liefertermine eintragen.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und teile den Wetterplan rechtzeitig mit. Bei einem Außenmarkt sollte die Wettervorhersage spätestens am Vortag erneut geprüft werden.
Richte Kasse und Kartenterminals vor dem Einlass ein und teste beide Zahlungswege. Plane außerdem Wechselgeld, eine Preisliste und eine klar sichtbare Beschilderung am Informationsstand ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Teilnahmebedingungen. Künstleransprache, Anmeldungen und Werbung brauchen meist mehrere Wochen Vorlauf.
Wann sollte die Anmeldung für einen Kunstmarkt geöffnet werden?: Öffne das Formular etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Standaufteilung, Beschriftungen und Materialmenge feststehen.
Was braucht man für einen Kunstmarkt im Freien?: Plane pro Stand die passende Tisch- oder Zeltfläche sowie Ausstellungstafeln, Beleuchtung und Verlängerungskabel ein. Einen Wetterplan solltest du spätestens am Vortag an alle Teilnehmer schicken.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Kunstmarkt?: Lege mindestens 100 bis 200 Euro Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen bereit, abhängig von Ausstellerzahl und erwarteten Barzahlungen. Zusätzlich sollte jedes Kartenterminal vor dem Öffnen getestet werden.

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