Zo organiseer je een creatief kamp zonder last-minute chaos

Begin met de ruimte en het programma, niet met losse knutselmaterialen. Bepaal hoeveel deelnemers je aankunt, verdeel hen over workshops en werkstations en leg daarna vast wat je per groep nodig hebt. Verzamel dieetwensen en noodcontacten meteen bij de aanmelding. Plan de laatste controles zo dat eten gekoeld staat, materialen gesorteerd zijn en elke tafel vóór de start een duidelijke functie heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen maken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Noodcontacten verzamelen
8
Deelnemerslijst afdrukken
9
Werkbladen afdrukken
10
Materialen controleren
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Creatief materiaal sorteren
2 personen
14
Werkstations voorbereiden
2 personen
15
Muziek klaarzetten
16
Eten gekoeld opslaan
2 personen
17
Ruimte inspecteren
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Werktafels afdekken
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Inschrijftafel inrichten
23
Materialen per workshop klaarzetten
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
27
Briefing begeleiders geven
3 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Huisregels uitleggen
2 personen
31
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
32
Tekenworkshop begeleiden
3 personen
33
Pauzedrankjes serveren
2 personen
34
Schilderworkshop begeleiden
3 personen
35
Werktafels tussentijds schoonmaken
2 personen
36
Kookactiviteit begeleiden
4 personen
37
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
38
Diner serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Servies ophalen
2 personen
41
Collageworkshop begeleiden
3 personen
42
Werkstukken presenteren
3 personen
43
Groepsfoto maken
2 personen
44
Afscheid en uitchecken
3 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
3 personen
46
Materialen opruimen
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Ruimte schoonmaken
3 personen
49
Meubilair terugplaatsen
3 personen
50
Overgebleven eten controleren
2 personen
51
Materialen tellen
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen
53
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Inschrijftafel
Werkkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Schaaltjesaantal 12
Serveerkommenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Waterkokeraantal 2
Kookplatenaantal 2
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Papieren slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Creatief materiaal

Schetsboekenaantal 36
Tekenpotlodenaantal 40
Kleurpotlodensetsaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Aquarelverfsetsaantal 12
Kwastenaantal 48
Scharenaantal 20
Lijmsticksaantal 24
Gekleurd papieraantal 10
Canvasdoekenaantal 36
Knutselschortenaantal 36
Beschermfolieaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer of er genoeg tafels, stoelen en werkkrukken zijn voor alle deelnemers plus begeleiders. Houd looppaden en de inschrijftafel vrij.
Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmelding bijvoorbeeld 7 dagen voor de start. Gebruik die deadline om dieetwensen, noodcontacten en workshopkeuzes compleet te maken.
Maak per workshop één materiaalkist of stapel en leg die minstens 1 dag vooraf klaar. Zo hoef je tijdens de start niet te zoeken naar schetsboeken, potloden, kleurpotloden of viltstiften.
Richt werkstations in op gebruik, niet alleen op uiterlijk: dek werktafels af, zet afvalbakken binnen handbereik en leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig langs de rand. Test de Bluetoothspeaker en andere apparatuur vóór de deelnemers binnenkomen.
Plan eten en drinken als een apart onderdeel van de voorbereiding. Zet dranken koud, bewaar gekoeld eten pas op het laatste moment buiten de koeling en tel herbruikbare bekers, borden en bestek per deelnemer plus minimaal 10 procent reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een creatief kamp organiseren?: Reserveer de ruimte bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de start en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf, zodat je materialen en eten kunt afstemmen.
Hoeveel werkstations heb ik nodig voor een creatief kamp?: Reken per workshopgroep op 1 werkstation en houd de groep bij voorkeur op maximaal 6 tot 8 deelnemers per tafel. Plan daarnaast minstens 1 extra tafel voor de inschrijving en 1 aparte plek voor materialen en afval.
Wanneer moet ik de materialen voor een creatief kamp klaarzetten?: Controleer de volledige boodschappen- en materiaallijst 3 dagen vooraf. Sorteer de materialen per workshop uiterlijk de avond ervoor en leg werkbladen, schetsboeken en schrijfmateriaal vóór de ontvangst klaar.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een creatief kamp?: Voor een kampdag kun je per deelnemer rekenen op minstens 1 liter drinken, verdeeld over water en andere dranken, plus 2 tot 3 hapjes per persoon per pauzemoment. Tel voor bekers, borden en bestek 10 procent reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.