Zo organiseer je een kunstfestival zonder last-minute chaos

Begin met het programma en de locatie, niet met de decoratie. Leg vast hoeveel kunstenaars, workshops en bezoekers je verwacht, zodat je ruimte, tafels, stoelen en techniek daarop kunt afstemmen. Controleer vroeg welke vergunningen nodig zijn en reserveer catering en materialen zodra de datum definitief is. Werk daarna in drie sporen: kunstenaars en kunstwerken, bezoekers en promotie, en de praktische uitvoering op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Kunstenaars selecteren
3 personen
5
Kunstenaars uitnodigen
6
Deelnemersgegevens registreren
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie online plaatsen
10
Posters verspreiden
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Kunstwerkenlijst opstellen
2 personen
14
Werkbladen voor workshops maken
2 personen
15
Catering reserveren
16
Drankvoorraad bestellen
17
Tafels en stoelen reserveren
18
Technische materialen testen
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
20
Routeborden maken
21
Kunstenaars informeren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Kunstwerken ontvangen
3 personen
24
Verse hapjes voorbereiden
3 personen
25
Materialen klaarzetten
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Leveringen controleren
2 personen
28
Zaal en buitenruimte inspecteren
2 personen
29
Meubilair uitladen
4 personen
30
Expositiepanelen opstellen
4 personen
31
Easels plaatsen
2 personen
32
Kunstwerken ophangen
4 personen
33
Kunstwerken labelen
2 personen
34
Workshoptafels opstellen
3 personen
35
Stoelen opstellen
3 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Verlichting installeren
2 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
Microfoon testen
2 personen
40
Informatietafel inrichten
2 personen
41
Registratietafel inrichten
2 personen
42
Workshopmateriaal verdelen
2 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
45
Hapjes uitstallen
2 personen
46
Afvalpunten plaatsen
2 personen
47
Toiletten controleren
48
Routeborden plaatsen
2 personen

Event

49
Deelnemers ontvangen
3 personen
50
Bezoekers registreren
3 personen
51
Openingswoord verzorgen
52
Bezoekers welkom heten
2 personen
53
Expositieruimtes bemannen
3 personen
54
Kunstenaars introduceren
55
Workshop schilderen begeleiden
2 personen
56
Workshop tekenen begeleiden
2 personen
57
Livekunst demonstratie begeleiden
2 personen
58
Kunstenaarsportretten maken
59
Hapjes serveren
3 personen
60
Dranken serveren
2 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Koffie en thee bijvullen
63
Afvalbakken legen
2 personen
64
Toiletten tussentijds controleren
65
Fotowand begeleiden
66
Muziek afspelen
67
Avondprogramma aankondigen
68
Laatste bezoekers informeren
2 personen
69
Kunstenaars uitchecken
2 personen

Nazorg

70
Kunstwerken veilig verpakken
4 personen
71
Kunstwerken teruggeven
3 personen
72
Expositiepanelen afbouwen
4 personen
73
Meubilair afbouwen
4 personen
74
Decoratie verwijderen
2 personen
75
Apparatuur uitschakelen
2 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Afval verzamelen
3 personen
78
Ruimtes schoonmaken
3 personen
79
Sanitair schoonmaken
2 personen
80
Materialen inpakken
3 personen
81
Geleende spullen retourneren
2 personen
82
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
83
Locatie opleveren
2 personen
84
Gevonden voorwerpen verzamelen
85
Foto's archiveren
86
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Registratietafel
Tentaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Presentatie

Expositiepanelenaantal 16
Schildersezelsaantal 12
Sokkelblokkenaantal 8
Kunstwerklabelsaantal 60
Informatiebordenaantal 10
Fotowand
Kleefgumaantal 10
Fotolijstenaantal 20
Touwaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Wit kartonaantal 50
Stiftenaantal 30
Pennenaantal 40
Clipboardsaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Geluidsmixer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Staande lampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 30
Pijlbordenaantal 12

Workshop

Tekenpapieraantal 300
Canvasdoekenaantal 100
Potloodsetsaantal 30
Kleurpotlodenaantal 30
Penselenaantal 100
Verfpalettenaantal 30
Mengbakjesaantal 40
Acrylverfsetsaantal 20
Schortenaantal 30
Tafelfoliesaantal 14
Waterbekersaantal 40
Schilderstapeaantal 12
Potjes lijmaantal 20
Kinderschortenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de publieksroute voordat je expositiepanelen, ezels en sokkelblokken neerzet. Houd bij de entree ruimte voor een registratietafel en zorg dat routeborden bezoekers vanzelf naar workshops, expositie en catering leiden.
Vraag deelnemers bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en contactgegevens. Sluit de inschrijvingen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je catering, naamkaartjes en werkbladen niet op schattingen hoeft te baseren.
Test laptops, beamer, projectiescherm, speakers en microfoons minimaal 3 dagen vooraf op de locatie. Controleer ook stopcontacten, kabelroutes en reserveer tijd voor een tweede test als de opstelling verandert.
Maak per kunstwerk vooraf een label met titel, maker en eventuele verkoop- of contactinformatie. Ontvang de kunstwerken niet pas op de festivaldag: plan een vast ontvangstmoment en leg beschadigingen direct vast.
Bestel drank en servies op basis van het verwachte bezoekersaantal en de openingsduur. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet koffie, water en verse hapjes klaar vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstfestival organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Nodig kunstenaars 8 tot 10 weken vooraf uit en start de publiekscommunicatie uiterlijk 6 weken voor het festival.
Welke vergunningen heb je nodig voor een kunstfestival?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, muziek, tenten en horeca. Controleer minimaal 10 weken vooraf bij de gemeente welke vergunningen of meldingen gelden, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een kunstfestival?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Tel extra voorraad op als het festival langer duurt dan 3 uur of als er weinig alternatieven zoals koffie en water zijn.
Wanneer moet je de kunstwerken ontvangen?: Plan de ontvangst 1 tot 3 dagen vóór het festival, afhankelijk van het aantal werken en de opbouwtijd. Controleer dan labels, aantallen en eventuele schade, zodat ontbrekende werken niet pas tijdens de opening opvallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.