Kreativcamp organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Teilnehmende konkrete Workshopzeiten wählen und du erkennst früh, wie viele Arbeitsstationen und Materialien pro Workshop nötig sind.
• Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag ab. Erfasse Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens einige Tage vorher und drucke die Teilnehmerliste zusätzlich auf Papier aus.
• Prüfe die Materialien workshopweise statt nur nach Kategorien. Lege für jede Station Skizzenbücher, Zeichenstifte, Buntstiftsets und Filzstifte gemeinsam bereit, damit am Morgen nichts gesucht werden muss.
• Plane die Raumaufteilung vor dem Aufbau: Arbeitsplätze, Anmeldetisch, Sitzplätze und Abfallbehälter sollten vor Beginn feststehen. Decke die Arbeitstische ab und teste Verlängerungskabel sowie Lautsprecher, bevor die ersten Gäste eintreffen.
• Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks erst nach der letzten Raumprüfung vor. Kühlboxen, wiederverwendbare Becher, Teller und Servierschalen gehören an einen festen Ausgabepunkt, damit der Kreativbereich frei bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Kreativcamp organisieren?

Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Raumreservierung, Programm und Einladungen. Die endgültige Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Notfallkontakte solltest du spätestens drei bis fünf Tage vor dem Camp prüfen.

Wie viele Arbeitsstationen brauche ich für ein Kreativcamp?

Richte mindestens eine Arbeitsstation pro gleichzeitig stattfindendem Workshop ein. Plane zusätzlich eine Reservefläche ein, wenn Materialien trocknen müssen oder einzelne Teilnehmende mehr Platz benötigen.

Wann soll ich die Materialien für das Kreativcamp vorbereiten?

Prüfe die vollständige Einkaufsliste zwei bis drei Tage vorher und sortiere die Kreativmaterialien spätestens am Vorabend nach Workshop. Arbeitsblätter und Teilnehmerliste sollten ebenfalls vor dem Veranstaltungstag ausgedruckt sein.

Was muss ich am Tag des Kreativcamps zuerst kontrollieren?

Prüfe zuerst Raum, Tische, Stühle, Stromanschlüsse und den Anmeldetisch. Danach stellst du Materialien pro Workshop bereit, kühlst Getränke und bereitest Snacks vor, damit der Empfang nicht mit dem Aufbau kollidiert.

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