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Kunsthandwerksmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Bei einer Kunsthandwerksmarkt-Checkliste kommt es vor allem auf die Reihenfolge an: Erst Ort, Genehmigungen und Versicherung klären, danach Aussteller gewinnen und die Standaufteilung planen. In der letzten Woche werden Lageplan, Beschilderung, Helfer und Lieferzeiten festgezogen. Am Veranstaltungstag selbst entscheiden Strom, Kasse, Beleuchtung, Getränke und ein wetterfester Aufbau darüber, ob alles reibungslos läuft. Der Plan auf dieser Seite führt dich durch alle 62 Aufgaben und 60 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Marktgenehmigung beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Lieferanten und Hersteller kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Lageplan verteilen

  • Werbung online stellen

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Lieferzeiten bestätigen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

  • Kassenschublade vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Zelte aufstellen

    6 Personen

  • Strom und Beleuchtung anschließen

    3 Personen

  • Stände nummerieren

    2 Personen

  • Namensschilder aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Standbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zum Platz weisen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Lose Kabel überprüfen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Kasse und Unterlagen sichern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Location sauber übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 8
  • MarktständeAnz. 24
  • TischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • KistenAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KartenterminalsAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • Megafon

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 10
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • StandnamensschilderAnz. 24
  • ProgrammständerAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlwasserkannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • KabelmattenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4
  • FeuerlöscherAnz. 2

Organisation

  • StandnummernAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 40
  • ProgrammhefteAnz. 500
  • PläneAnz. 500
  • WegweiserAnz. 20
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandrollenAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 200
  • Kassenschale
  • Bargeld-Wechselgeld

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Marktgenehmigung frühzeitig und prüfe die Versicherung, bevor du Aussteller verbindlich bestätigst. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, da fehlende Unterlagen den gesamten Ablauf verzögern können.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular nicht ohne klare Frist. Setze den Anmeldeschluss etwa 4 Wochen vor dem Markt, damit du Ernährungswünsche, Teilnehmerbestätigungen und die Standaufteilung rechtzeitig bearbeiten kannst.
  • Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vorher und verteile ihn an alle Teilnehmer. Markiere Marktstände, Tische, Stromanschlüsse, Abfallbehälter sowie Ein- und Ausgänge, damit am Aufbau keine Rückfragen entstehen.
  • Bestätige Lieferzeiten und Stromanschlüsse spätestens 3 Tage vor dem Markt. Für Kaffeemaschinen, Wasserkocher, LED-Lampen und Kartenterminals solltest du Verlängerungskabel, Batterien und eine klare Zuständigkeit vor Ort einplanen.
  • Kühle Getränke erst am Veranstaltungstag oder am Vorabend und bereite Snacks, Servierschalen, Teller und Besteck getrennt vom Verkaufsbereich vor. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle wiederverwendbare Becher sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunsthandwerksmarkt-Genehmigung beantragen?
Beantrage die Genehmigung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Prüfe gleichzeitig die Versicherung, damit du Aussteller nicht bestätigen musst, bevor die wichtigsten Voraussetzungen geklärt sind.
Wann sollte die Anmeldung für eine Kunsthandwerksmarkt geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung etwa 4 Wochen vor dem Markt. So bleiben dir ungefähr 2 Wochen für Teilnehmerbestätigungen und Standaufteilung sowie eine weitere Woche für den finalen Lageplan.
Wann muss der Lageplan für eine Kunsthandwerksmarkt verschickt werden?
Verschicke den Lageplan spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Aktualisiere ihn nur noch bei zwingenden Änderungen und informiere betroffene Aussteller zusätzlich direkt.
Was muss man am Tag vor einer Kunsthandwerksmarkt vorbereiten?
Bereite Beschilderung, Namensschilder, Kasse, Materialien und Beleuchtung am Vortag vor. Getränke können dann bereits gekühlt werden; die Wettervorhersage und Lieferzeiten solltest du spätestens 24 Stunden vorher noch einmal prüfen.

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