Organiser un camp créatif sans perdre le fil

Un camp créatif se prépare d’abord sur le papier, puis par ateliers. Commencez par réserver la salle et construire un programme réaliste avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à recueillir les besoins alimentaires et les contacts d’urgence, pas seulement à compter les participants. La veille, vérifiez le matériel créatif, les feuilles de travail et les achats. Le jour même, installez les tables, les postes et le comptoir d’inscription avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Établir le programme
2 personnes
3
Créer les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Recueillir les contacts d'urgence
8
Imprimer la liste des participants
9
Imprimer les feuilles de travail
10
Vérifier le matériel
2 personnes
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Trier le matériel créatif
2 personnes
14
Préparer les postes de travail
2 personnes
15
Préparer la musique
16
Conserver les aliments au frais
2 personnes
17
Inspecter la salle
2 personnes
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Recouvrir les tables de travail
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Installer le comptoir d’inscription
23
Préparer le matériel par atelier
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer les en-cas
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
27
Faire le briefing des accompagnateurs
3 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
3 personnes
29
Enregistrer la présence
2 personnes
30
Expliquer le règlement intérieur
2 personnes
31
Animer le jeu de présentation
3 personnes
32
Animer l’atelier de dessin
3 personnes
33
Servir les boissons de la pause
2 personnes
34
Animer l'atelier de peinture
3 personnes
35
Nettoyer les tables de travail entre deux utilisations
2 personnes
36
Animer l’activité cuisine
4 personnes
37
Installer le buffet du dîner
3 personnes
38
Servir le dîner
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Récupérer la vaisselle
2 personnes
41
Animer l’atelier de collage
3 personnes
42
Présenter les travaux
3 personnes
43
Prendre une photo de groupe
2 personnes
44
Départ et départ de l’hébergement
3 personnes

Suivi

45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Ranger le matériel
3 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Nettoyer l’espace
3 personnes
49
Remettre le mobilier en place
3 personnes
50
Vérifier les restes
2 personnes
51
Compter le matériel
2 personnes
52
Rendre les articles empruntés
2 personnes
53
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Tabourets de travailqté 6
Poubellesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Petits bolsqté 12
Saladiers de serviceqté 8

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3
Bouilloireqté 2
Plaques de cuissonqté 2
Appareil photo

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Casserolesqté 3
Louchesqté 6

Décoration

Guirlandes en papierqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40

Matériel créatif

Carnets de croquisqté 36
Crayons à dessinerqté 40
Sets de crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Sets de peinture aquarelleqté 12
Pinceauxqté 48
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 24
Papier de couleurqté 10
Toilesqté 36
Tabliers de bricolageqté 36
Film de protectionqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant l’envoi des invitations : prévoyez des horaires précis pour chaque atelier, les pauses et le rangement entre deux activités.
Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence au moment de l’inscription. Imprimez la liste des participants après la clôture des inscriptions, plutôt que de la reconstituer le matin même.
Répartissez le matériel créatif par atelier dans des lots séparés. Préparez un poste de travail complet pour chaque activité afin d’éviter de faire circuler les crayons, feutres et carnets pendant la séance.
Installez les tables, les chaises et les tabourets avant de recouvrir les tables de travail. Gardez un espace dégagé pour le comptoir d’inscription et les déplacements entre les ateliers.
Mettez les boissons au frais et conservez les aliments au frais avant l’ouverture. Préparez les en-cas après l’installation des postes, pour ne pas encombrer les surfaces de création.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp créatif ?: Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord la salle, établissez le programme, puis envoyez les invitations afin de garder 1 à 2 semaines pour traiter les inscriptions et ajuster le matériel.
Comment organiser les ateliers d’un camp créatif ?: Définissez un horaire avec un temps précis par atelier et une pause entre les activités. Préparez ensuite un lot de matériel par atelier et installez les postes avant l’arrivée des participants.
Quand imprimer la liste des participants et les feuilles de travail ?: Imprimez la liste après la clôture des inscriptions, idéalement la veille. Préparez aussi les feuilles de travail à ce moment-là et gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les erreurs ou les inscriptions de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un camp créatif ?: Vérifiez la salle, les tables, les chaises, les rallonges, les multiprises et le matériel de chaque atelier. Contrôlez aussi la liste des courses, les boissons, les en-cas et les informations alimentaires au moins 24 heures avant le début.

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