Kreativcamp organisieren: Schritt für Schritt

Bei einem Kreativcamp entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag Ruhe bleibt. Beginne mit Raum und Programm, verschicke danach die Einladungen und erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Erst wenn die Teilnehmerzahl absehbar ist, planst du Materialmengen, Arbeitsplätze und Verpflegung. Am Vortag prüfst du alles praktisch: Sind die Materialien vollständig, die Lebensmittel gekühlt und die Tische sinnvoll aufgestellt?

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Raum reservieren
2
Programm zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Notfallkontakte sammeln
8
Teilnehmerliste ausdrucken
9
Arbeitsblätter ausdrucken
10
Materialien prüfen
2 Personen
11
Einkaufsliste prüfen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Kreativmaterial sortieren
2 Personen
14
Arbeitsstationen vorbereiten
2 Personen
15
Musik bereitlegen
16
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
17
Raum inspizieren
2 Personen
18
Tische aufstellen
3 Personen
19
Stühle aufstellen
3 Personen
20
Arbeitstische abdecken
2 Personen
21
Dekoration aufhängen
2 Personen
22
Anmeldetisch einrichten
23
Materialien pro Workshop bereitlegen
3 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
2 Personen
26
Kaffee und Tee bereitstellen
27
Briefing für Begleitpersonen geben
3 Personen

Event

28
Teilnehmende empfangen
3 Personen
29
Anwesenheit erfassen
2 Personen
30
Hausregeln erklären
2 Personen
31
Kennenlernspiel anleiten
3 Personen
32
Zeichenworkshop moderieren
3 Personen
33
Pausengetränke servieren
2 Personen
34
Malkurs begleiten
3 Personen
35
Werkbänke zwischendurch reinigen
2 Personen
36
Kochaktivität betreuen
4 Personen
37
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
38
Abendessen servieren
3 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Geschirr abholen
2 Personen
41
Collage-Workshop leiten
3 Personen
42
Arbeiten präsentieren
3 Personen
43
Gruppenfoto machen
2 Personen
44
Abschied und Check-out
3 Personen

Nachbereitung

45
Abfall sammeln
3 Personen
46
Materialien aufräumen
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
2 Personen
48
Raum reinigen
3 Personen
49
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
50
Übrig gebliebenes Essen kontrollieren
2 Personen
51
Materialien zählen
2 Personen
52
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
53
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 36
Anmeldetisch
ArbeitskrukkenAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
SchälchenAnz. 12
ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KochplattenAnz. 2
Fotokamera

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
PfannenAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

PapiergirlandenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 40

Kreatives Material

SkizzenbücherAnz. 36
ZeichenstifteAnz. 40
BuntstiftsetsAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
Aquarellfarben-SetsAnz. 12
PinselAnz. 48
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 24
BuntpapierAnz. 10
LeinwändeAnz. 36
BastelschürzenAnz. 36
SchutzfolieAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
SchwämmeAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Raum, bevor du das Programm verschickst, und plane für Aufbau, Workshops und Abbau jeweils eigene Zeitfenster ein. Für mehrere Arbeitsstationen brauchst du außerdem genügend Tische, Stühle oder Arbeitskrücken sowie freie Wege.
Setze einen festen Anmeldeschluss, etwa 7 Tage vor dem Kreativcamp. Drucke danach die Teilnehmerliste, Arbeitsblätter und Namensschilder aus und prüfe Ernährungswünsche sowie Notfallkontakte auf Vollständigkeit.
Sortiere die Kreativmaterialien nach Workshop statt alles in einer gemeinsamen Kiste bereitzulegen. Lege Skizzenbücher, Zeichenstifte, Buntstifte und Filzstifte pro Arbeitsstation aus und teste vorher, ob jedes benötigte Material vorhanden ist.
Bereite die Verpflegung erst nach der finalen Teilnehmerzahl vor. Stelle Getränke frühzeitig kalt, lagere Lebensmittel gekühlt und rechne bei einem mehrstündigen Camp mit mehreren Snackportionen statt nur einem gemeinsamen Teller.
Plane den Aufbau am Veranstaltungstag rückwärts vom Einlass: zuerst Tische, Stühle und Abdeckungen, danach Arbeitsmaterialien, Anmeldetisch, Technik und Dekoration. Ein kurzer Raumrundgang vor Beginn verhindert fehlende Verlängerungskabel, volle Abfallbehälter oder blockierte Wege.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kreativcamp organisieren?: Starte mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumreservierung und dem Programm. Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und setze den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vorher.
Wann sollte man die Materialien für ein Kreativcamp vorbereiten?: Prüfe die Einkaufsliste und alle Materialien 7 bis 10 Tage vorher. Sortiere die Materialien pro Workshop am Vortag, damit du am Veranstaltungstag nur noch die Arbeitsstationen aufbauen musst.
Wie viele Arbeitsplätze braucht ein Kreativcamp?: Plane pro angemeldeter Person einen festen Arbeitsplatz und halte zusätzlich 1 bis 2 Reserveplätze frei. So kannst du bei mehr Platzbedarf oder einer beschädigten Arbeitsfläche reagieren, ohne den gesamten Aufbau zu verändern.
Wann soll man Getränke und Snacks für ein Kreativcamp vorbereiten?: Kühle Getränke und lagere empfindliche Lebensmittel am Vortag ein. Snacks bereitest du am Veranstaltungstag so vor, dass sie etwa 30 bis 60 Minuten vor dem ersten Workshop servierfertig sind.

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